Violaciones y sanciones de recibos de pago en la ley laboral de California

(a) Un empleador, semimensualmente o en el momento de cada pago de salarios, deberá proporcionar a su empleado, ya sea como parte desprendible del cheque, giro o comprobante que paga los salarios del empleado, o por separado si los salarios se pagan con cheque personal o en efectivo, un estado detallado preciso por escrito que muestre (1) salarios brutos ganados, (2) total de horas trabajadas por el empleado, excepto como se dispone en la subdivisión (j), (3) el número de unidades por pieza ganadas y cualquier tarifa por pieza aplicable si el empleado es pagado por pieza, (4) todas las deducciones, siempre que todas las deducciones hechas por órdenes escritas del empleado puedan agregarse y mostrarse como un solo ítem, (5) salarios netos ganados, (6) las fechas inclusivas del período por el cual se paga al empleado, (7) el nombre del empleado y solo los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social o un número de identificación de empleado distinto al número de seguro social, (8) el nombre y dirección de la entidad legal que es el empleador y, si el empleador es un contratista agrícola, según se define en la subdivisión (b) de la Sección 1682, el nombre y dirección de la entidad legal que aseguró los servicios del empleador, y (9) todas las tarifas horarias aplicables vigentes durante el período de pago y el número correspondiente de horas trabajadas a cada tarifa horaria por el empleado y, a partir del 1 de julio de 2013, si el empleador es un empleador de servicios temporales según se define en la Sección 201.3, la tarifa de pago y el total de horas trabajadas para cada asignación de servicios temporales. Las deducciones hechas del pago de salarios deberán registrarse con tinta u otra forma indeleble, debidamente fechadas, mostrando el mes, día y año, y una copia del estado y el registro de las deducciones deberán mantenerse archivados por el empleador durante al menos tres años en el lugar de trabajo o en una ubicación central dentro del Estado de California. Para los fines de esta subdivisión, “copia” incluye un duplicado del estado detallado proporcionado a un empleado o un registro generado por computadora que muestre con precisión toda la información requerida por esta subdivisión.

(b) Un empleador que esté obligado por este código o cualquier regulación adoptada conforme a este código a mantener la información requerida por la subdivisión (a) deberá otorgar a los empleados actuales y anteriores el derecho a inspeccionar o recibir una copia de los registros relacionados con su empleo, previa solicitud razonable al empleador. El empleador puede tomar medidas razonables para asegurar la identidad de un empleado actual o anterior. Si el empleador proporciona copias de los registros, el costo real de reproducción puede ser cobrado al empleado actual o anterior.

(c) Un empleador que reciba una solicitud escrita u oral para inspeccionar o recibir una copia de los registros conforme a la subdivisión (b) relacionados con un empleado actual o anterior deberá cumplir con la solicitud tan pronto como sea posible, pero no más tarde de 21 días naturales desde la fecha de la solicitud. Una violación de esta subdivisión es una infracción. La imposibilidad de cumplimiento, no causada por o como resultado de una violación de la ley, será una defensa afirmativa para un empleador en cualquier acción que alegue una violación de esta subdivisión. Un empleador puede designar a la persona a quien se hará la solicitud bajo esta subdivisión.

(d) Esta sección no se aplica a ningún empleador de una persona empleada por el propietario u ocupante de una vivienda residencial cuyas funciones sean incidentales a la propiedad, mantenimiento o uso de la vivienda, incluyendo el cuidado y supervisión de niños, o cuyas funciones sean personales y no en el curso del comercio, negocio, profesión u ocupación del propietario u ocupante.

(e) (1) Un empleado que sufra daño como resultado de un incumplimiento consciente e intencional por parte de un empleador para cumplir con la subdivisión (a) tiene derecho a recuperar el mayor de todos los daños reales o cincuenta dólares ($50) por el período de pago inicial en que ocurra una violación y cien dólares ($100) por empleado por cada violación en un período de pago posterior, sin exceder una sanción agregada de cuatro mil dólares ($4,000), y tiene derecho a una adjudicación de costos y honorarios razonables de abogados.

(2) (A) Se considera que un empleado sufre daño para los fines de esta subdivisión si el empleador no proporciona un estado de salario.

(B) Se considera que un empleado sufre daño para los fines de esta subdivisión si el empleador no proporciona información precisa y completa según lo requerido por uno o más de los ítems (1) a (9), inclusive, de la subdivisión (a) y el empleado no puede determinar rápida y fácilmente solo con el estado de salario uno o más de los siguientes:

(i) La cantidad de salarios brutos o netos pagados al empleado durante el período de pago o cualquiera de la otra información requerida para ser proporcionada en el estado detallado de salario conforme a los ítems (2) a (4), inclusive, (6) y (9) de la subdivisión (a).

(ii) Qué deducciones hizo el empleador de los salarios brutos para determinar los salarios netos pagados al empleado durante el período de pago. Nada en esta subdivisión altera la capacidad del empleador para agregar deducciones conforme a los requisitos del ítem (4) de la subdivisión (a).

(iii) El nombre y dirección del empleador y, si el empleador es un contratista agrícola, según se define en la subdivisión (b) de la Sección 1682, el nombre y dirección de la entidad legal que aseguró los servicios del empleador durante el período de pago.

(iv) El nombre del empleado y solo los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social o un número de identificación de empleado distinto al número de seguro social.

(C) Para los fines de este párrafo, “determinar rápida y fácilmente” significa que una persona razonable podría obtener fácilmente la información sin referencia a otros documentos o información.

(3) Para los fines de esta subdivisión, un “incumplimiento consciente e intencional” no incluye un error aislado e involuntario en la nómina debido a un error clerical o inadvertido. Al revisar el cumplimiento de esta sección, el juez puede considerar como factor relevante si el empleador, antes de una supuesta violación, ha adoptado y cumple con un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas que cumplen completamente con esta sección.

(f) La falta de un empleador para permitir que un empleado actual o anterior inspeccione o reciba una copia de los registros dentro del tiempo establecido en la subdivisión (c) otorga al empleado actual o anterior o al Comisionado de Trabajo el derecho a recuperar una sanción de setecientos cincuenta dólares ($750) del empleador.

(g) La inclusión por parte de un empleador del nombre y dirección de la entidad legal que aseguró los servicios del empleador en el estado detallado requerido por la subdivisión (a) no crea ninguna responsabilidad para esa entidad legal.

(h) Un empleado también puede presentar una acción para obtener medidas cautelares para asegurar el cumplimiento de esta sección, y tiene derecho a una adjudicación de costos y honorarios razonables de abogados.

(i) Esta sección no se aplica al estado, a ninguna ciudad, condado, ciudad y condado, distrito, o a cualquier otra entidad gubernamental, excepto que si el estado o una ciudad, condado, ciudad y condado, distrito, u otra entidad gubernamental proporciona a sus empleados un cheque, giro o comprobante que paga los salarios del empleado, el estado o la entidad gubernamental usará no más que los últimos cuatro dígitos del número de seguro social del empleado o usará un número de identificación de empleado distinto al número de seguro social en el estado detallado proporcionado con el cheque, giro o comprobante.

(j) Un estado detallado de salario proporcionado por un empleador conforme a la subdivisión (a) no estará obligado a mostrar el total de horas trabajadas por el empleado si se aplica alguna de las siguientes:

(1) La compensación del empleado se basa únicamente en salario y el empleado está exento del pago de horas extras conforme a la subdivisión (a) de la Sección 515 o cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

(2) El empleado está exento del pago de salario mínimo y horas extras conforme a cualquiera de los siguientes:

(A) La exención para personas empleadas en capacidad ejecutiva, administrativa o profesional proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

(B) La exención para vendedores externos proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

(C) La exención de horas extras para profesionales de software pagados con salario proporcionada en la Sección 515.5.

(D) La exención para individuos que son padres, cónyuges, hijos o hijos adoptados legalmente del empleador proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

(E) La exención para participantes, directores y personal de un programa de rehabilitación alternativo de internamiento con enfoque especial en abusadores de sustancias proporcionada en la Sección 8002 del Código Penal.

(F) La exención para cualquier miembro de tripulación empleado en un barco de pesca comercial con licencia conforme al Artículo 5 (que comienza con la Sección 7920) del Capítulo 1 de la Parte 3 de la División 6 del Código de Pesca y Caza proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

(G) La exención para cualquier individuo que participe en un programa de servicio nacional proporcionada en cualquier orden aplicable de la Comisión de Bienestar Industrial.

(H) La exención para cualquier persona que haya firmado un contrato para jugar béisbol en la liga menor que cumpla con los requisitos establecidos en la subdivisión (a) de la Sección 514.5.