“Adaptación Razonable” en California – Una Guía para Trabajadores

leadores de California tienen un deber legal de hacer acomodos razonables para sus discapacidades para ayudarlo a realizar sus tareas laborales esenciales. Ejemplos de acomodos razonables (RAs) incluyen:

• hacer un lugar de trabajo accesible para sillas de ruedas,
• permitirle salir del trabajo para asistir a citas médicas,
• comprar equipo para mejorar su acomodo, y/o
• reestructurar sus tareas laborales o requisitos.

La única vez que su empleador puede negarle un acomodo razonable es si esto les causaría una “dificultad excesiva” debido a un significativo:

• gasto, o
• dificultad.

Que su empleador no le haga un acomodo razonable es discriminación laboral en la base de discapacidad. Puede exigir acomodos y daños monetarios mediante:

• presentar una queja ADA bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades;
• presentar una queja ante el Departamento de Derechos Civiles de California; y/o
• presentar una demanda civil.

Nuestros abogados de leyes laborales y de empleo de California abordarán lo siguiente en este artículo:

• 1. ¿Cuál es un acomodo razonable en California?
• 2. ¿Qué califica como un acomodo razonable?
• 3. ¿Qué es una discapacidad?
• 4. ¿Puede un empleador negar un acomodo razonable?
• 5. ¿Qué sucede si los empleadores de California no hacen acomodos razonables?
• 6. Formularios de muestra para solicitudes de acomodos razonables
• Recursos adicionales

1. ¿Cuál es un acomodo razonable en California?

La ley laboral de California impone un deber afirmativo de “acomodación razonable” a un empleador cuando se entera de que tiene una determinada discapacidad conocida. En esta situación, el empleador tiene un deber legal de:

1. acomodar razonablemente, o proporcionar, y
2. hacerlo de una manera que le permita realizar sus funciones esenciales del puesto. ¹

Este deber se aplica a menos que una acomodación imponga una “dificultad excesiva” al empleador. ²

Además, el deber de acomodación razonable no se aplica a aquellos empleadores californianos con menos de cinco empleados. ³

Tenga en cuenta que una vez que el empleador se entera de su discapacidad, la ley de California exige:

• que el empleador entre en un “proceso interactivo” con usted, y
• que lo haga con un esfuerzo razonable para ayudar a encontrar una acomodación adecuada. ⁴

Un “proceso interactivo” se refiere a la comunicación entre el empleador y usted que:

• ayuda al empleador a encontrar la acomodación correcta, y
• asegura que le ayude a realizar las funciones esenciales de un trabajo. ⁵

Tenga en cuenta también que si solicita una acomodación razonable, el empleador debe responder a ella de manera oportuna y debe actuar de buena fe. Incluso si no solicita directamente una acomodación, un empleador debe proporcionar una siempre que:

• su discapacidad sea observable, o
• alguien más informe al empleador de su discapacidad.

También tenga en cuenta que debe poder darle a su jefe una lista de acomodaciones solicitadas. Aunque los empleadores solo pueden solicitar documentación médica si la razón de una solicitud de acomodación no es obvia. ⁶

2. ¿Qué califica como acomodación razonable?

Un empleador hace una “acomodación razonable” cuando hace ajustes apropiados para que pueda realizar las funciones esenciales de su trabajo a pesar de su discapacidad. ⁷

Ya sea que un ajuste ayude o no en el desempeño de una “función laboral esencial” se basa en los hechos del caso. Los tribunales consideran los siguientes factores:

• su descripción de trabajo;
• sus tareas básicas de trabajo;
• los materiales de capacitación aplicables a su trabajo; y
• la experiencia del empleador con otros empleados en situaciones similares.

Al determinar si una función laboral califica como “esencial”, los tribunales consideran:

• Qué tan especializada es la función laboral;
• Cuántos otros empleados pueden realizar la función; y
• Si el propósito de su trabajo es realizar esa función.

Evidencias comunes en estos casos incluyen:

• su historial laboral en puestos similares;
• cuánto tiempo dedica a una función laboral particular;
• su descripción de trabajo; y
• las consecuencias de que la función laboral no se realice.

Tenga en cuenta que los empleadores deben mantener su discapacidad en privado (a menos que usted diga lo contrario). Las únicas personas que pueden saber al respecto son los gerentes que necesitan saberlo para proporcionar el alojamiento. Y cualquier documentación médica debe almacenarse por separado y de forma confidencial desde su archivo de personal.⁸

2.1. ¿Cuál es un ejemplo de una adaptación razonable?

Los siguientes son ejemplos de adaptaciones razonables de un empleador:

• comprar equipo para adaptarse a su discapacidad y aumentar la accesibilidad,
• reestructuración de trabajo o alteraciones en los horarios de trabajo,
• permitirle tomar tiempo libre para hacer citas de atención médica,
• hacer cambios en el entorno laboral para permitir un sitio de trabajo accesible para sillas de ruedas,
• reasignación a un puesto vacante,
• traer un perro asistencial a la oficina,
• modificar el proceso de solicitud de empleo para los solicitantes calificados con discapacidades,
• hacer que los horarios sean más flexibles (“flex-time”),
• una licencia sin goce de sueldo, y
• relajar las restricciones de trabajo para usted.

Ejemplo: Joe es un vendedor externo para una empresa con sede en Los Ángeles. Trabaja a tiempo parcial en la oficina y pasa tres días a la semana viajando para reunirse con clientes en San Francisco.

Joe sufre un accidente automovilístico que lo deja en silla de ruedas. Habla con el Departamento de Recursos Humanos de su empleador y pregunta si puede hacer alguna adaptación razonable y efectiva para ayudarlo a realizar sus tareas laborales dada su discapacidad.

Como parte del proceso de adaptación razonable, la empresa cambia los deberes de Joe para que ya no tenga que volar a San Francisco y le permite trabajar a tiempo completo en la ubicación de Los Ángeles. Estos cambios representan un tipo de adaptación que es razonable.

Una “discapacidad” es una condición que limita una actividad importante de la vida de una persona.

3. ¿Qué es una discapacidad?

La ley laboral de California no exige que los empleadores cumplan con todas las solicitudes de adaptación hechas por un empleado con una condición médica.

La ley establece que un empleador solo tiene que hacer adaptaciones si una condición califica como una “discapacidad“.

Una “discapacidad” es una condición que limita tu actividad importante de la vida.⁹ Una condición limita una actividad importante de la vida si hace que sea más difícil para ti realizar esa actividad.¹⁰

Las “actividades importantes de la vida” incluyen cosas como:

• caminar,
• comer,
• trabajar,
• realizar tareas y actividades físicas, y
• participar en interacciones sociales.

Una persona calificada bajo estas leyes puede sufrir de:

• una discapacidad mental (como trastorno bipolar, discapacidades de aprendizaje u otra discapacidad mental o enfermedad), o
• una discapacidad física (como migrañas, falta de un miembro, disfunción orgánica o parálisis), o
• una condición médica, definida como (1) cáncer, o (2) características genéticas asociadas con un mayor riesgo de desarrollar una enfermedad o trastorno

No cubiertos son:

• trastornos del comportamiento sexual,
• uso de sustancias psicoactivas ilegales, o
• trastornos como el juego compulsivo, prender fuego (piromanía) o robar (cleptomanía).

Y los empleados estatales de California con recetas de marihuana no disfrutan de protecciones legales para el uso de marihuana.¹¹

Vea nuestro artículo relacionado, “Licencia por estrés” en California: ¿Los trabajadores tienen derecho a ella?

4. ¿Puede un empleador negar una adaptación razonable?

Los empleadores tienen el deber de proporcionar adaptaciones razonables para su discapacidad a menos que hacerlo suponga una “dificultad excesiva“.

Un “exceso indebido” significa que la empresa experimentaría dificultades o gastos significativos al hacer los ajustes adecuados.¹² Si es así, entonces la empresa puede negar su solicitud de ajustes razonables.

Los hechos de un caso a menudo determinan si existe un exceso indebido. Algunos factores importantes a considerar en esta determinación son:

• el verdadero costo de los ajustes,
• el tamaño de la empresa (como el número de empleados) y sus recursos financieros,
• cómo está estructurada la empresa,
• el tipo de trabajo que realiza la empresa (“tipo de operaciones”) y
• las interacciones entre las instalaciones de la empresa.¹³

Usted tiene la responsabilidad de solicitar ajustes. Los empleados discapacitados que no solicitan ajustes y realizan un trabajo deficiente pueden ser despedidos.

Tenga en cuenta que su empleador puede exigir una nota del médico antes de hacer un ajuste razonable. Obtenga más información en nuestro artículo, ¿Puede un empleador exigir una nota del médico en California?

5. ¿Qué sucede si los empleadores de California no hacen ajustes razonables?

Si no hay exceso indebido y el empleador no hace ajustes razonables, entonces puede presentar una queja bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) – que es una ley federal.

Las violaciones de la ADA se pueden presentar como una queja ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC.gov). La EEOC hace cumplir las leyes de discriminación por discapacidad federales. Esto incluye la falta de proporcionar ajustes razonables.

El Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) es la agencia estatal que maneja las quejas de discriminación por discapacidad. Estas quejas se presentan bajo la Ley de Equidad de Empleo y Vivienda de California (FEHA).

Antes de presentar una queja ante la EEOC, debe solicitar un ajuste razonable a su empleador. Si no hay resolución, puede presentar una queja ante la EEOC o el CRD. (Por lo general, hay un plazo de prescripción de un año para presentar una demanda).¹⁴

Tenga en cuenta que, dependiendo de los hechos del caso, la falta de proporcionar ajustes adecuados también puede considerarse discriminación por discapacidad.

Tenga en cuenta también que es ilegal que una empresa se retroalimente contra usted debido a una solicitud de proporcionar adaptaciones razonables. Los casos de represalias indebidas incluyen:

• discriminación,
• despido injustificado,
• acoso,¹⁵
• acoso (si la represalia es realizada por compañeros de trabajo) y
• reducir su salario por debajo del salario mínimo.¹⁶

6. Formularios de muestra para solicitudes de adaptaciones razonables

Se le aconseja usar este formulario creado por el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) para solicitar adaptaciones razonables a su empleador.

¿Habla español? Utilice este formulario.

Recursos adicionales

Para obtener más información, consulte lo siguiente:

• Red de Adaptaciones de Trabajo (JAN) – Orientación del Oficina de Política de Empleo para Personas con Discapacidad del Departamento de Trabajo de EE. UU.
• Adaptaciones razonables en el lugar de trabajo – Hoja informativa de la Red Nacional ADA.
• Orientación de cumplimiento sobre adaptaciones razonables y dificultades excesivas bajo la ADA – Guía de la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC).
• La Asociación Americana de Personas con Discapacidad (AAPD) – Organización de derechos de discapacidad que proporciona recursos e información.
• Consejo Nacional sobre Discapacidad – Agencia federal que aconseja a los líderes gubernamentales sobre temas de discapacidad.

---

Referencias legales:

1. Código de Gobierno de California 12940m1. Nealy v. Ciudad de Santa Mónica (2015) 234 Cal.App.4th 359. Prilliman v. United Air Lines, Inc. (1997) 53 Cal.App.4th 935. Véase también 29 CFR pt. 1630 y ADA Title I. Véase también Lui v. San Francisco (2012) 211 Cal.App.4th 962.
2. Vea lo mismo.
3. Código de Gobierno de California 12926d.
4. 2 Cal Code Regs 11068a. Véase también el Código de Gobierno de California 12940n. En algunos casos, la comunicación entre un jefe y un trabajador puede pasar por un tercero. Véase Claudio v. Regents of the University of California (2005) 134 Cal.App.4th 224.
5. Wilson v. Condado de Orange (2009) 169 Cal.App.4th 1185. Dependiendo de la situación, las posibles adaptaciones pueden incluir intérpretes de lenguaje de señas, materiales en braille, espacio para un animal de servicio, TTY (para trabajadores con problemas auditivos, con o sin audífono), y/o materiales en letra grande u otros formatos alternativos. Lo que es razonable suele determinarse caso por caso. Hanson v. Lucky Stores, Inc. (1999) 74 Cal.App.4th 215. Gelfo v. Lockheed Martin Corp. (2006) 140 Cal.App.4th 34.

2 CCR 11069a. Ver también Código de Gobierno de California 12940. Scotch v. Art Institute of California-Orange County, Inc. (2009) 173 Cal.App.4th 986. Jensen v. Wells Fargo Bank (2000) 85 Cal.App.4th 245.

Código de Gobierno de California 12940m1. Tenga en cuenta que la adaptación no necesariamente tiene que ser la opción más cara. Hankins v. The Gap, Inc. (6th Cir. 1996) 84 F.3d 797.

2 CCR 11065e. Lui v. San Francisco (2012) 211 Cal.App.4th 962. 42 U.S.C. § 12111. 2 CCR 11069. Ver también Lopez v. La Casa de Las Madres (Cal.App. 2023) 89 Cal. App. 5th 365. Price v. Victor Valley Union High School Dist. (Cal.App. 2022) 85 Cal. App. 5th 231.

Código de Gobierno de California 12926(j) y (m). Ver también 2 CCR 11065(d)(1)(2).

CA Código de Gobierno 12926j1B.

Código de Gobierno de California 12940m1. Soria v. Univision Radio Los Angeles, Inc. (2016) 5 Cal.App.5th 570; Colmenares v. Braemar Country Club, Inc. (2003) 29 Cal.4th 1019. Ross v. RagingWire Telecommunications, Inc. (2008) 42 Cal.4th 920.

Código de Gobierno de California 12926u. Véase también Brown v. Distrito Escolar Unificado de Los Ángeles. Corte de Apelaciones de California, Segunda Apelación Distrito, División Ocho, 2021) 60 Cal. App. 5th 1092.

Vea el mismo. Véase también 2 CCR 11065r.

Véase también Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973. Código de Gobierno 12960.

Vea Roby v. McKesson Corp.(2009) 47 Cal.4th 686.

Vea Diego v. Pilgrim United Church of Christ (2014) 231 Cal.App.4th 913.