“Adaptación Razonable” en California – Una Guía para Trabajadores

Los empleadores en California tienen el deber legal de hacer ajustes razonables para sus discapacidades para ayudarle a desempeñar sus funciones laborales esenciales. Ejemplos de ajustes razonables (AR) incluyen:

• hacer que el lugar de trabajo sea accesible para sillas de ruedas,
• permitirle salir del trabajo para asistir a citas médicas,
• comprar equipo para adaptarse mejor a usted, y/o
• reestructurar sus funciones o requisitos laborales.

La única vez que su empleador puede negarle un ajuste razonable es si esto le causaría una “dificultad excesiva” debido a un gasto o dificultad significativa:

• gasto, o
• dificultad.

El incumplimiento de su empleador para ajustarle razonablemente es discriminación laboral por motivo de discapacidad. Puede exigir ajustes y daños monetarios mediante:

• presentar una queja ADA bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades;
• presentar una queja ante la junta laboral con el Departamento de Derechos Civiles de California; y/o
• presentar una demanda civil.

Nuestros abogados de derecho laboral y empleo en California abordarán los siguientes temas clave:

• 1. Deberes en el lugar de trabajo
• 2. Ajustes razonables
• 3. Significado de “Discapacidad”
• 4. Negaciones del empleador
• 5. ¿Puedo demandar?
• 6. Formularios de solicitud
• Preguntas frecuentes
• Recursos adicionales

1. Deberes en el lugar de trabajo

La ley laboral de California impone un deber afirmativo de “ajuste razonable” a un empleador cuando se entera de que usted tiene una discapacidad conocida específica. En esta situación, el empleador tiene el deber legal de:

1. ajustarle razonablemente, o proveerle, y
2. hacerlo de manera que le permita desempeñar las funciones esenciales del puesto.¹

Este deber aplica a menos que un ajuste imponga una “dificultad excesiva” al empleador.²

Tenga en cuenta que este deber de “ajuste razonable” no aplica a empleadores en California con menos de cinco empleados.³

“Proceso interactivo” para acomodar su discapacidad

Una vez que un empleador se entera de su discapacidad, la ley de California requiere:

• que el empleador inicie un “proceso interactivo” con usted, y
• que lo haga con un esfuerzo razonable para ayudar a encontrar un ajuste apropiado.⁴

Un “proceso interactivo” se refiere a la comunicación entre el empleador y usted que:

• ayuda al empleador a encontrar el ajuste correcto, y
• asegura que le ayude a desempeñar las funciones esenciales del trabajo.⁵

Obligaciones de su empleador

Si usted solicita un ajuste razonable en California, el empleador debe responder rápidamente y actuar de buena fe. Incluso si usted no solicita directamente un ajuste, un empleador debe proveer uno siempre que:

• su discapacidad sea observable, o
• alguien más informe al empleador sobre su discapacidad.

Señales de que un empleador actúa de mala fe son si alegan que su solicitud es “contraria a la política de la empresa” o “sin precedentes” o si le dicen que use su licencia en lugar de ajustarle.

Tenga en cuenta que los empleadores solo pueden solicitar una nota médica si la razón de su solicitud de ajuste no es obvia. Además, no tiene que entregar todo su historial médico, solo lo relevante a sus limitaciones.

También, su empleador debe mantener confidencial sus registros médicos y cualquier otro documento obtenido a través de su “proceso interactivo” (a menos que usted indique lo contrario). Estos registros deben mantenerse separados de su expediente personal.⁶

Recuerde, si tiene una discapacidad, usted es responsable de solicitar ajustes. Los empleados discapacitados que no solicitan ajustes y tienen bajo rendimiento pueden ser despedidos.

2. Ajustes razonables

En California, un empleador hace un “ajuste razonable” cuando realiza ajustes apropiados para que usted pueda desempeñar las “funciones esenciales” de su trabajo a pesar de su discapacidad.⁷

Si una función laboral es “esencial”

Para determinar si una función laboral califica como “esencial”, los tribunales de California consideran:

• Qué tan especializada es la función laboral;
• Cuántos otros empleados pueden desempeñar la función; y
• Si el propósito de su trabajo es realizar esa función.

La evidencia común en estos casos incluye:

• su historial laboral en puestos similares;
• el historial laboral de empleados anteriores con trabajos iguales o similares;
• si las evaluaciones de desempeño previas discuten la función laboral y qué tan esencial es;
• cuánto tiempo dedica a una función laboral particular;
• su descripción del trabajo;
• los materiales de capacitación aplicables a su trabajo; y
• las consecuencias de que la función laboral no se realice.⁸

Ejemplos de ajustes razonables

Los siguientes son ejemplos de ajustes razonables de un empleador en California:

• comprar equipo para acomodar su discapacidad y aumentar la accesibilidad,
• reestructuración del trabajo o cambios en los horarios,
• permitirle tomar tiempo libre para citas médicas,
• hacer cambios en el ambiente laboral para permitir un lugar accesible para sillas de ruedas (incluidos baños, salas de descanso y estacionamiento),
• reasignación a un puesto vacante,
• permitir un perro asistente en la oficina,
• modificar el proceso de solicitud de empleo, exámenes, materiales de capacitación y políticas de la empresa para personas con discapacidades,
• hacer los horarios más flexibles (“horario flexible”),
• trabajo remoto,
• licencia extendida (incluso después de que expire FMLA/CFRA), y/o
• relajar restricciones laborales, como eliminar tareas no esenciales.

Ejemplo: Joe es un vendedor externo para una empresa con sede en Los Ángeles. Trabaja medio tiempo en la oficina y pasa tres días a la semana viajando para reunirse con clientes en San Francisco.

Joe sufre un accidente automovilístico que lo deja en silla de ruedas. Habla con el Departamento de Recursos Humanos de su empleador y pregunta si pueden hacer ajustes razonables y efectivos para ayudarle a realizar sus tareas laborales dada su discapacidad.

Como parte del proceso de ajuste razonable, la empresa cambia las funciones de Joe para que ya no tenga que volar a San Francisco y le permite trabajar a tiempo completo en la ubicación de Los Ángeles. Estos cambios representan un tipo de ajuste que es razonable.

3. Significado de “Discapacidad”

En California, una “discapacidad” es una condición que limita una actividad significativa de la vida al dificultarle realizar esa actividad.⁹ Las “actividades principales de la vida” incluyen cosas como:

• caminar,
• comer,
• trabajar,
• realizar tareas y actividades físicas, y
• participar en interacciones sociales.¹⁰

Discapacidades calificadas

Una persona calificada bajo estas leyes puede sufrir de:

• una discapacidad mental o intelectual (como trastorno bipolar, discapacidades de aprendizaje, depresión clínica/estrés/ansiedad u otra discapacidad o enfermedad mental), o
• una discapacidad física (como complicaciones del embarazo, migrañas, pérdida de una extremidad, daño a órganos o parálisis), o
• una condición médica, definida como (1) cáncer, o (2) características genéticas asociadas con un mayor riesgo de desarrollar una enfermedad o trastorno

No están cubiertos:

• trastornos de conducta sexual,
• uso de sustancias psicoactivas ilegales, o
• trastornos como ludopatía, piromanía o cleptomanía.

Si tiene una discapacidad calificada es importante porque si no la tiene, los empleadores en California no están obligados a hacer ajustes.

Usuarios de cannabis

Tenga en cuenta que a partir de 2024, la mayoría de los empleadores en California (incluidas muchas agencias estatales) no pueden discriminarlo ni despedirlo por usar marihuana fuera del trabajo y lejos del lugar laboral. Los empleadores tampoco pueden discriminar basándose en una prueba de drogas que detecte “metabolitos no psicoactivos del cannabis” (que solo muestran uso reciente, no que esté bajo efectos actualmente).

Sin embargo, usted no tiene derecho a usar, poseer o estar bajo la influencia de cannabis en el trabajo. Los empleadores no están obligados a “acomodarle” fumar o consumir comestibles durante horas laborales. Además, empleados en construcción pueden ser evaluados y despedidos por uso fuera de servicio. También, personas con trabajos que requieren verificación federal pueden ser negadas o despedidas por uso de cannabis.¹¹

4. Negaciones del empleador

En California, los empleadores tienen el deber de proveerle ajustes razonables para su discapacidad a menos que hacerlo imponga una “dificultad excesiva.”

Una “dificultad excesiva” significa que la empresa experimentaría dificultad o gasto significativo al hacer los ajustes apropiados.¹² Si hay una dificultad excesiva, el negocio puede negar su solicitud de ajustes razonables.

Qué comprende una “dificultad excesiva”

Los hechos de un caso suelen determinar si existe una dificultad excesiva. Algunos factores importantes para esta determinación son:

• el costo real de los ajustes,
• el tamaño del negocio (como el número de empleados) y sus recursos financieros,
• cómo está estructurado el negocio,
• el tipo de trabajo que realiza la empresa (“tipo de operaciones”), y
• las interacciones entre las instalaciones de la empresa.¹³

5. ¿Puedo demandar?

Si no hay dificultad excesiva y su empleador en California niega su solicitud de ajustes razonables, entonces puede presentar una queja ante:

• la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC.gov), una agencia federal que hace cumplir la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA); y/o
• el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD), una agencia estatal que hace cumplir la Ley de Empleo Justo y Vivienda de California (FEHA).

Un abogado laboral puede ayudarle a determinar qué camino tomar. También puede ayudarle a decidir si debe solicitar que la agencia le otorgue un aviso de “derecho a demandar” para que pueda omitir las investigaciones de la agencia y presentar una demanda tradicional de inmediato.

Tenga en cuenta que también puede presentar una reclamación si su empleador toma represalias contra usted debido a su discapacidad. Ejemplos de represalias incluyen:

• discriminación,
• despido injustificado,
• acoso,¹⁴
• intimidación, y
• reducir su salario por debajo del salario mínimo.¹⁵

En cualquier caso, no demore en contactar a un abogado. El plazo para presentar una queja ante la EEOC puede variar de 180 a 300 días, según el caso. Usualmente, hay un plazo de prescripción de tres años para presentar una reclamación ante el CRD.¹⁶

Al presentar una reclamación, puede recuperar sanciones monetarias y medidas cautelares, como una orden judicial para implementar ajustes razonables.

6. Formularios de solicitud

Se le recomienda usar este formulario creado por el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) para solicitar ajustes razonables a su empleador. (¿Habla español? Utilice este formulario.)

Si no usa un formulario para solicitar ajustes razonables, se le recomienda transmitir la siguiente información a su empleador en su solicitud:

• Que tiene una discapacidad;
• Una explicación de cómo esta discapacidad afecta su capacidad para realizar las funciones laborales;
• Una explicación de qué ajustes son necesarios para que pueda desempeñar las funciones esenciales del trabajo; y
• Un recordatorio de que esta información es confidencial.

Puede hacer esta solicitud verbalmente, aunque se recomienda ponerla por escrito (como un correo electrónico o mensaje de texto) y conservar una copia para usted como registro. Puede ser breve, por ejemplo:

Una condición médica me impide realizar [insertar trabajo]. ¿Podemos hablar sobre un ajuste razonable?

Preguntas frecuentes

¿Cómo solicito un ajuste razonable a mi empleador?

Puede solicitar un ajuste razonable verbalmente o por escrito, aunque se recomienda por escrito. Su solicitud debe incluir que tiene una discapacidad, cómo afecta sus funciones laborales, qué ajustes necesita y que la información es confidencial. Puede ser simple diciendo “Una condición médica me impide realizar [insertar trabajo]. ¿Podemos hablar sobre un ajuste razonable?” California proporciona un formulario estándar que puede usar para hacer su solicitud.

¿Qué pasa si mi empleador dice que mi solicitud de ajuste es muy costosa?

Su empleador solo puede negar su solicitud de ajuste si causa una “dificultad excesiva”, es decir, dificultad o gasto significativo. Los tribunales consideran factores como el costo real, tamaño de la empresa, recursos financieros y estructura del negocio. Que algo cueste dinero no significa automáticamente que sea una dificultad excesiva. Si cree que su empleador negó su solicitud incorrectamente, puede presentar una queja ante la EEOC o el Departamento de Derechos Civiles de California.

¿Qué tipos de discapacidades califican para ajustes razonables?

California cubre discapacidades mentales (como depresión, ansiedad, trastorno bipolar), discapacidades físicas (como problemas de movilidad, problemas de órganos, complicaciones del embarazo) y condiciones médicas (cáncer o características genéticas). La discapacidad debe limitar una actividad principal de la vida como caminar, trabajar o interacciones sociales. Sin embargo, abuso de sustancias, ludopatía, piromanía y cleptomanía no están cubiertos.

¿Puede mi empleador pedir registros médicos cuando solicito un ajuste?

Su empleador solo puede pedir una nota médica si su necesidad de ajuste no es obvia. No tiene que proporcionar todo su historial médico, solo la información relevante a sus limitaciones laborales. Cualquier documento médico que reciba su empleador debe mantenerse confidencial y almacenarse separado de su expediente personal habitual.

Recursos adicionales

Para más información, consulte lo siguiente:

• Red de Ajustes Laborales (JAN) – Guía de la Oficina de Política de Empleo para Personas con Discapacidades del Departamento de Trabajo de EE.UU.
• Ajustes razonables en el lugar de trabajo – Hoja informativa de la Red Nacional ADA.
• Guía de aplicación sobre ajustes razonables y dificultades excesivas bajo la ADA – Guía de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC).
• Asociación Americana de Personas con Discapacidades (AAPD) – Organización de derechos de discapacidad que provee recursos e información.
• Consejo Nacional sobre Discapacidad – Agencia federal que asesora a líderes gubernamentales sobre temas de discapacidad.

Si se lesiona en el trabajo, vea nuestro artículo sobre leyes de compensación laboral en California. 

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Referencias legales: