Una solicitud de registros de empleo se refiere a su derecho de solicitar a un empleador o ex empleador los registros de personal que mantiene o ha mantenido con respecto a su empleo. Los registros de personal incluyen registros como:
- solicitudes de empleo,
- registros de nómina, y
- evaluaciones de desempeño.
Los archivos de empleados generalmente no incluyen cartas de referencia y documentos relacionados con la investigación de un delito (como apropiación indebida).
Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo. Sin embargo, muchas solicitudes se realizan en relación con una alegación de mala conducta por parte de la empresa, como:
- discriminación por edad,
- discriminación racial,
- despido injustificado, o
- la violación de una ley de salario y horas.
La mayoría de las solicitudes de archivos de personal deben ser por escrito y se pueden hacer a través de:
- carta,
- correo electrónico, o
- fax.
Las solicitudes de registros de nómina se pueden hacer oralmente.
Un empleador que no cumpla con una solicitud de registros recibe una multa. La multa es:
- por un monto de $750, y
- se le paga a usted.
La falta también se considera una falta bajo la ley, que es un cargo diferente a una falta o una delito.
Tenga en cuenta que no hay leyes federales que le den el derecho de ver sus archivos de personal. Sin embargo, la mayoría de los estados le dan este derecho bajo estatutos estatales.
Nuestros abogados de trabajo y empleo en California destacarán lo siguiente en este artículo:
- 1. ¿Tengo derecho a mi archivo de personal?
- 2. ¿Cuándo puedo hacer esta solicitud?
- 3. ¿Cómo hago una solicitud de registros?
- 4. ¿Cuáles son las sanciones si un empleador no cumple?
- 5. ¿Existe una ley federal sobre la inspección de mi archivo de personal?
Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo.
1. ¿Tengo derecho a mi archivo de personal?
Sección 1198.5a del Código de Trabajo de California es la ley estatal que establece sus derechos básicos con respecto a las solicitudes de registros.
Esa estatuto dice:
“Todo empleado actual o anterior, o su representante, tiene derecho a inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado o con cualquier queja concerniente al empleado”.1
Debe hacer su solicitud por escrito.2 Tenga en cuenta, sin embargo, que una solicitud por escrito no es necesaria cuando busca ciertos registros de nómina. Una solicitud oral es suficiente en estos casos.3
Las leyes estatales dicen que los empleadores deben responder a las solicitudes de registros dentro de los 30 días a partir de la fecha en que recibe la solicitud.4 Esto son días calendario en lugar de días hábiles.
En cuanto a una solicitud de registros de nómina, los empleadores deben proporcionar una respuesta dentro de los 21 días.5
El Código de Trabajo de California no define específicamente el término “registros de personal”. Pero su derecho a solicitar elementos en un archivo de personal a menudo incluye el derecho a examinar lo siguiente:
- registros relacionados con su historial laboral,
- una solicitud de empleo,
- formularios de autorización de nómina,
- advertencias o avisos de elogio,
- avisos de una acción disciplinaria,
- registros relacionados con sus calificaciones para una compensación adicional,
- registros de asistencia,
- evaluaciones de desempeño,
- registros educativos,
- registros médicos si están relacionados con una situación laboral (como una lesión que cause una reclamación de compensación de trabajadores) y
- avisos de despido y licencias de ausencia.
Un empleador debe redactar cualquier información confidencial (como su número de seguro social) en estos registros antes de que un empleador examine el registro.
La ley estatal dice que las reglas anteriores sobre las solicitudes no se aplican a:
- registros relacionados con la investigación de un posible delito,
- cartas de referencia,6 y
- calificaciones, informes o registros que fueron:
- obtenidos antes de su empleo.
- preparados por miembros identificables del comité de examen.
- obtenidos en relación con un examen de promoción.7
Tenga en cuenta que los empleadores deben mantener una copia de su archivo de personal durante:
- un período de no menos de tres años después de la terminación del empleo, o
- un período razonable más allá de ese tiempo.8
2. ¿Cuándo puedo hacer esta solicitud?
Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo.
Sin embargo, muchas solicitudes se realizan en relación con una (posible) demanda judicial o una acusación de mala conducta, incluyendo acusaciones de:
- discriminación por edad,
- acoso entre compañeros de trabajo,
- discriminación por discapacidad,
- mala conducta de un maestro,9
- discriminación por género,
- difamación,10
- acoso sexual,
- impedir una promoción o la falta de promoción,11
- acoso por parte de un supervisor,
- acoso, y
- despido injustificado.
Puede ejercer una solicitud de registros laborales en cualquier momento por casi cualquier motivo.
3. ¿Cuáles son algunos consejos prácticos para una solicitud de registros?
Hay algunas claves consejos prácticos que debe considerar al redactar una solicitud de registros laborales.
La “solicitud escrita” puede tomar la forma de:
- una carta,
- un correo electrónico, o
- un fax.
La solicitud debe ser breve (unos pocos párrafos cortos) y directa. Tienes derecho a hacer esta solicitud. Esto significa que no tiene que explicar en detalle todos los motivos por los que se solicitan los registros. Bastará con unos pocos.
Tienes que mantener un tono profesional al solicitar registros. El lenguaje grosero o enojado debe excluirse.
Además, es una buena idea que hagas lo siguiente:
- dirigir o enviar la “escritura” a recursos humanos o un supervisor,
- incluir tu título de trabajo,
- establecer claramente el o los documentos específicos que se solicitan, y
- mantener una copia de la solicitud.
4. ¿Cuáles son las penalidades si un empleador no cumple?
Un empleador que no cumpla con una solicitud de registros según lo establecido en la Sección 1198.5 está sujeto a una multa. La multa es:
- en la cantidad de $750, y
- se le paga a usted.12
También puede presentar una injuncio contra el empleador. Una orden judicial, si es exitosa, obliga al empleador a cumplir con la solicitud. Si presenta una solicitud de medidas cautelares, puede recuperar:
- cualquier costo legal incurrido, y
- honorarios razonables de abogado.13
La violación de LC 1198.5 por parte de una empresa es una falta. Tenga en cuenta, sin embargo, que es un delito misdemeanor si:
- solicita cualquier instrumento que haya firmado relacionado con la obtención o mantenimiento de empleo, y
- la empresa no cumple con la solicitud.14
5. ¿Existe una ley federal sobre la inspección de mi archivo de personal?
No hay leyes federales en los Estados Unidos que te den el derecho a ver tu archivo de personal.
Sin embargo, la mayoría de los estados te otorgan este derecho bajo estatutos estatales.
Referencias legales:
- Código Laboral de California 1198.5a. Véase también Código Laboral de California 1198.
- Código Laboral de California 1198.5b2.
- Código Laboral de California 226c.
- Código Laboral de California 1198.5b1.
- Código Laboral de California 226c.
- Vea, por ejemplo, Junta de Fideicomisarios v. Tribunal Superior del Condado de Santa Clara (1981) 119 Cal.App.3d 516; y, Williams v. Tribunal Superior (2017) 3 Cal.5th 531.
- Código Laboral de California 1198.5h.
- Código Laboral de California 1198.5c1.
- Maestros Asociados v. Distrito Escolar Unificado de Chino Valley (2018), 241 Cal. Rptr. 3d 732.
- Junta de Fideicomisarios v. Tribunal Superior del Condado de Santa Clara, supra.
- Brutsch v. Ciudad de Los Ángeles (1992), 3 Cal.App.4th 354.
- Código Laboral de California 1198.5k.
- Código Laboral de California 1198.5l.
- Código Laboral de California 432 y 433.