Código Laboral de California 1198.5 LC – Registros de Personal

El texto completo de la ley es el siguiente:

1198.5. (a) Todo empleado actual o anterior, o su representante, tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado o cualquier queja relacionada con el empleado.
(b)
(1) El empleador deberá poner a disposición del empleado actual o anterior, o su representante, el contenido de esos registros de personal para su inspección en intervalos razonables y en horarios razonables, pero no más tarde de 30 días calendario a partir de la fecha en que el empleador reciba una solicitud por escrito, a menos que el empleado actual o anterior, o su representante, y el empleador acuerden por escrito una fecha posterior a 30 días calendario para inspeccionar los registros, y la fecha acordada no exceda los 35 días calendario a partir de la recepción de la solicitud por escrito por parte del empleador. A solicitud por escrito de un empleado actual o anterior, o su representante, el empleador también deberá proporcionar una copia de los registros de personal, a un costo que no exceda el costo real de reproducción, no más tarde de 30 días calendario a partir de la fecha en que el empleador reciba la solicitud, a menos que el empleado actual o anterior, o su representante, y el empleador acuerden por escrito una fecha posterior a 30 días calendario para producir una copia de los registros, siempre y cuando la fecha acordada no exceda los 35 días calendario a partir de la recepción de la solicitud por escrito por parte del empleador. Excepto como se establece en el párrafo (2) de la subdivisión (c), el empleador no está obligado a poner a disposición esos registros de personal o una copia de los mismos en un momento en que el empleado realmente deba prestar servicios al empleador, si el solicitante es el empleado.
(2)
(A) A los efectos de esta sección, una solicitud para inspeccionar o recibir una copia de los registros de personal deberá hacerse de cualquiera de las siguientes maneras:
(i) Por escrito y presentada por el empleado actual o anterior o su representante.
(ii) Por escrito y presentada por el empleado actual o anterior o su representante completando un formulario proporcionado por el empleador.
(B) Un formulario proporcionado por el empleador deberá estar disponible para el empleado o su representante a solicitud verbal del supervisor del empleado o, si se conoce al empleado o su representante en el momento de la solicitud, a la persona que el empleador designe en virtud de esta sección para recibir una solicitud verbal del formulario.
(c) El empleador deberá hacer lo siguiente:
(1) Con respecto a todos los empleados, mantener una copia de los registros de personal de cada empleado por un período de no menos de tres años después de la terminación del empleo.
(2) Con respecto a los empleados actuales, poner a disposición los registros de personal del empleado actual para su inspección y, si lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los mismos, en el lugar donde el empleado se presenta a trabajar, o en otro lugar acordado por el empleador y el solicitante. Si se requiere que el empleado inspeccione o reciba una copia en un lugar que no sea el lugar donde se presenta a trabajar, no se permitirá ninguna pérdida de compensación para el empleado.
(3)
(A) Con respecto a los empleados anteriores, poner a disposición los registros de personal del empleado anterior para su inspección y, si lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los mismos, en el lugar donde el empleador almacena los registros, a menos que las partes acuerden por escrito un lugar diferente. Un empleado anterior puede recibir una copia por correo si reembolsa al empleador por los gastos postales reales.
(B)
(i) No obstante lo dispuesto en el inciso (A), si un empleado anterior que solicita inspeccionar sus registros de personal fue despedido por una violación de la ley o una política relacionada con el empleo que involucra acoso o violencia en el lugar de trabajo, el empleador puede cumplir con la solicitud haciendo una de las siguientes acciones:
(I) Poner los registros de personal a disposición del empleado anterior para su inspección en un lugar que no sea el lugar de trabajo y que esté a una distancia razonable en automóvil de la residencia del empleado anterior.
(II) Proporcionar una copia de los registros de personal por correo.
(ii) Nada en este subpárrafo limitará el derecho de un ex empleado a recibir una copia de sus registros de personal.
(d) Un empleador solo está obligado a cumplir con una solicitud por año de un ex empleado para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal.
(e) El empleador puede tomar medidas razonables para verificar la identidad de un empleado actual o anterior o su representante autorizado. A los efectos de esta sección, “representante” significa una persona autorizada por escrito por el empleado para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal.
(f) El empleador puede designar a la persona a quien se hace la solicitud.
(g) Antes de poner a disposición para inspección o proporcionar una copia de los registros especificados en la subdivisión (a), el empleador puede redactar el nombre de cualquier empleado no supervisorio contenido en ellos.
(h) Los requisitos de esta sección no se aplican a:
(1) Registros relacionados con la investigación de un posible delito penal.
(2) Cartas de referencia.
(3) Calificaciones, informes o registros que fueron:
(A) Obtenidos antes del empleo del empleado.
(B) Preparado por miembros identificables del comité de examen.
(C) Obtenido en relación con un examen de ascenso.
(4) Empleados que están sujetos a la Ley de Derechos Procesales de Oficiales de Seguridad Pública (Capítulo 9.7 (comenzando con la Sección 3300) de la División 4 del Título 1 del Código de Gobierno).
(5) Empleados de agencias sujetas a la Ley de Prácticas de Información de 1977 (Título 1.8 (comenzando con la Sección 1798) de la Parte 4 de la División 3 del Código Civil).
(i) Si una agencia pública ha establecido una junta o comisión independiente de relaciones laborales, un empleado debe buscar primero un remedio con respecto a cualquier asunto o disputa relacionada con esta sección de esa junta o comisión antes de buscar cualquier recurso judicial disponible.
(j) Al promulgar esta sección, la intención de la Legislatura es establecer estándares mínimos para la inspección y la recepción de una copia de los registros de personal por parte de los empleados. Nada en esta sección se interpretará como impedimento para el establecimiento de reglas adicionales para la inspección y la recepción de una copia de los registros de personal que se establezcan como resultado de acuerdos entre un empleador y una organización de empleados reconocida.
(k) Si un empleador no permite que un empleado actual o anterior, o su representante, inspeccione o copie los registros de personal dentro de los plazos especificados en esta sección, o los plazos acordados por mutuo acuerdo según lo dispuesto en esta sección, el empleado actual o anterior o el Comisionado de Trabajo pueden recuperar una multa de setecientos cincuenta dólares ($750) del empleador.
(l) Un empleado actual o anterior también puede presentar una acción para obtener una orden judicial para cumplir con esta sección, y puede recuperar los costos y honorarios razonables de abogados en dicha acción.
(m) No obstante la Sección 1199, una violación de esta sección es una infracción. La imposibilidad de cumplimiento, no causada por o resultante de una violación de la ley, puede ser alegada como defensa afirmativa por un empleador en cualquier acción que alegue una violación de esta sección.
(n) Si un empleado o ex empleado presenta una demanda que se relaciona con un asunto de personal contra su empleador o ex empleador, el derecho del empleado, ex empleado o su representante a inspeccionar o copiar los registros de personal en virtud de esta sección cesa durante la pendencia de la demanda en el tribunal con jurisdicción original.
(o) A los efectos de esta sección, una demanda “se relaciona con un asunto de personal” si los registros de personal de un empleado actual o anterior son relevantes para la demanda.
(p) Un empleador no está obligado a cumplir con más de 50 solicitudes en virtud de esta sección para inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal presentados por un representante o representantes de empleados en un mes calendario.
(q) Esta sección no se aplica a un empleado cubierto por un acuerdo de negociación colectiva válido si el acuerdo dispone expresamente lo siguiente:
(1) Los salarios, horas de trabajo y condiciones de trabajo de los empleados.
(2) Un procedimiento para la inspección y copia de registros de personal.
(3) Tasas de salario premium para todas las horas extras trabajadas.
(4) Una tasa de pago regular de no menos del 30 por ciento más que la tasa de salario mínimo estatal.

Ver, por ejemplo: Associated Chino Teachers v. Chino Valley Unified School Dist. (Cal. App. 4th Dist. Nov. 29, 2018), 241 Cal. Rptr. 3d 732; Brutsch v. City of Los Angeles (Cal. App. 2d Dist. Jan. 3, 1992), 3 Cal. App. 4th 354. Código Laboral de California 226c; Wellpoint Health Networks v. Superior Court (Cal. App. 2d Dist. 1997) 59 Cal. App. 4th 110.