¿Cómo solicitar su expediente personal de su antiguo empleador?

Publicado July 6, 2023

Puedes solicitar tu expediente personal a un antiguo empleador contactándolos, a menudo por escrito, y exigiendo acceso al archivo. Los empleadores están legalmente obligados a mantener registros sobre tu tiempo en el trabajo. Generalmente tienes el derecho de revisar estos registros.

Tu expediente personal puede ser una prueba valiosa si has sufrido un

• despido injusto o
• otro revés en el lugar de trabajo.

¿Cuál es la mejor manera de solicitar un expediente personal?

La mejor manera de acceder a tu expediente personal de un antiguo empleador es solicitarlo por escrito. Sin embargo, diferentes estados proporcionan diferentes derechos con respecto a tu expediente personal. Debes tener un sólido entendimiento de tus derechos antes de hacer una solicitud. Envía tu solicitud a la persona o departamento apropiado de tu antiguo empleador.

Antes de hacer la solicitud, deberías obtener el consejo legal de un abogado laboral en una firma de abogados de buena reputación. No hay una ley federal que regule el acceso a tus registros personales. Entender la ley estatal aplicable es importante. Puede haber un proceso detallado para solicitar tus registros personales de un antiguo empleador. Si lo hay, debes seguirlo.

En general, sin embargo, puedes enviar una solicitud por escrito para tu expediente personal.

La solicitud siempre debe ser por escrito. Enviar la solicitud por correo electrónico también funciona. Al hacer la solicitud por escrito, creas una pista de papel. Quieres poder demostrar que la solicitud

• se hizo y
• se recibió.

En muchos estados, la solicitud debe ser por escrito.¹

Deberías enviar la solicitud a la persona o departamento apropiado. Si tu antiguo empleador tenía un departamento de recursos humanos (RR. HH.), envíalo allí. Si no había un departamento de RR. HH., envía la solicitud a:

• tu antiguo supervisor, o
• la persona que creas que está a cargo de los archivos de personal de los empleados.

Los empleadores tienen el deber legal de responder y cumplir con estas solicitudes. Sin embargo, generalmente se les da una cantidad razonable de tiempo para responder.

¿Qué información tiene que mantener mi empleador?

Los empleadores tienen que mantener información sobre tu empleo en sus archivos de personal. Los diferentes estados pueden variar en lo que se requiere. Sin embargo, tu archivo de personal de empleado generalmente incluirá:

• tu solicitud de empleo,
• información de salario,
• horas trabajadas, más a menudo en forma de hojas de tiempo,
• registros de nómina,
• tiempo de vacaciones,
• licencia médica o tiempo de enfermedad,
• información sobre cualquier ausencia de la que hayas disfrutado durante tu tiempo de empleo,
• tu información de contacto, incluyendo tu dirección,
• cualquier acción disciplinaria tomada en tu contra,
• memos internos sobre reuniones o discusiones disciplinarias,
• evaluaciones de desempeño,
• cartas de referencia,
• registros médicos relacionados con cualquier lesión en el lugar de trabajo, y
• quejas o recomendaciones sobre ti de compañeros de trabajo, supervisores, clientes o clientes.

¿Cuáles son mis derechos a mi archivo?

Generalmente, tienes derecho a revisar tu archivo de personal. Las leyes estatales a menudo imponen pequeños límites a ese derecho, sin embargo. Sin embargo, esas limitaciones pueden tener un impacto significativo en tu capacidad de revisar tu archivo después de haber dejado la empresa.

En Colorado, por ejemplo, los empleadores tienen que permitirte inspeccionar y obtener una copia de tu archivo de personal. Sin embargo, hay limitaciones:

• los antiguos empleados solo tienen que ser permitidos 1 inspección de sus archivos,
• los empleadores pueden exigir que la inspección se realice en presencia de alguien de la empresa,
• se te pueden cobrar costos de copia razonables, y
• la inspección tiene que ser en la oficina del empleador y en un momento que sea conveniente para ti y el empleador.²

En Illinois, solo los empleadores con 5 o más empleados están cubiertos por la ley. Los antiguos empleados solo tienen acceso a sus archivos de personal durante 1 año después de la terminación. Los empleadores cubiertos tienen que conceder al menos 2 solicitudes de inspección en un año calendario. Sin embargo, esas solicitudes deben hacerse en intervalos razonables.³

Los antiguos empleados solo tienen una sola oportunidad para revisar sus registros en Minnesota, también. Sin embargo, solo los empleadores que tengan 20 o más empleados están cubiertos por la ley allí.⁴

Massachusetts la ley estatal establece el cronograma para cumplir con la solicitud. Allí, tienes derecho a revisar tu archivo de personal dentro de 5 días hábiles de presentar una solicitud. Puedes hacer esto hasta 2 veces en un año calendario. Tu empleador también debe notificarte dentro de 10 días de cualquier información negativa que se agregue a tu archivo. ⁵

Las violaciones de estas reglas generalmente son informables al Departamento de Trabajo de tu estado.

¿Por qué es importante acceder a él?

Si has sufrido una acción laboral adversa, tu archivo de personal puede tener información valiosa en él. Esa información se puede usar como evidencia para una variedad de reclamos legales, incluyendo para:

• despido injustificado de empleo,
• acoso laboral,
• discriminación,
• represalias, y
• violaciones de salario y horas.

Los empleados actuales y anteriores deben considerar firmemente revisar su archivo de personal después de una acción laboral adversa. Esto incluye cuando han sido:

• despedidos,
• despedidos,
• rebajados,
• transferidos, o
• negados un ascenso o compensación adicional.

Puede haber evidencia en el archivo de personal de que esta desventaja laboral fue impropera.

Por ejemplo: Barry se despide. Él solicita su archivo de personal. En él, encuentra un memo sobre la decisión de dejarlo ir. Un factor determinante en su despido fueron las lesiones laborales que sufrió. Su despido puede ser represalia por presentar una solicitud de compensación de trabajadores.

¿Cuál es la ley en California?

La ley estatal de California es más amigable con los trabajadores y los empleados anteriores que la mayoría de otros estados. Los empleadores deben dar a los empleados acceso a sus registros en muchas circunstancias.

Los empleadores deben mantener todos los registros de personal de los empleados durante al menos 3 años después de la terminación del trabajador. ⁶ Estos registros deben incluir los relacionados con:

• su desempeño, y
• cualquier queja laboral sobre usted. ⁷

Los antiguos empleados tienen derecho a una copia de sus registros de personal. Los empleadores tienen que cumplir con al menos 1 solicitud por año. ⁸ La copia de su archivo se puede hacer disponible para usted o para su representante autorizado:

• en el lugar donde se mantienen los registros,
• en otro lugar, si tanto usted como su empleador acuerdan por escrito esa ubicación, o
• por correo, si usted paga los gastos postales reales. ⁹

Si fue despedido por acoso o violación de la ley, su antiguo empleador puede proporcionar los registros en un lugar distinto al lugar de trabajo. ¹⁰

Los empleados actuales pueden revisar el registro en el lugar donde informan al trabajo. ¹¹

Puede hacer una solicitud para inspeccionar estos registros o para pedir una copia de ellos. La solicitud debe estar por escrito. ¹² Su antiguo empleador debe hacer los registros disponibles dentro de los 30 días hábiles de recibir la solicitud, a menos que se acuerden otros arreglos. ¹³ La inspección debe ocurrir en un momento razonable del día. ¹⁴ Si solicita una copia de los archivos, puede ser cobrado con los costos reales de copiarlos. ¹⁵

La copia puede ser redactada por el empleador, eliminando todos los nombres de los empleados no supervisores. ¹⁶

Algunos registros laborales no tienen que ser proporcionados. Esta información incluye:

• registros relacionados con una investigación criminal en curso,
• cartas de referencia,
• registros obtenidos antes de su empleo,
• informes preparados por los miembros del comité de examen que se identificarían en el registro, y
• calificaciones obtenidas en relación con un examen de promoción. ¹⁷

Los empleados públicos y aquellos sujetos a un acuerdo de negociación colectiva pueden tener reglas diferentes.

Si su antiguo empleador no satisface sus obligaciones legales según la ley estatal, usted o el Comisionado de Trabajo de California del Departamento de Relaciones Industriales pueden recuperar una multa de $750.¹⁸ También puede presentar una demanda y obtener:

• una medida cautelar en forma de una orden judicial para cumplir con sus derechos de empleado,
• los costos de presentar la demanda, y
• los honorarios de abogados.¹⁹

Sin embargo, sus derechos a revisar o obtener su archivo de personal se ponen en espera si presenta una demanda contra su antiguo empleador donde los registros pueden ser relevantes.²⁰ Deben producirse a través del proceso de descubrimiento, en cambio.

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