Código Laboral § 226 – Qué debe incluirse en la declaración de salario

Código Laboral de California § 226 requiere que los empleadores proporcionen comprobantes de pago detallados a sus empleados que muestren:

1. salarios brutos y netos,
2. deducciones,
3. el período de tiempo del pago y
4. tasas por hora y horas trabajadas (para trabajadores no exentos).

Los empleadores deben dar a los empleados estos comprobantes de pago cada dos semanas o en cada día de pago, y deben mantenerlos durante tres años.

El texto completo de la ley es el siguiente:

226. (a) Un empleador, quincenalmente o en el momento de cada pago de salarios, debe proporcionar a su empleado, ya sea como parte desprendible del cheque, giro o comprobante que paga los salarios del empleado, o por separado si los salarios se pagan con cheque personal o efectivo, un comprobante detallado y preciso por escrito que muestre (1) salarios brutos ganados, (2) horas totales trabajadas por el empleado, excepto según lo dispuesto en la subdivisión (j), (3) el número de unidades de tarifa por pieza ganadas y cualquier tarifa por pieza aplicable si el empleado es pagado en base a tarifa por pieza, (4) todas las deducciones, siempre que todas las deducciones hechas en órdenes escritas del empleado puedan ser agregadas y mostradas como un solo ítem, (5) salarios netos ganados, (6) las fechas inclusivas del período por el cual se paga al empleado, (7) el nombre del empleado y solo los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social o un número de identificación de empleado que no sea un número de seguro social, (8) el nombre y dirección de la entidad legal que es el empleador y, si el empleador es un contratista de trabajo agrícola, según se define en la subdivisión (b) de la Sección 1682, el nombre y dirección de la entidad legal que aseguró los servicios del empleador, y (9) todas las tasas por hora aplicables en efecto durante el período de pago y el número correspondiente de horas trabajadas a cada tasa por hora por el empleado y, a partir del 1 de julio de 2013, si el empleador es un empleador de servicios temporales según se define en la Sección 201.3, la tasa de pago y el total de horas trabajadas para cada asignación de servicios temporales. Las deducciones hechas del pago de salarios deben ser registradas en tinta u otra forma indeleble, debidamente fechadas, mostrando el mes, día y año, y una copia del comprobante y el registro de las deducciones deben ser mantenidos en archivo por el empleador durante al menos tres años en el lugar de empleo o en una ubicación central dentro del Estado de California. A los fines de esta subdivisión, “copia” incluye una duplicado del comprobante detallado proporcionado a un empleado o un registro generado por computadora que muestre con precisión toda la información requerida por esta subdivisión.

(b) Un empleador que está obligado por este código o cualquier regulación adoptada de conformidad con este código a mantener la información requerida por la subdivisión (a) deberá otorgar a los empleados actuales y anteriores el derecho a inspeccionar o recibir una copia de los registros relacionados con su empleo, previa solicitud razonable al empleador. El empleador puede tomar medidas razonables para asegurar la identidad de un empleado actual o anterior. Si el empleador proporciona copias de los registros, el costo real de reproducción puede ser cargado al empleado actual o anterior.

(c) Un empleador que recibe una solicitud escrita u oral para inspeccionar o recibir una copia de los registros de un empleado actual o anterior de conformidad con la subdivisión (b) deberá cumplir con la solicitud tan pronto como sea posible, pero no más tarde de 21 días calendario a partir de la fecha de la solicitud. Una violación de esta subdivisión es una infracción. La imposibilidad de cumplimiento, no causada por o como resultado de una violación de la ley, será una defensa afirmativa para un empleador en cualquier acción que alegue una violación de esta subdivisión. Un empleador puede designar a la persona a quien se hará la solicitud en virtud de esta subdivisión.

(d) Esta sección no se aplica a ningún empleador de una persona empleada por el propietario u ocupante de una vivienda residencial cuyas funciones son incidentales a la propiedad, mantenimiento o uso de la vivienda, incluido el cuidado y la supervisión de niños, o cuyas funciones son personales y no en el curso del comercio, negocio, profesión u ocupación del propietario u ocupante.

(e) (1) Un empleado que sufra una lesión como resultado de un incumplimiento intencional y consciente por parte de un empleador de cumplir con la subdivisión (a) tiene derecho a recuperar el mayor de todos los daños reales o cincuenta dólares ($50) por el período de pago inicial en el que ocurra la violación y cien dólares ($100) por empleado por cada violación en un período de pago posterior, sin exceder una multa total de cuatro mil dólares ($4,000), y tiene derecho a una indemnización por costos y honorarios razonables de abogados.
(2) (A) Se considera que un empleado sufre una lesión a los fines de esta subdivisión si el empleador no proporciona un estado de salarios.
(B) Se considera que un empleado sufre una lesión a los fines de esta subdivisión si el empleador no proporciona información precisa y completa según lo requerido por uno o más de los elementos (1) a (9), inclusive, de la subdivisión (a) y el empleado no puede determinar de manera rápida y fácil solo del estado de salarios uno o más de los siguientes:
(i) La cantidad de salarios brutos o salarios netos pagados al empleado durante el período de pago o cualquiera de la otra información requerida para ser proporcionada en el estado de salarios detallado de acuerdo con los elementos (2) a (4), inclusive, (6) y (9) de la subdivisión (a).
(ii) Qué deducciones hizo el empleador de los salarios brutos para determinar los salarios netos pagados al empleado durante el período de pago. Nada en esta subdivisión altera la capacidad del empleador para agregar deducciones de manera consistente con los requisitos del elemento (4) de la subdivisión (a).
(iii) El nombre y dirección del empleador y, si el empleador es un contratista de trabajo agrícola, según se define en la subdivisión (b) de la Sección 1682, el nombre y dirección de la entidad legal que aseguró los servicios del empleador durante el período de pago.
(iv) El nombre del empleado y solo los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social o un número de identificación de empleado que no sea un número de seguro social.
(C) A los fines de este párrafo, “determinar de manera rápida y fácil” significa que una persona razonable podría determinar fácilmente la información sin hacer referencia a otros documentos o información.
(3) A los fines de esta subdivisión, un “incumplimiento intencional y consciente” no incluye un error de nómina aislado e involuntario debido a un error clerical o inadvertido. Al revisar el cumplimiento de esta sección, el juez de hechos puede considerar como un factor relevante si el empleador, antes de una presunta violación, ha adoptado y cumple con un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas que cumplen completamente con esta sección.

(f) Un incumplimiento por parte de un empleador de permitir que un empleado actual o anterior inspeccione o reciba una copia de los registros dentro del tiempo establecido en la subdivisión (c) otorga al empleado actual o anterior o al Comisionado de Trabajo el derecho a recuperar una multa de setecientos cincuenta dólares ($750) del empleador.

(g) La inclusión por parte de un empleador del nombre y dirección de la entidad legal que aseguró los servicios del empleador en el estado de salarios detallado requerido por la subdivisión (a) no crea ninguna responsabilidad por parte de esa entidad legal.

(h) Un empleado también puede presentar una acción de medidas cautelares para garantizar el cumplimiento de esta sección, y tiene derecho a una indemnización por costos y honorarios razonables de abogados.

(i) Esta sección no se aplica al estado, a ninguna ciudad, condado, ciudad y condado, distrito, ni a ninguna otra entidad gubernamental, excepto que si el estado o una ciudad, condado, ciudad y condado, distrito u otra entidad gubernamental proporciona a sus empleados un cheque, giro o comprobante que pague los salarios del empleado, el estado o una ciudad, condado, ciudad y condado, distrito u otra entidad gubernamental utilizará no más de los últimos cuatro dígitos del número de seguro social del empleado o utilizará un número de identificación del empleado que no sea el número de seguro social en el estado de cuenta detallado proporcionado con el cheque, giro o comprobante.

(j) Un estado de cuenta de salarios detallado proporcionado por un empleador de acuerdo con la subdivisión (a) no estará obligado a mostrar las horas totales trabajadas por el empleado si se aplica alguna de las siguientes situaciones:
(1) La compensación del empleado se basa únicamente en un salario y el empleado está exento del pago de horas extras según la subdivisión (a) de Sección 515 o cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.
(2) El empleado está exento del pago del salario mínimo y horas extras según cualquiera de las siguientes situaciones:
(A) La exención para personas empleadas en una capacidad ejecutiva, administrativa o profesional proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.
(B) La exención para vendedores externos proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.
(C) La exención de horas extras para profesionales de software pagados en base a un salario proporcionada en la Sección 515.5.
(D) La exención para individuos que son padres, cónyuges, hijos o hijos legalmente adoptados del empleador proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.
(E) La exención para participantes, directores y personal de un programa de rehabilitación alternativo a la encarcelación con un enfoque especial en abusadores de sustancias proporcionada en la Sección 8002 del Código Penal.
(F) La exención para cualquier miembro de la tripulación empleado en un barco de pesca comercial de pasajeros con licencia según el Artículo 5 (comenzando con la Sección 7920) del Capítulo 1 de la Parte 3 de la División 6 del Código de Pesca y Caza proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.
(G) La exención para cualquier individuo que participe en un programa de servicio nacional proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

Análisis Legal

La ley de California requiere que los empleadores proporcionen a los empleados un estado de cuenta de salarios detallado cada período de pago o cada dos semanas. Este estado de cuenta de salarios debe mostrar nueve cosas:

1. Salarios brutos ganados durante el período de pago.
2. Horas totales trabajadas durante el período de pago (para trabajadores no exentos).
3. El número de unidades de tarifa por pieza ganadas y las tarifas por pieza (si corresponde).
4. Deducciones (como para el seguro social).
5. Salarios netos ganados durante el período de pago.
6. El rango de fechas del período de pago.
7. El nombre del empleado y los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social.
8. El nombre y dirección del empleador.
9. Las tarifas por hora y el número de horas trabajadas a cada tarifa (para trabajadores no exentos).¹

Los empleados que no reciban estados de cuenta de salarios válidos tienen derecho a $50 por una primera violación de estado de cuenta de salarios y $100 por cualquier violación posterior (hasta $4,000). Si un empleado tiene que presentar una acción civil para recuperar estos daños monetarios, el empleador también es responsable de pagar cualquier costo judicial y honorarios de abogados.²

Además, los empleadores están obligados a mantener copias de declaraciones de salarios que muestren deducciones durante al menos tres años. Además, deben permitir que los empleados pasados y actuales inspeccionen estos registros dentro de los 21 días posteriores a su solicitud. Los empleadores que no muestren estos registros a empleados pasados o actuales cometen una infracción, con una multa civil de $750.³

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si mi jefe no me dio una declaración de salarios detallada?

Si su empleador se niega a darle una declaración de salarios detallada de acuerdo con el Código Laboral 226, tiene tres años para presentar una queja ante el Comisionado Laboral de California.

También puede demandar a su empleador por medidas cautelares, donde solicita al tribunal que ordene a su empleador que le proporcione declaraciones de salarios detalladas. El tribunal también puede ordenar que su empleador le pague los costos y honorarios de abogados por presentar esta acción.⁴

¿Qué compensación podría obtener?

$50 por la primera violación, y $100 por cada violación posterior. El monto total de daños que puede recibir está limitado a $4,000.⁵

¿Pueden los empleados renunciar a su derecho a una declaración de salarios detallada?

No. Los empleadores de California están obligados a seguir el Código Laboral 226 al proporcionar a los empleados declaraciones de salarios detalladas incluso si no desean recibirlas.⁶

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Referencias legales