¿Cuáles son los requisitos de la boleta de pago (declaración de salario) de California?

En California, los empleadores están legalmente obligados a incluir cierta información en el talón de pago que emiten a los trabajadores. Esto es para asegurar que los salarios, deducciones e información del beneficiario sean correctos y cumplan con la ley estatal. Si falta alguna de la información o es incorrecta, puede dar lugar a una demanda por horas y salarios. Los trabajadores también tienen derecho a inspeccionar sus registros de nómina.

¿Qué debe incluir un talón de pago de California?

Los empleadores de California deben proporcionar un estado de cuenta detallado o talón de pago a sus empleados. Estos talones de pago deben ser proporcionados en días de pago o al menos dos veces al mes. ¹ Según la sección 226 (a) del Código Laboral de California, estos talones de pago deben incluir la siguiente información en el estado de cuenta detallado:

• Identificación del empleado: Su nombre completo y los últimos 4 dígitos de su número de Seguro Social o su número de identificación de empleado
• Identificación del empleador: El nombre y la dirección de la empresa
• Período de pago: Las fechas inclusivas del período de pago cubierto por el estado de cuenta de salario
• Salario por hora: En California, esto no puede ser menos de $16.50 por hora
• Horas trabajadas: El número total de horas trabajadas en el período de pago a cada tarifa y cuántas de ellas son horas extra, si las hay (no es necesario para empleados asalariados o exentos)
• Salario bruto: Esto incluye todo lo ganado antes de que se deduzcan los pagos: además de los salarios estándar, las horas extra y los salarios fijos, los salarios brutos incluyen comisiones, pagos por piezas, pagos por proyectos/tareas, así como alojamiento, comida y ropa (si se reciben como parte de la compensación)
• Deducciones: Esto incluye deducciones detalladas, retenciones de seguridad social e impuestos, contribuciones de jubilación (como 401K), primas de seguro de salud, etc.
• Salario neto: Esto es lo que queda después de que se hayan restado todas las deducciones de su salario bruto
• PTO: La cantidad de tiempo de vacaciones pagadas acumuladas o tiempo de enfermedad acumulado ganado durante el período de pago (los empleadores pueden poner “ilimitado” si corresponde). ²

Trabajadores por piezas

Si se le paga en base a piezas en lugar de por hora, el estado de cuenta de salario debe incluir:

• la tarifa por pieza aplicable, y
• el número de unidades de pieza que produjo.

Cuando corresponda, los talones de pago para trabajadores por piezas también deben incluir:

• la tarifa por horas pagadas en cada categoría,
• el total de horas trabajadas en tiempo no productivo compensable,
• el total de horas de descanso y recuperación compensables, y
• salarios brutos por tiempo no productivo, descanso y recuperación. ³

Si su empleador es una agencia de servicios temporales, a menudo conocida como una agencia temporal, su talón de pago debe incluir la tarifa de pago y las horas trabajadas para cada asignación. ⁴

Toda esta información debe incluirse en su talón de pago incluso si se le paga en efectivo. ⁵ Sin embargo, los estados de cuenta de salario suelen ser una parte desprendible de su cheque de pago o del estado de depósito directo que normalmente se proporciona con su pago de salarios.

Si falta alguna de esta información requerida o es incorrecta, puede violar las leyes de horas y salarios de California. Puede tener recursos legales.

¿Qué pasa si soy un empleado exento?

Si es un empleado exento, su talón de pago no necesita incluir información sobre el número de horas que trabajó durante el período de pago.

Los empleados exentos ganan un salario en lugar de un salario por hora. También están exentos de muchas leyes de horas y salarios en California. Por ejemplo, no tienen derecho a recibir pago por horas extra.

Para calificar como empleado exento según la ley laboral de California, debe cumplir con los requisitos para una exención, como la:

• exención administrativa,
• exención ejecutiva,
• exención profesional o
• exención de profesionales de informática.

Estos generalmente requieren que gane mucho más que el salario mínimo y realice ciertas tareas laborales.

Si ha sido clasificado incorrectamente como exento, es posible que pueda presentar una demanda por clasificación incorrecta. Los empleados de California son frecuentemente clasificados incorrectamente como exentos por parte de los empleadores que desean minimizar sus costos.

¿Qué sucede si mi empleador no cumple con estos requisitos?

Si su talón de pago está faltando información o si la información es incorrecta, puede ser una violación del talón de pago. Estas son violaciones de las leyes laborales de California. Puede presentar una demanda por horas y salarios bajo la Ley de Acción Privada de Abogados Generales (PAGA)⁶ o presentar una reclamación ante el comisionado laboral de la División de Cumplimiento de Normas Laborales de California (DLSE) si:

• su empleador sabía y deliberadamente no cumplió con los requisitos de talón de pago del estado de California, y
• usted sufrió una lesión a causa de esa falta.⁷

Usted sufre una lesión a causa de esta falta de cumplimiento con la ley cada vez que:

• no recibe un estado de cuenta de salario o talón de pago en absoluto, o
• no puede determinar de manera rápida y fácil si hay información faltante o incorrecta en el estado de cuenta de salario, por sí solo.⁸

Si este es el caso, puede recuperar:

• multas civiles o sus salarios impagos, lo que sea mayor,
• los honorarios de sus abogados, y
• los costos de presentar la demanda.⁹

Esas multas civiles son de $50 por la violación inicial del talón de pago y $100 por cada período de pago posterior con una violación. Puede recuperar un total de hasta $4,000 en multas por violación del talón de pago.¹⁰

Muchos de estos casos se convierten en demandas colectivas. Si su empleador no cumple con sus obligaciones de estado de cuenta de salario para usted, es muy probable que sus compañeros de trabajo también estén perdiendo salarios, también.

Antes de tomar estos pasos, es crucial obtener el asesoramiento legal de un abogado laboral de una firma de abogados de buena reputación.

¿Tiene mi empleador el derecho de corregir errores en el talón de pago?

En algunos casos, su empleador tiene derecho a la oportunidad de corregir errores en el talón de pago. Según la ley estatal de California, solo tienen esta oportunidad si el error es en las:

• fechas del período de pago en el estado de cuenta de salario, o
• el nombre y la dirección de la entidad legal que lo emplea.¹¹

Su empleador tiene un plazo de 33 días para corregir estos errores desde el momento en que le notifica de la violación. Luego, tienen que proporcionarle un talón de pago completamente conforme para cada período de pago que cubra los 3 años anteriores a la notificación.¹²

¿Tengo derecho a revisar mis registros de nómina?

Si cree que su empleador está cometiendo una violación del talón de pago, puede ser útil revisar sus registros de nómina. En California, tiene derecho a hacerlo.

Tanto los empleados actuales como los antiguos pueden hacer una solicitud oral o escrita para revisar sus registros de nómina. Una vez recibidos, su empleador tiene 21 días para ponerlos a disposición. Su empleador tiene la obligación legal de mantener estos registros durante al menos 3 años. También puede solicitar una copia de estos registros, aunque su empleador puede cobrar una tarifa de copia.¹³

Si su empleador no proporciona sus registros de nómina, es una infracción. La multa es de $750.¹⁴

¿Hay una exención para servicios domésticos y de hogar?

Sí. Las leyes de talón de pago generalmente no se aplican a situaciones en las que un propietario contrata a alguien para prestar servicios en el hogar o para los niños, como contratistas, personal de limpieza, niñeras y au pairs.¹⁵

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