¿Cómo hago una solicitud de registros de empleo en California?

Una solicitud de registros de empleo se refiere a su derecho según el Código Laboral de California 1198.5 para pedirle a su empleador pasado o presente sus registros de personal. Esto incluye sus:

• solicitudes de empleo,
• registros de nómina, y
• evaluaciones de desempeño.

Puede solicitar sus registros de nómina oralmente, aunque generalmente debe solicitar sus registros de personal completos por escrito a través de:

• carta,
• correo electrónico,
• fax, o
• un formulario de solicitud de registros proporcionado por su empleador.

Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo. Muchas solicitudes se hacen en relación con una denuncia de mala conducta por parte de la empresa, como

• discriminación por edad,
• discriminación racial,
• terminación injusta, o
• la violación de una ley de horas y salarios.

Si su empleador no cumple con su solicitud de registros, tiene derecho a una multa de $750.

Nuestros abogados laborales y de empleo de California destacarán lo siguiente en este artículo:

• 1. Sus derechos
• 2. Momento de la solicitud
• 3. Hacer una solicitud
• 4. Sanciones para el empleador
• 5. Ley federal
• Recursos adicionales

1. Sus derechos

La Sección 1198.5a del Código Laboral de California es la ley estatal que establece sus derechos básicos con respecto a las solicitudes de registros.

Esa ley dice:

“Cada empleado actual y anterior, o su representante, tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado o cualquier queja relacionada con el empleado.”¹

Debe hacer su solicitud por escrito.² Sin embargo, tenga en cuenta que una solicitud por escrito no es necesaria cuando busca ciertos registros de nómina: una solicitud oral en estos casos es suficiente.³

Las leyes estatales dicen que los empleadores deben responder a las solicitudes de registros dentro de los 30 días calendario después de la fecha en que recibe la solicitud.⁴ Cualquier solicitud de registros de nómina debe ser proporcionada dentro de los 21 días.⁵

 

Tus registros de personal

El Código Laboral de California no define específicamente el término “registros de personal”. Aunque su derecho a solicitar elementos en un archivo de personal a menudo incluye el derecho a examinar lo siguiente:

• registros relacionados con su historial de empleo,
• una solicitud de empleo y cartas de oferta,
• formularios de autorización de nómina y registros / estados de salarios,
• advertencias o avisos de elogio,
• avisos de una acción disciplinaria,
• registros relacionados con sus calificaciones para una compensación adicional,
• registros de asistencia,
• evaluaciones y revisiones de desempeño,
• registros de educación y capacitación,
• avisos de embargos salariales,
• registros médicos si están relacionados con una situación laboral (como una lesión que causa una demanda de compensación para trabajadores o una prueba de drogas),
• avisos de despido, vacaciones o permisos de ausencia,
• acuerdos de arbitraje, y
• avisos de terminación.

Un empleador debe redactar cualquier información confidencial (como su número de seguro social) en estos registros antes de que el empleador examine el registro. (Tenga en cuenta que cualquier registro médico debe almacenarse en un archivo confidencial separado de sus registros de personal).

Excepciones a las reglas de solicitud de registros

La ley estatal establece que las reglas anteriores con respecto a las solicitudes no se aplican a:

• registros relacionados con la investigación de un posible delito penal,
• cartas de referencia,⁶
• registros relacionados con empleados protegidos por la Ley de Procedimiento de Funcionarios Públicos o sujetos a la Ley de Prácticas de Información de 1977, y
• calificaciones, informes o registros que fueron:
  • obtenido antes de su empleo.
  • preparado por miembros identificables del comité de examen.
  • obtenido en relación con un examen de ascenso.⁷

Además, si está sujeto a un acuerdo de negociación colectiva, el acuerdo puede establecer sus propias reglas de solicitud de registros que anulan el Código Laboral 1198.5.

Cuánto tiempo su empleador mantiene su archivo

Los empleadores deben mantener una copia de su archivo de personal durante:

• un período de no menos de tres años después de la terminación del empleo o
• un período razonable más allá de ese tiempo.⁸

2. Momento de la solicitud

Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo.

Sin embargo, muchas solicitudes se realizan en relación con una demanda (potencial) o una denuncia de mala conducta, incluidas las denuncias de:

• discriminación por edad,
• acoso de compañeros de trabajo,
• discriminación por discapacidad,
• mala conducta del maestro,⁹
• discriminación de género,
• difamación,
• acoso sexual,
• impedir una promoción o la falta de promoción,¹⁰
• acoso del supervisor,
• acoso laboral y
• terminación injusta.

Tenga en cuenta que si es un ex empleado, su ex empleador no tiene que cumplir con más de una solicitud de registro por año.¹¹

3. Hacer una solicitud

Hay algunos consejos prácticos clave que debe considerar al redactar una solicitud de registros de empleo.

La solicitud “escrita” puede tomar la forma de:

• una carta,
• un correo electrónico, o
• fax.

Es posible que su empleador ya tenga un formulario de solicitud de registros que pueda completar en la oficina o en línea, así que consulte su manual del empleado para obtener más detalles.

La solicitud debe ser breve (unos pocos párrafos cortos) y directa. Tiene derecho a hacer esta solicitud. Esto significa que no tiene que explicar en detalle todas las razones de los registros solicitados. Solo unos pocos serán suficientes.

Debe mantener un tono profesional al solicitar registros. El lenguaje grosero o enojado debe ser excluido.

Además, es una buena idea que haga lo siguiente:

• dirigirse o enviar la “escritura” a recursos humanos o a un supervisor,
• incluya su título de trabajo,
• indique claramente el documento (s) específico (s) que se están buscando y
• mantenga una copia de la solicitud.

Correo electrónico de solicitud de registros de muestra

Línea de asunto: Solicitud de copias de mis registros de empleo Estimado Departamento de Recursos Humanos, Solicito copias de mis registros de personal. Específicamente, solicito: mi expediente personal y cualquier otro registro que mantengan sobre mi desempeño o cualquier queja relacionada conmigo. (Código Laboral de California 1198.5 LC) Cada documento que firmé relacionado con mi empleo. (Código Laboral de California 432 LC) Todos mis registros de nómina, que deben incluir al menos los últimos tres años. (Código Laboral de California 226) Espero recibir las copias pronto en [insertar dirección de correo o correo electrónico] Gracias, [su nombre]

4. Sanciones para el Empleador

Es una infracción para el empleador no cumplir con una solicitud de registros bajo el Código Laboral de California 1198.5. La sanción es de $750 pagados a usted.¹²

También puede presentar una orden judicial contra el empleador. Una orden judicial, si tiene éxito, obliga al empleador a cumplir con la solicitud. Si presenta una solicitud de alivio de la orden judicial, puede recuperar:

• todos los costos legales incurridos y
• honorarios razonables de abogados.¹³

Tenga en cuenta que el Código Laboral 432 establece como delito menor -que es más grave que una infracción- si su empresa no cumple con su solicitud de cualquier documento que haya firmado relacionado con la obtención o mantenimiento de empleo. Ejemplos de dichos documentos incluyen:

• solicitudes de empleo,
• contratos de trabajo,
• instrumentos de retención de impuestos,
• formularios de depósito directo,
• tarjetas de tiempo,
• reconocimientos de políticas,
• acuerdos de no competencia,
• quejas de empleados que haya presentado y/o
• evaluaciones de desempeño o advertencias.

Aunque el Código Laboral 432 no especifica un plazo para la producción de estos documentos, presumiblemente es de 30 días -el mismo que para las solicitudes de registros bajo el Código Laboral 1198.5.¹⁴

5. Ley Federal

No hay leyes federales en los Estados Unidos que le den derecho a revisar sus expedientes de personal.

Sin embargo, la mayoría de los estados le otorgan este derecho bajo estatutos estatales.

Recursos Adicionales

Para obtener más información, consulte lo siguiente:

• Expedientes y Registros de Personal – Resumen de la ley estatal por el Departamento de Relaciones Industriales de California.
• Derechos en el lugar de trabajo: Acceso a los expedientes de personal – Artículo en Public Affairs Quarterly.
• La Confidencialidad de los Expedientes de Personal: Una Visión Legal y Ética – Artículo en Lab. Law Journal.
• Acceso de empleados y gobierno a los expedientes de personal: derechos y requisitos – Artículo en Employee Relations Law Journal.
• Confidencialidad de los Expedientes de Personal en el Sector Privado – Artículo en U.C. Davis Law Review.

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Referencias legales: