¿Cuáles son los requisitos de la boleta de pago (declaración de salario) de California?

En California, los empleadores están legalmente obligados a incluir cierta información en los talonarios de pago que emiten a los trabajadores. Esto es para asegurar que los salarios, deducciones e información del beneficiario sean correctos y cumplan con la ley estatal. Si alguna información falta o es incorrecta, puede dar lugar a una demanda por horas y salarios. Los trabajadores también tienen derecho a inspeccionar sus registros de nómina.

¿Qué debe aparecer en un talonario de pago de California?

Los empleadores de California deben proporcionar un estado de salario detallado, o talonario de pago, a sus empleados. Estos talonarios de pago deben entregarse en días de pago o al menos dos veces al mes.¹ Según la sección 226(a) del Código Laboral de California, estos talonarios deben incluir la siguiente información en el estado detallado:

• Identificación del empleado: Su nombre completo y los últimos 4 dígitos de su número de Seguro Social o su número de identificación de empleado
• Identificación del empleador: El nombre y la dirección de la empresa
• Período de pago: Las fechas incluidas del período de pago cubierto por el estado de salario
• Salario por hora: En California, no puede ser menos de $16.90 por hora
• Horas trabajadas: El número total de horas trabajadas en el período de pago a cada tarifa y cuántas de ellas son horas extra, si las hay (las horas trabajadas no son necesarias para empleados asalariados o exentos)
• Salarios brutos: Esto es todo lo ganado antes de que se realicen las deducciones – además de los salarios estándar, horas extra y salarios fijos, los salarios brutos incluyen comisiones, pagos por pieza, pagos basados en proyectos/tareas así como alojamiento, comida y ropa (si se reciben como parte de la compensación)
• Deducciones: Esto incluye deducciones detalladas, retenciones de seguridad social e impuestos, contribuciones para el retiro (como 401K), primas de seguro de salud, etc.
• Salarios netos: Esto es lo que queda después de que todas las deducciones se han restado de sus salarios brutos
• PTO: La cantidad de tiempo pagado por vacaciones acumuladas o tiempo por enfermedad acumulado ganado durante el período de pago (los empleadores pueden poner “ilimitado” si aplica).²

Trabajadores pagados por pieza

Si le pagan en base a pago por pieza en lugar de por hora, el estado de salario debe incluir:

• la tarifa por pieza aplicable, y
• el número de unidades por pieza que produjo.

Cuando corresponda, los talonarios para trabajadores pagados por pieza también deben incluir:

• la tarifa para las horas pagadas en cada categoría,
• total de horas trabajadas en tiempo no productivo compensable,
• total de horas de recuperación y descansos compensables, y
• salarios brutos por tiempo no productivo, recuperación y descansos.³

Si su empleador es una empresa de servicios temporales, comúnmente conocida como agencia temporal, su talonario debe incluir la tarifa de pago y las horas trabajadas para cada asignación.⁴

Toda esta información debe estar incluida en su talonario, incluso si le pagan en efectivo.⁵ Sin embargo, los estados de salario suelen ser una parte desprendible de su cheque de pago o del estado de depósito directo que generalmente se proporciona con su pago de salarios.

Si alguna de esta información requerida está faltando o es incorrecta, puede violar las leyes de horas y salarios de California. Usted puede tener recursos legales.

¿Qué pasa si soy un empleado exento?

Si usted es un empleado exento, su talonario no necesita incluir información sobre el número de horas que trabajó durante el período de pago.

Los empleados exentos ganan un salario en lugar de un pago por hora. También están exentos de muchas leyes de horas y salarios en California. Por ejemplo, no tienen derecho a pago por horas extra.

Para calificar como empleado exento bajo la ley laboral de California, debe cumplir con los requisitos para una exención, tales como:

• exención administrativa,
• exención ejecutiva,
• exención profesional, o
• exención para profesionales de computación.

Generalmente, estos requieren que gane muy por encima del salario mínimo y que realice ciertas funciones laborales.

Si ha sido clasificado erróneamente como exento, puede presentar una demanda por clasificación errónea. Los empleados en California son frecuentemente clasificados erróneamente como exentos por empleadores que buscan minimizar costos.

¿Qué pasa si mi empleador no cumple con estos requisitos?

Si su talonario falta alguna información o si la información es incorrecta, puede ser una violación del talonario de pago. Estas son violaciones de las leyes laborales de California. Puede presentar una demanda por horas y salarios bajo la Ley de Abogados Generales Privados (PAGA)⁶ o presentar una reclamación ante el comisionado laboral de la División de Cumplimiento de Normas Laborales de California (DLSE) si:

• su empleador intencionalmente y a sabiendas no cumplió con los requisitos estatales de talonarios de pago, y
• usted padeció un daño por esa falta.⁷

Usted padece un daño por esta falta de cumplimiento con la ley cuando:

• no recibe un estado de salario o talonario en absoluto, o
• no puede determinar rápida y fácilmente si falta información o si la información es incorrecta solo con el estado de salario.⁸

Si este es el caso, puede recuperar:

• multas civiles o sus salarios no pagados, lo que sea mayor,
• los honorarios de sus abogados, y
• los costos de presentar la demanda.⁹

Estas multas civiles son $50 por la primera violación del talonario y $100 por cada período de pago subsiguiente con una violación. Puede recuperar un total de hasta $4,000 en multas por violaciones del talonario.¹⁰

Muchos de estos casos se convierten en demandas colectivas. Si su empleador no cumple con sus obligaciones de estado de salario para usted, hay una buena probabilidad de que sus compañeros de trabajo también estén perdiendo salarios.

Antes de tomar estas medidas, es crucial obtener asesoría legal de un abogado laboral en un bufete de abogados de buena reputación.

¿Tiene mi empleador derecho a corregir errores en el talonario?

En algunos casos, su empleador tiene derecho a la oportunidad de corregir errores en el talonario. Según la ley estatal de California, solo tienen esta oportunidad si el error es en:

• las fechas del período de pago en el estado de salario, o
• el nombre y dirección de la entidad legal que lo emplea.¹¹

Su empleador tiene una ventana de 33 días para corregir estos errores desde el momento en que usted les notifica la violación. Luego deben proporcionarle un talonario completamente conforme para cada período de pago que cubra los 3 años anteriores al aviso.¹²

¿Tengo derecho a revisar mis registros de nómina?

Si cree que su empleador está cometiendo una violación del talonario, puede ser útil revisar sus registros de nómina. En California, usted tiene derecho a hacerlo.

Tanto empleados actuales como anteriores pueden hacer una solicitud oral o escrita para revisar sus registros de nómina. Una vez recibida, su empleador tiene 21 días para ponerlos a disposición. Su empleador tiene la obligación legal de conservar estos registros por al menos 3 años. También puede solicitar una copia de estos registros, aunque su empleador puede cobrar una tarifa por copiado.¹³

Si su empleador no proporciona sus registros de nómina, es una infracción. La multa es de $750.¹⁴

¿Existe una exención para servicios domésticos y del hogar?

Sí. Las leyes de talonarios usualmente no aplican a situaciones cuando un propietario contrata a alguien para servicios en el hogar o cuidado de niños, como contratistas, personal de limpieza, niñeras y au pairs.¹⁵