“Adaptación Razonable” en California – Una Guía para Trabajadores

Los empleadores de California tienen el deber legal de hacer adaptaciones razonables para sus discapacidades para ayudarlo a realizar sus tareas laborales esenciales. El incumplimiento de la adaptación puede ser motivo de una queja ante la junta laboral o una demanda civil.

Ejemplos de adaptaciones razonables (RAs) incluyen:

• hacer un lugar de trabajo accesible para sillas de ruedas,
• permitirle salir del trabajo para asistir a citas médicas,
• comprar equipo para mejorar la adaptación y/o
• reestructurar sus tareas o requisitos laborales.

Esta obligación se aplica a menos que el empleador experimente una dificultad excesiva para hacer las adaptaciones apropiadas. Una “dificultad excesiva” significa que el cumplimiento del deber resultaría en que la compañía incurra en un significativo:

• gasto, o
• dificultad.

Si no hay dificultad excesiva y el empleador no hace adaptaciones razonables, entonces puede presentar una queja ADA bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades.

Dependiendo del caso, el incumplimiento de proporcionar adaptaciones razonables puede equivaler a discriminación laboral en la base de discapacidad.

La discriminación por discapacidad es solo una forma de discriminación laboral. Otros incluyen discriminación por:

• género,
• raza,
• religión,
• embarazo,
• edad, y
• condiciones médicas.

Nuestros abogados de leyes laborales y de empleo de California abordarán lo siguiente en este artículo:

• 1. ¿Cuál es una adaptación razonable en California?
• 2. ¿Qué califica como una adaptación razonable?
• 3. ¿Qué es una discapacidad?
• 4. ¿Puede un empleador negar una adaptación razonable?
• 5. ¿Qué sucede si los empleadores de California no hacen adaptaciones razonables?
• 6. Formularios de muestra para solicitudes de adaptaciones razonables

1. ¿Cuál es una adaptación razonable en California?

La ley laboral de California impone un deber afirmativo de “adaptación razonable” a un empleador cuando se entera de que tiene una determinada discapacidad conocida.

En esta situación, el empleador tiene un deber legal de:

1. adaptarse razonablemente, o proporcionarle, y
2. hacerlo de una manera que le permita realizar sus funciones esenciales del puesto.¹

Este deber se aplica a menos que una adaptación imponga una “injusta dificultad“.²

Además, el deber de adaptación razonable no se aplica a aquellos empleadores de California con menos de cinco empleados.³

Nota que una vez que un empleador sepa de su discapacidad, la ley de California requiere:

• que el empleador entre en un “proceso interactivo” contigo, y
• que lo haga con un esfuerzo razonable para ayudar a encontrar una adaptación adecuada. ⁴

Un “proceso interactivo” se refiere a la comunicación entre el empleador y usted que:

• ayuda al empleador a encontrar la adaptación correcta, y
• asegura que le ayude a realizar las funciones esenciales de un trabajo. ⁵

También tenga en cuenta que si solicita una adaptación razonable, el empleador debe responder a ella de manera oportuna y debe actuar de buena fe. Incluso si no solicita directamente una adaptación, un empleador debe proporcionar una siempre que:

• su discapacidad sea observable, o
• alguien más informe al empleador de su discapacidad.

También tenga en cuenta que debe poder darle a su jefe una lista de adaptaciones solicitadas. Pero los empleadores solo pueden solicitar documentación médica si la razón de una solicitud de adaptación no es obvia. ⁶

2. ¿Qué califica como adaptación razonable?

Un empleador hace una “adaptación razonable” cuando realiza ajustes adecuados para que pueda realizar las funciones esenciales de su trabajo a pesar de su discapacidad. ⁷

Sea cual sea el ajuste que ayude a realizar una “función laboral esencial” se basa en los hechos del caso. Los tribunales consideran los siguientes factores:

• su descripción de trabajo;
• sus tareas básicas de trabajo;
• los materiales de capacitación aplicables a su trabajo; y
• la experiencia del empleador con otros empleados en situaciones similares.

Al determinar si una función laboral califica como “esencial”, los tribunales consideran:

• Qué tan especializada es la función laboral;
• Cuántos otros empleados pueden realizar la función; y
• Si el propósito de su trabajo es realizar esa función.

Las pruebas comunes en estos casos incluyen:

• su historial laboral en puestos similares;
• cuánto tiempo dedica a una función laboral particular;
• su descripción de trabajo; y
• las consecuencias de que la función laboral no se realice.

Tenga en cuenta que los empleadores deben mantener su discapacidad en privado (a menos que usted diga lo contrario). Las únicas personas que pueden saber al respecto son los gerentes que necesitan saberlo para proporcionar el alojamiento. Y cualquier documentación médica debe almacenarse por separado y de forma confidencial desde su archivo de personal. ⁸

2.1. ¿Cuál es un ejemplo de una adaptación razonable?

Los siguientes son ejemplos de adaptaciones razonables de un empleador:

• comprar equipo para adaptarse a su discapacidad y aumentar la accesibilidad,
• reestructuración del trabajo o alteraciones en los horarios de trabajo,
• permitirle tomar tiempo libre para hacer citas de atención médica,
• hacer cambios en el entorno laboral para permitir un sitio de trabajo accesible para sillas de ruedas,
• reasignación a un puesto vacante,
• traer un perro asistencial a la oficina,
• modificar el proceso de solicitud de empleo para los solicitantes calificados con discapacidades,
• hacer que los horarios sean más flexibles (“flex-time”),
• una licencia sin goce de sueldo, y
• relajar las restricciones laborales para usted.

Ejemplo: Joe es un vendedor externo para una empresa con sede en Los Ángeles. Trabaja a tiempo parcial en la oficina y pasa tres días a la semana viajando para reunirse con clientes en San Francisco.

Joe sufre un accidente automovilístico que lo deja en silla de ruedas. Habla con el Departamento de Recursos Humanos de su empleador y pregunta si puede hacer alguna adaptación razonable y efectiva para ayudarlo a realizar sus tareas laborales dadas su discapacidad.

Como parte del proceso de adaptación razonable, la empresa cambia los deberes de Joe para que ya no tenga que volar a San Francisco y le permite trabajar a tiempo completo en la ubicación de Los Ángeles. Estos cambios representan un tipo de adaptación que es razonable.

Una “discapacidad” es una condición que limita una actividad importante de la vida de una persona.

3. ¿Qué es una discapacidad?

La ley laboral de California no exige que los empleadores cumplan con todas las solicitudes de adaptación hechas por un empleado con una condición médica.

La ley establece que un empleador solo tiene que hacer adaptaciones si una condición califica como una “discapacidad”.

Una “discapacidad” es una condición que limita tu actividad importante de la vida.⁹ Una condición limita una actividad importante de la vida si hace que sea más difícil para ti realizar esa actividad.¹⁰

Las “actividades importantes de la vida” incluyen cosas como:

• caminar,
• comer,
• trabajar,
• realizar tareas y actividades físicas, y
• participar en interacciones sociales.

Una persona calificada bajo estas leyes puede sufrir de:

• una discapacidad mental (como trastorno bipolar, discapacidades de aprendizaje u otra discapacidad mental o enfermedad), o
• una discapacidad física (como migrañas, falta de un miembro, disfunción orgánica o parálisis), o
• una condición médica, definida como (1) cáncer, o (2) características genéticas asociadas con un mayor riesgo de desarrollar una enfermedad o trastorno

No cubiertos son:

• trastornos del comportamiento sexual,
• uso de sustancias psicoactivas ilegales, o
• trastornos como el juego compulsivo, prender fuego (piromanía) o robar (cleptomanía).

Y los empleados estatales de California con recetas de marihuana no disfrutan de protecciones legales para el uso de marihuana.¹¹

Vea nuestro artículo relacionado, “Licencia por estrés” en California: ¿Los trabajadores tienen derecho a ella?

4. ¿Puede un empleador negar una adaptación razonable?

Los empleadores tienen el deber de proporcionar adaptaciones razonables para su discapacidad a menos que hacerlo suponga una “dificultad excesiva“.

Un “exceso indebido” significa que la empresa experimentaría dificultades o gastos significativos al hacer los ajustes adecuados.¹² Si es así, entonces la empresa puede negar su solicitud de ajustes razonables.

Los hechos de un caso a menudo determinan si existe un exceso indebido. Algunos factores importantes a considerar en esta determinación son:

• el verdadero costo de los ajustes,
• el tamaño de la empresa (como el número de empleados) y sus recursos financieros,
• cómo está estructurada la empresa,
• el tipo de trabajo que realiza la empresa (“tipo de operaciones”) y
• las interacciones entre las instalaciones de la empresa.¹³

Usted tiene la responsabilidad de solicitar ajustes. Los empleados discapacitados que no solicitan ajustes y hacen un trabajo deficiente pueden ser despedidos.

Tenga en cuenta que su empleador puede exigir una nota del médico antes de hacer un ajuste razonable. Obtenga más información en nuestro artículo, ¿Puede un empleador exigir una nota del médico en California?

5. ¿Qué pasa si los empleadores de California no hacen ajustes razonables?

Si no hay exceso indebido y el empleador no hace ajustes razonables, entonces puede presentar una queja bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) – que es una ley federal.

Las violaciones de la ADA se pueden presentar como una queja ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC.gov). La EEOC hace cumplir las leyes de discriminación por discapacidad federales. Esto incluye la falta de proporcionar ajustes razonables.

El Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) es la agencia estatal que maneja las quejas de discriminación por discapacidad. Estas quejas se presentan bajo la Ley de Equidad de Empleo y Vivienda de California (FEHA).

Antes de presentar una queja ante la EEOC, debe solicitar un ajuste razonable a su empleador. Si no hay resolución, puede presentar una queja ante la EEOC o el CRD. (Por lo general, hay un plazo de prescripción de un año para presentar una demanda).¹⁴

Tenga en cuenta que, dependiendo de los hechos del caso, la falta de proporcionar ajustes adecuados también puede considerarse discriminación por discapacidad.

Note también que es ilegal para una empresa retaliar contra usted debido a una solicitud para proporcionar adaptaciones razonables. Los casos de represalia indebida incluyen:

• discriminación,
• despido injustificado,
• acoso,¹⁵
• acoso (si la represalia es realizada por compañeros de trabajo) y
• reducir su salario por debajo del salario mínimo.¹⁶

6. Formularios de muestra para solicitudes de adaptaciones razonables

Se le aconseja utilizar este formulario creado por el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) para solicitar adaptaciones razonables a su empleador.

¿Necesita ayuda adicional? Póngase en contacto con nuestro bufete de derecho de los derechos civiles para obtener orientación y representación.

Para recursos adicionales, consulte el Job Accommodation Network (JAN).

Descargo de responsabilidad: No se pueden garantizar los resultados.

Referencias legales:

1. Código de Gobierno de California 12940m1. Nealy v. Ciudad de Santa Mónica (2015) 234 Cal.App.4th 359. Prilliman v. United Air Lines, Inc. (1997) 53 Cal.App.4th 935. Véase también 29 CFR pt. 1630 y ADA Title I. Véase también Lui v. San Francisco (2012) 211 Cal.App.4th 962.
2. Vea lo mismo.
3. Código de Gobierno de California 12926d.
4. 2 Cal Code Regs 11068a. Véase también el Código de Gobierno de California 12940n. En algunos casos, la comunicación entre un jefe y un trabajador puede pasar por un tercero. Véase Claudio v. Regents of the University of California (2005) 134 Cal.App.4th 224.
5. Wilson v. Condado de Orange (2009) 169 Cal.App.4th 1185. Dependiendo de la situación, las posibles adaptaciones pueden incluir intérpretes de lenguaje de señas, materiales en braille, espacio para un animal de servicio, TTY (para trabajadores con problemas auditivos, con o sin audífono), y/o materiales en letra grande u otros formatos alternativos. Lo que es razonable suele determinarse caso por caso. Hanson v. Lucky Stores, Inc. (1999) 74 Cal.App.4th 215. Gelfo v. Lockheed Martin Corp. (2006) 140 Cal.App.4th 34.

• 2 CCR 11069a. Ver también el Código de Gobierno de California 12940. Scotch v. Art Institute of California-Orange County, Inc. (2009) 173 Cal.App.4th 986. Jensen v. Wells Fargo Bank (2000) 85 Cal.App.4th 245.
• Código de Gobierno de California 12940m1. Tenga en cuenta que la adaptación no tiene que ser necesariamente la opción más cara. Hankins v. The Gap, Inc. (6th Cir. 1996) 84 F.3d 797.
• 2 CCR 11065e. Lui v. San Francisco (2012) 211 Cal.App.4th 962. 42 U.S.C. § 12111. 2 CCR 11069.
• Código de Gobierno de California 12926(j) y (m). Ver también 2 CCR 11065(d)(1)(2).
• CA Código de Gobierno 12926j1B.
• Código de Gobierno de California 12940m1. Soria v. Univision Radio Los Angeles, Inc. (2016) 5 Cal.App.5th 570; Colmenares v. Braemar Country Club, Inc. (2003) 29 Cal.4th 1019. Ross v. RagingWire Telecommunications, Inc. (2008) 42 Cal.4th 920.
• CA Código de Gobierno 12926u. Ver también Brown v. Los Angeles Unified School Dist.  Corte de Apelación de California, Segunda Apelación de Distrito, División Ocho, 2021) 60 Cal. App. 5th 1092.
• Ver mismo. Ver también 2 CCR 11065r.
• Ver también Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973. Govt. Código 12960.
• Ver Roby v. McKesson Corp.(2009) 47 Cal.4th 686.
• Vea Diego v. Pilgrim United Church of Christ (2014) 231 Cal.App.4th 913.