¿Cómo solicitar su expediente personal de su antiguo empleador?

Puedes solicitar tu expediente personal a un antiguo empleador contactándolos, a menudo por escrito, y exigiendo acceso al archivo. Los empleadores están legalmente obligados a mantener registros sobre tu tiempo en el trabajo. Generalmente tienes derecho a revisar estos registros.

Tus archivos personales pueden ser una prueba valiosa si has sufrido un

• despido injusto o
• otra desventaja en el lugar de trabajo.

¿Cuál es la mejor manera de solicitar un expediente personal?

La mejor manera de acceder a tu expediente personal de un antiguo empleador es solicitarlo por escrito. Sin embargo, diferentes estados proporcionan diferentes derechos con respecto a tu expediente personal. Debes tener un sólido entendimiento de tus derechos antes de hacer una solicitud. Envía tu solicitud a la persona o departamento apropiado de tu antiguo empleador.

Antes de hacer la solicitud, deberías obtener el consejo legal de un abogado laboral en una firma de abogados de buena reputación. No hay una ley federal que regule el acceso a tus registros personales. Entender la ley estatal aplicable es importante. Puede haber un proceso detallado para solicitar tus registros personales de un antiguo empleador. Si lo hay, debes seguirlo.

Solicitudes por escrito para tu expediente personal

Generalmente, puedes enviar una solicitud por escrito para tu expediente personal. Enviar la solicitud por correo electrónico también funciona.

Al hacer la solicitud por escrito, crea una pista de papel. Quieres poder demostrar que la solicitud

• se hizo y
• se recibió.

En muchos estados, la solicitud debe estar por escrito.¹

A quién hacer la solicitud

Debe enviar la solicitud a la persona o departamento apropiado. Si su antiguo empleador tenía un departamento de recursos humanos (RR. HH.), envíelo allí. Si no hubiera un departamento de RR. HH., envíe la solicitud a:

• su antiguo supervisor, o
• la persona que cree que está a cargo de los archivos de personal de los empleados.

Los empleadores tienen el deber legal de responder y cumplir con estas solicitudes. Sin embargo, generalmente se les da una cantidad razonable de tiempo para responder.

¿Qué información tiene que mantener mi empleador?

Los empleadores tienen que mantener información sobre su empleo en sus archivos de personal. Los diferentes estados pueden variar en lo que se requiere. Sin embargo, su archivo de personal de empleados generalmente incluirá:

• su solicitud de empleo,
• información de salario,
• horas trabajadas, generalmente en forma de hojas de tiempo,
• registros de nómina,
• tiempo de vacaciones,
• tiempo de licencia médica o enfermedad,
• información sobre cualquier ausencia de la que haya disfrutado durante su tiempo de empleo,
• su información de contacto, incluido su dirección,
• cualquier acción disciplinaria tomada en su contra,
• memos internos sobre reuniones o discusiones disciplinarias,
• evaluaciones de desempeño,
• cartas de referencia,
• registros médicos relacionados con cualquier lesión en el lugar de trabajo, y
• quejas o recomendaciones sobre usted de compañeros de trabajo, supervisores, clientes o clientes.

¿Cuáles son mis derechos a mi archivo?

Generalmente, tienes derecho a revisar tu archivo de personal. Las leyes estatales a menudo imponen pequeños límites a ese derecho, sin embargo. Sin embargo, esas limitaciones pueden tener un impacto significativo en su capacidad de revisar su archivo después de haber dejado la empresa.

Las violaciones de los empleadores a estas reglas generalmente son informables al Departamento de Trabajo de tu estado.

Colorado

En Colorado, por ejemplo, los empleadores tienen que permitirte inspeccionar y obtener una copia de tu archivo de personal. Sin embargo, hay limitaciones:

• los empleados anteriores solo tienen que ser permitidos 1 inspección de sus archivos,
• los empleadores pueden requerir que la inspección se realice en presencia de alguien de la empresa,
• se te pueden cobrar costos de copia razonables, y
• la inspección tiene que ser en la oficina del empleador y en un momento que sea conveniente para ti y el empleador.²

Illinois

En Illinois, solo los empleadores con 5 o más empleados están cubiertos por la ley. Los empleados anteriores solo tienen acceso a sus archivos de personal durante 1 año después de la terminación. Los empleadores cubiertos tienen que conceder al menos 2 solicitudes de inspección en un año calendario. Sin embargo, esas solicitudes deben hacerse en intervalos razonables.³

Minnesota

Los empleados anteriores solo tienen una sola oportunidad para revisar sus registros en Minnesota, también. Sin embargo, solo los empleadores que tengan 20 o más empleados están cubiertos por la ley allí.⁴

Massachusetts

La ley estatal de Massachusetts establece el calendario para cumplir con la solicitud. Allí, tienes derecho a revisar tu archivo de personal dentro de 5 días hábiles de presentar una solicitud. Puedes hacer esto hasta 2 veces en un año calendario. Tu empleador también tiene que notificarte dentro de 10 días de que se agregue alguna información negativa a tu archivo.⁵

¿Por qué es importante acceder a él?

Si has sufrido una acción laboral adversa, tu archivo de personal puede tener información valiosa en él. Esa información se puede usar como evidencia para una variedad de reclamos legales, incluyendo para:

• despido injusto de empleo,
• acoso laboral,
• discriminación,
• represalias, y
• violaciones de salario y horas.

Cuándo solicitar tus archivos de personal

Los empleados actuales y anteriores deben considerar fuertemente revisar su archivo de personal después de una acción laboral adversa. Esto incluye cuando han sido:

• despedidos,
• despedidos,
• rebajados,
• transferidos, o
• denegados un ascenso o una compensación adicional.

Puede haber evidencia en el archivo de personal de que esta desventaja laboral fue improcedente.

Por ejemplo: Barry es despedido. Él solicita su archivo de personal. En él, encuentra un memo sobre la decisión de dejarlo ir. Un factor determinante en su despido fueron las lesiones laborales que sufrió. Su terminación puede ser represalia por presentar una solicitud de compensación de trabajadores.

La ley de California exige que los empleadores mantengan los registros de personal durante 3 años después de la terminación de un trabajador.

¿Cuál es la ley en California?

La ley estatal de California es más favorable para los trabajadores y los ex empleados que la mayoría de otros estados. Los empleadores deben dar a los empleados acceso a sus registros en muchas circunstancias.
Los empleadores deben mantener todos los registros de personal de los empleados durante al menos 3 años después de la terminación del trabajador.⁶ Estos registros deben incluir los relacionados con:

• su rendimiento, y
• cualquier queja laboral sobre usted.⁷

Los ex empleados tienen derecho a una copia de sus registros de personal. Los empleadores tienen que cumplir con al menos 1 solicitud por año.⁸ La copia de su archivo se puede poner a su disposición o a su representante autorizado:

• en el lugar donde se mantienen los registros,
• en otro lugar, si tanto usted como su empleador acuerdan por escrito esa ubicación, o
• por correo, si usted paga los gastos postales reales.⁹

Si fue despedido por acoso o violación de la ley, su empleador anterior puede proporcionar los registros en un lugar distinto al lugar de trabajo.¹⁰

Los empleados actuales pueden revisar el registro en el lugar donde informan al trabajo.¹¹

Cómo solicitar sus archivos de personal

Puede hacer una solicitud para inspeccionar estos registros o solicitar una copia de ellos. La solicitud debe ser por escrito.¹²

Su antiguo empleador debe hacer los registros disponibles dentro de los 30 días calendario a partir de la recepción de la solicitud, a menos que se acuerden otros arreglos.¹³ La inspección debe ocurrir en un momento razonable del día.¹⁴

Si solicita una copia de los archivos, puede ser cobrado con los costos reales de copiarlos.¹⁵ La copia puede ser redactada por el empleador, eliminando todos los nombres de los empleados no supervisores.¹⁶

Algunos registros laborales no tienen que ser proporcionados. Esta información incluye:

• registros relacionados con una investigación criminal en curso,
• cartas de referencia,
• registros obtenidos antes de su empleo,
• informes preparados por miembros del comité de examen que se identificarían en el registro, y
• calificaciones obtenidas en relación con un examen de promoción.¹⁷

Los empleados públicos y aquellos sujetos a un acuerdo de negociación colectiva pueden tener reglas diferentes.

Cuando su empleador no proporciona sus archivos de personal

Si su antiguo empleador no cumple con sus obligaciones legales bajo la ley estatal, usted o el Comisionado de Trabajo de California del Departamento de Relaciones Industriales pueden recuperar una multa de $750.¹⁸ También puede presentar una demanda y obtener:

• una medida cautelar en forma de una orden judicial para cumplir con sus derechos de empleado,
• los costos de presentar la demanda, y
• los honorarios de abogados.¹⁹

Sin embargo, sus derechos a revisar o obtener su archivo de personal se ponen en espera si presenta una demanda contra su antiguo empleador donde los registros pueden ser relevantes.²⁰ Deben producirse a través del proceso de descubrimiento, en cambio.

Recursos adicionales

Para obtener más información, consulte lo siguiente:

• Archivos y registros de personal – Visión general de la ley estatal por el Departamento de Relaciones Industriales de California.
• Derechos en el lugar de trabajo: Acceso a los archivos de personal – Artículo en Public Affairs Quarterly.
• La confidencialidad de los archivos de personal: una visión legal y ética – Artículo en Lab. Law Journal.
• Acceso de los empleados y del gobierno a los archivos de personal: derechos y requisitos – Artículo en Employee Relations Law Journal.
• Confidencialidad de los archivos de personal en el sector privado – Artículo en U.C. Davis Law Review.