La exención administrativa es la regla establecida por la ley estatal y federal que indica que las leyes de horas extras de California no se aplican a ciertos empleados administrativos. La exención administrativa también significa que estos empleados no tienen derecho a pausas para comer y descansar.
Un empleado administrativo exento debe:
- Realizar principalmente tareas administrativas,
- Ejercer discreción y juicio independiente de manera regular, y
- Ganar un salario mensual de al menos el doble del salario mínimo para trabajo a tiempo completo. 1 2 3
El Código Laboral de California 515 LC se ocupa de la exención administrativa. Esta ley establece que:
“(a) La Comisión de Bienestar Industrial puede establecer exenciones del requisito de pago de una tasa de horas extras de compensación de conformidad con las Secciones 510 y 511 para empleados ejecutivos, administrativos y profesionales, si el empleado se dedica principalmente a las tareas que cumplen con el criterio de la exención, ejerce de manera habitual y regular discreción y juicio independiente en el desempeño de esas tareas y gana un salario mensual equivalente a no menos de dos veces el salario mínimo estatal para el empleo a tiempo completo. La comisión llevará a cabo una revisión de las tareas que cumplen con el criterio de la exención.”
El Comisionado Laboral de California ha creado una prueba para determinar cuándo se aplica la exención administrativa.4 Tanto la ley federal como la estatal determinan quién es un empleado exento.5
Si un empleador clasifica erróneamente a un empleado como exento, puede deber horas extras atrasadas. Un empleado puede presentar una demanda de salario/horas para cobrar este pago.
A continuación, nuestros abogados laborales y de empleo de California responden a las siguientes preguntas sobre la exención administrativa de California:
- 1. ¿Qué es la “exención administrativa” en la ley laboral de California?
- 2. ¿Cuál es la prueba para determinar si se aplica la exención administrativa de California?
- 3. ¿Cuál es el salario requerido para la exención administrativa de California?
- 4. ¿Qué sucede si un empleador clasifica erróneamente a un empleado bajo la exención administrativa?
- 5. ¿La ley de California o la ley federal determinan la exención administrativa?
La “exención administrativa” es la regla en la ley laboral de California y federal que las leyes de horas extras de CA no se aplican a los empleados administrativos.
1. ¿Qué es la “exención administrativa” en la ley laboral de California?
La “exención administrativa” es una excepción a las leyes de horas extras de California. Se aplica a los empleados exentos cuyo trabajo se considera administrativo.6
El Código Laboral 515 LC trata sobre la “exención administrativa”. (También hay una “exención ejecutiva” y una “exención profesional” de las leyes de horas extras).7
Las horas extras no son el único ámbito de la ley laboral donde se aplica la exención administrativa. Los empleados exentos también no tienen que tomar descansos para comer o descansar.8
2. ¿Cuál es la prueba para determinar si se aplica la exención administrativa en California?
Hay dos requisitos para que se aplique la exención administrativa en California. Están establecidos en el Código Laboral 515.
- Primero, el empleado debe ganar un salario mínimo (ver Sección 3 a continuación).
- Segundo, sus deberes laborales deben cumplir ciertos requisitos.9
Estos son:
2.1. Trabajo relacionado con la gestión o las operaciones comerciales
Un “empleado administrativo” debe realizar trabajo de oficina o no manual. Ese trabajo debe estar directamente relacionado con
- políticas de gestión o
- operaciones comerciales generales.
(Esto puede aplicarse tanto al empleador como a sus clientes).10
Para los empleados educativos, el trabajo exento implica la administración de la escuela o un departamento. Este trabajo debe estar directamente relacionado con la instrucción académica.11
Gestión y operaciones comerciales se refieren a áreas de trabajo como:
- Impuestos, finanzas y/o contabilidad;
- Presupuesto;
- Auditoría;
- Seguros;
- Control de calidad;
- Compras o adquisiciones;
- Publicidad y marketing;
- Recursos humanos, beneficios para empleados, relaciones laborales, etc.;
- Relaciones públicas o gubernamentales;
- Trabajo legal y regulatorio; y
- Administración de redes informáticas, internet y bases de datos.12
Trabajar en una línea de producción manufacturera NO es un trabajo exento. Tampoco lo es vender productos en un entorno minorista.13
No todos los trabajadores altamente calificados son empleados administrativos. Deben participar en el tipo de trabajo de gestión o comercialización mencionado anteriormente.14
Ejemplo: Rex trabaja para una empresa que vende equipos robóticos. Ayuda a la empresa y a sus clientes a identificar y solucionar problemas con los equipos.
El trabajo de Rex implica habilidades técnicas especializadas. Pero su trabajo no está relacionado con la gestión u operaciones comerciales de la empresa. Por lo tanto, no se incluye en la exención administrativa de California.15
2.2. Discreción e independencia en la toma de decisiones
El Código Laboral 515 requiere que los empleados administrativos ejerzan discreción e independencia en la toma de decisiones. Deben hacerlo “de manera habitual y regular” en el trabajo.16
Muchos empleados tienen procedimientos y pautas que seguir en sus trabajos. Esto por sí solo no significa que no ejerzan discreción. Todavía pueden ser empleados administrativos exentos.17
La mayoría de los empleados también tienen superiores que revisan sus decisiones. Esto tampoco significa que no ejerzan independencia en la toma de decisiones.18
Pero un empleado que tiene que consultar a un superior para la mayoría de las decisiones probablemente no califica. No ejercería la independencia en la toma de decisiones requerida para la exención.19
Ejemplo: Gina trabaja como despachadora para una empresa de entregas. Programa citas de entrega con clientes. También asigna conductores en base a asignaciones generadas por computadora.
Cuando hay un problema con los horarios de los conductores, Gina tiene que consultar con un gerente antes de hacer un ajuste. También tiene que consultar con un gerente antes de disciplinar a un conductor. No se le permite manejar quejas de clientes.
Gina no usa discreción o juicio independiente en su trabajo. Por lo tanto, no es una empleada administrativa exenta.20
2.3. Nivel de supervisión
Para que se aplique la exención administrativa, un empleado debe cumplir con ALGUNA de las siguientes condiciones:
- Asistir regular y directamente a un propietario o a un empleado ejecutivo/administrativo,
- Realizar un trabajo especializado o técnico que requiera una formación especial, con una supervisión general, O
- Realizar tareas especiales bajo una supervisión general.21
A continuación se presentan algunos ejemplos de empleados que cumplen con este requisito:
- Un asistente ejecutivo que trabaja en estrecha colaboración con un alto ejecutivo de una empresa importante.22
- Un ajustador de reclamos de seguros que realiza entrevistas, inspecciona daños a la propiedad y evalúa reclamos. (Está realizando un trabajo especializado bajo supervisión general.)23
- Un empleado de un equipo responsable de negociar una transacción inmobiliaria. (Está realizando una tarea especial bajo supervisión general.)24
2.4. Principalmente dedicado a trabajos exentos
La exención administrativa de las leyes de horas extras requiere que el trabajador haga principalmente trabajo administrativo.25
Esto significa que el empleado debe pasar más de la mitad de su tiempo de trabajo en trabajo exento.26
El trabajo exento es el trabajo que cumple con los tres requisitos mencionados anteriormente. También incluye el trabajo directamente relacionado con el trabajo exento. Y también incluye el trabajo que es un medio para realizar el trabajo exento.27
Por lo tanto, la exención administrativa puede aplicarse incluso si un trabajador a veces realiza trabajo no exento. Puede aplicarse incluso si realiza regularmente trabajo no exento. Solo necesita dedicar más de la mitad de su tiempo de trabajo a tareas administrativas.28
Ejemplo: David es gerente en una empresa de entrega de paquetes. La mayor parte de su trabajo es de gestión. Este trabajo cumple con la exención administrativa LC 515.
Pero de vez en cuando, David tiene que ayudar a los conductores de entrega a realizar sus entregas. Esto ocurre solo cuando los conductores están atrasados en las entregas. Este es un trabajo no exento.
David realiza trabajo no exento ocasionalmente. Pero más de la mitad de su tiempo se dedica a tareas exentas. Por lo tanto, la exención administrativa aún se aplica a él.29
Si un empleado dedica principalmente su tiempo a trabajo exento se determina por su trabajo real. La descripción oficial del trabajo no importa si es inexacta.30
3. ¿Cuál es el salario requerido para la exención administrativa en California?
Además de ciertas tareas laborales, la exención administrativa requiere un salario mínimo. Los empleados deben ganar un salario mensual al menos dos veces el salario mínimo de California para trabajo a tiempo completo.31
En 2024, el salario mínimo estatal es de $16.00/hora.32
Por lo tanto, para que los empleados sean exentos bajo LC 515, deben ganar un salario mensual de más de $5,546.67 por mes. Esto equivale a ganar $32 por hora durante cuarenta horas a la semana.
Ejemplo: Tanya trabaja como gerente en una empresa emergente que crea contenido en internet. Ella supervisa el trabajo de los escritores de contenido. También tiene la autoridad para contratar y despedirlos. Tiene una gran discreción en su trabajo. También responde directamente a los ejecutivos principales de la empresa.
Pero Tanya solo recibe un salario mensual de $2500.
Tanya realiza un trabajo exento. Pero su salario es demasiado bajo para la exención administrativa. Esto significa que su empleador debe pagarle horas extras cuando trabaja más de 40 horas a la semana.
4. ¿Qué sucede si un empleador clasifica erróneamente a un empleado bajo la exención administrativa?
Un empleado clasificado erróneamente puede presentar una demanda por salarios y horas no pagados por horas extras no pagadas.
Los empleados que no califican para la exención administrativa deben recibir horas extras cuando trabajan
- más de 8 horas en un día,
- más de 40 horas en una semana, y/o
- más de 6 días en una semana laboral.33
Horas extras significa una hora y media de pago. O en algunos casos el doble del pago por hora regular.34
Un empleado no exento que es clasificado erróneamente como exento puede demandar a su empleador por horas extras no pagadas. Puede recibir el pago de horas extras no pagadas. También puede demandar por intereses y honorarios de abogados/costos de litigio.35
Los empleados clasificados erróneamente bajo la exención administrativa también pueden tener derecho a descansos para comer y descansar.
Si es así, pueden presentar una demanda por compensación. Los empleadores deberán pagar una hora de salario por cada descanso para comer o descansar que el empleado debería haber recibido.36
A veces los empleadores clasifican erróneamente a un gran grupo de empleados bajo la exención administrativa. En ese caso, una demanda colectiva de salarios/horas puede tener sentido.
5. ¿La ley de California o la ley federal determinan la exención administrativa?
Tanto la ley de California como la ley federal tienen una exención administrativa de la ley de horas extras.37
La ley de California es la que rige para la exención administrativa de California. Esto se debe a que generalmente es más favorable para los trabajadores.38
Pero la ley federal a menudo se utiliza para ayudar a interpretar la exención administrativa del Código Laboral 515.39
Referencias legales:
- Código Laboral 515 – Exención de horas extras; Tasa de compensación por horas extras; Aplicabilidad [exención administrativa]; Código de los Estados Unidos (“U.S.C.”) 213(a).
- Véase, por ejemplo, 8 Código de Regulaciones de California (“CCR”) 11010 – Orden que regula salarios, horas y condiciones de trabajo en la industria manufacturera [regulaciones de exención administrativa].
- Código Laboral 515 – Exención administrativa.
- Véase, por ejemplo, 8 CCR 11010.
- Véase United Parcel Service Wage & Hour Cases (2010) 190 Cal.App.4th 1001, 1015.
- Código Laboral 515 – Exención administrativa.
- Igual.
- Véase, por ejemplo, 8 CCR 11040 – Orden que regula salarios, horas y condiciones de trabajo en ocupaciones profesionales, técnicas, administrativas, mecánicas y similares, subsecciones (1), (11) y (12).
- Código Laboral 515 – Exención administrativa.
- 8 CCR 11010(2)(a)(i) – Regulaciones de exención administrativa.
- 8 CCR 11010(2)(a)(ii) – Regulaciones de exención administrativa.
- 29 Código de Regulaciones Federales (“CFR”) 541.201(b).
- 29 CFR 541.201(a).
- Bothell v. Phase Metrics, Inc. (2002) 299 F.3d 1120, 1128-29.
- Basado libremente en los hechos del mismo.
- 8 CCR 11010(2)(b) – Regulaciones de exención administrativa.
- United Parcel Service Wage & Hour Cases (2010) 190 Cal.App.4th 1001, 1025-26.
- 29 CFR 541.202(c).
- Ver Hill v. R+L Carriers, Inc. (2010) 690 F.Supp.2d 1001, 1005-06.
- Basado en los hechos del mismo.
- 8 CCR 11010(2)(c)-(e) – Regulaciones de exención administrativa.
- 29 CFR 541.203(d).
- 29 CFR 541.203(a).
- 29 CFR 541.203(c).
- 8 CCR 11010(2)(f) – Regulaciones de exención administrativa.
- Código Laboral 515(e) – Exención administrativa.
- 8 CCR 11010(2)(f) – Regulaciones de exención administrativa.
- Ver United Parcel Service Wage & Hour Cases, supra nota 17, en 1020-21.
- Basado en los hechos del mismo.
- Mies v. Sephora U.S.A., Inc. (2015) 234 Cal.App.4th 967, 978.
- Código Laboral 515 – Exención administrativa.
- Ver Departamento de Relaciones Industriales de California, Salario Mínimo.
- Código Laboral 510 – Ley de horas extras.
- Igual.
- Código Laboral 1194 – Demandas por horas extras no pagadas para empleados clasificados incorrectamente bajo la exención administrativa.
- 8 CCR 11040(11)(B) — Regulaciones de exención administrativa.
- Ver, por ejemplo, Hill v. R+L Carriers, Inc., supra nota 19, en 1005.
- Casos de Salarios y Horas de United Parcel Service, supra nota 17, en 1015.
- Igual.