Código Laboral de California 1198.5 LC requiere que los empleadores proporcionen a los empleados (o ex empleados) una copia de sus registros de personal dentro de los 30 días posteriores a la solicitud. Las solicitudes de registros de empleo deben ser por escrito a menos que los registros involucren nómina.
El texto completo de la ley dice lo siguiente:
LC 1198.5. (a) Todo empleado actual o anterior, o su representante, tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado o con cualquier queja relacionada con el empleado.
(b)
(1) El empleador deberá hacer disponibles para la inspección los contenidos de esos registros de personal al empleado actual o anterior, o a su representante, en intervalos razonables y en momentos razonables, pero no más tarde de 30 días calendario a partir de la fecha en que el empleador reciba una solicitud por escrito, a menos que el empleado actual o anterior, o su representante, y el empleador acuerden por escrito una fecha más allá de los 30 días calendario para inspeccionar los registros, y la fecha acordada no exceda de 35 días calendario a partir de la recepción por el empleador de la solicitud por escrito. A petición por escrito de un empleado actual o anterior, o de su representante, el empleador también deberá proporcionar una copia de los registros de personal, a un cargo que no exceda el costo real de reproducción, no más tarde de 30 días calendario a partir de la fecha en que el empleador reciba la solicitud, a menos que el empleado actual o anterior, o su representante, y el empleador acuerden por escrito una fecha más allá de los 30 días calendario para producir una copia de los registros, siempre que la fecha acordada no exceda de 35 días calendario a partir de la recepción por el empleador de la solicitud por escrito. A menos que se disponga lo contrario en el párrafo (2) de la subdivisión (c), el empleador no está obligado a hacer esos registros de personal o una copia de los mismos disponibles en un momento en que el empleado esté realmente obligado a prestar servicios al empleador, si el solicitante es el empleado.
(2)
(A) Para los fines de esta sección, una solicitud para inspeccionar o recibir una copia de los registros de personal se hará de una de las siguientes maneras:
(i) Por escrito y presentada por el empleado actual o anterior o su representante.
(ii) Por escrito y presentada por el empleado actual o anterior o su representante al completar un formulario proporcionado por el empleador.
(B) Un formulario proporcionado por el empleador se hará disponible al empleado o a su representante a petición verbal al supervisor del empleado o, si el empleado o su representante lo conocen al momento de la solicitud, a la persona que el empleador designe en virtud de esta sección para recibir una solicitud verbal por el formulario.
(c) El empleador deberá hacer lo siguiente:
(1) Con respecto a todos los empleados, mantener una copia de los registros de personal de cada empleado durante un período de no menos de tres años después de la terminación de la relación laboral.
(2) Con respecto a los empleados actuales, hacer disponibles para la inspección los registros de personal de un empleado actual, y, si así lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los mismos, en el lugar donde el empleado informa para trabajar, o en otro lugar acordado entre el empleador y el solicitante. Si se requiere al empleado que inspeccione o reciba una copia en un lugar distinto al lugar donde informa para trabajar, no se le permitirá ninguna pérdida de compensación al empleado.
(3)
(A) Con respecto a los empleados anteriores, hacer disponibles para la inspección los registros de personal de un empleado anterior, y, si así lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los mismos, en el lugar donde el empleador almacena los registros, a menos que las partes acuerden por escrito un lugar diferente. Un empleado anterior puede recibir una copia por correo si él o ella reembolsa al empleador los gastos postales reales.
(B)
(i) No obstante el apartado (A), si un empleado anterior que busca inspeccionar sus registros de personal fue despedido por una violación de la ley, o de una política relacionada con el empleo, que involucre acoso o violencia en el lugar de trabajo, el empleador puede cumplir con la solicitud haciendo una de las siguientes cosas:
(I) Haciendo los registros de personal disponibles para el empleado anterior para su inspección en un lugar distinto al lugar de trabajo que esté a una distancia de conducción razonable de la residencia del empleado anterior.
(II) Proporcionar una copia de los registros de personal por correo. (ii) Nada en este subapartado limitará el derecho de un ex empleado a recibir una copia de sus registros de personal. (d) Se requiere que un empleador cumpla con una sola solicitud por año de un ex empleado para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal. (e) El empleador puede tomar medidas razonables para verificar la identidad de un empleado actual o ex empleado o su representante autorizado. Para los fines de esta sección, “representante” significa una persona autorizada por escrito por el empleado para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal. (f) El empleador puede designar a la persona a quien se hace la solicitud. (g) Antes de poner a disposición para su inspección los registros especificados en la subdivisión (a) o proporcionar una copia de esos registros, el empleador puede tachar el nombre de cualquier empleado no supervisor que contenga. (h) Los requisitos de esta sección no se aplican a: (1) Registros relacionados con la investigación de un posible delito penal. (2) Cartas de referencia. (3) Calificaciones, informes o registros que se obtuvieron antes de la contratación del empleado. (A) Preparado por miembros identificables del comité de examen. (B) Obtenido en relación con un examen de promoción. (4) Los empleados que están sujetos a la Ley de Derechos Procesales de los Oficiales de Seguridad Pública (Capítulo 9.7 (comenzando con el artículo 3300) de la División 4 del Título 1 del Código de Gobierno). (5) Los empleados de agencias sujetas a la Ley de Prácticas de Información de 1977 (Título 1.8 (comenzando con el artículo 1798) de la Parte 4 de la División 3 del Código Civil). (i) Si una agencia pública ha establecido una junta o comisión independiente de relaciones laborales, un empleado debe buscar primero una solución con respecto a cualquier asunto o disputa relacionada con esta sección ante esa junta o comisión antes de buscar cualquier remedio judicial disponible. (j) Al promulgar esta sección, el Legislativo tiene la intención de establecer normas mínimas para la inspección y la recepción de una copia de los registros de personal por parte de los empleados. Nada en esta sección se interpretará para impedir el establecimiento de reglas adicionales para la inspección y la recepción de una copia de los registros de personal que se establezcan como resultado de acuerdos entre un empleador y una organización de empleados reconocida. (k) Si un empleador no permite a un empleado actual o ex empleado, o a su representante, inspeccionar o copiar los registros de personal dentro de los plazos especificados en esta sección, o los plazos acordados por mutuo acuerdo según lo dispuesto en esta sección, el empleado actual o ex empleado o el Comisionado del Trabajo pueden recuperar una multa de setecientos cincuenta dólares ($750) del empleador. (l) Un empleado actual o ex empleado también puede presentar una acción de medidas cautelares para obtener el cumplimiento de esta sección, y puede recuperar los costos y los honorarios razonables de un abogado en tal acción. (m) No obstante el artículo 1199, una violación de esta sección es una infracción. La imposibilidad de rendimiento, no causada o resultante de una violación de la ley, puede ser alegada como una defensa afirmativa por un empleador en cualquier acción que alegue una violación de esta sección. (n) Si un empleado o ex empleado presenta una demanda que se relaciona con un asunto de personal contra su empleador o ex empleador, el derecho del empleado, ex empleado o su representante para inspeccionar o copiar los registros de personal bajo esta sección cesa durante la pendencia de la demanda en la corte con jurisdicción original. (o) Para los fines de esta sección, una demanda “se relaciona con un asunto de personal” si los registros de personal de un empleado actual o ex empleado son relevantes para la demanda. (p) Un empleador no está obligado a cumplir con más de 50 solicitudes bajo esta sección para inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal presentados por un representante o representantes de empleados en un mes calendario. (q) Esta sección no se aplica a un empleado cubierto por un acuerdo de negociación colectiva válido si el acuerdo prevé expresamente todos los siguientes: (1) Los salarios, horas de trabajo y condiciones de trabajo de los empleados.
Análisis legal
El Código de Trabajo de California 1198.5 LC establece los procedimientos que deben seguir los empleadores y los empleados con respecto a los registros de personal, que generalmente incluyen información como:• Solicitudes de empleo
• Registros de nómina
• Historial laboral
• Advertencias o avisos de elogio o acción disciplinaria
• Registros de asistencia y evaluaciones de desempeño
• Registros médicos relacionados con reclamos de compensación de trabajadoresA menos que el empleado solicite registros de nómina, todas las solicitudes de registros deben hacerse por escrito al empleador. Las solicitudes de registros pueden hacerse no solo por empleados actuales, sino también por empleados anteriores (o sus representantes). Algunos empleadores proporcionan formularios preimpresos para que los empleados hagan solicitudes de registros.
Una vez hecha la solicitud, los empleadores deben responder dentro de:
• 21 días hábiles para los registros de nómina; o
• 30 días hábiles para todas las demás solicitudes de registrosEl incumplimiento de producir los registros a tiempo conlleva una multa de $750 al Comisionado de Trabajo de California. Además, los empleadores deben mantener los registros de personal durante al menos tres años después de que el empleado dejó de trabajar para el empleador.
Tenga en cuenta que LC 1198.5 no se aplica a
- cartas de referencia,
- registros de investigación criminal,
- cualquier registro obtenido antes del empleo, o
- registros de exámenes promocionales.
Además, los empleadores ya no tienen que responder a las solicitudes de registros si un empleado (o ex empleado) presenta una demanda contra el empleador relacionada con un asunto de personal. 1
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo solicitar mis registros de personal de mi empleador?
Si todo lo que desea ver son sus registros de nómina, puede hacer una solicitud oral. De lo contrario, la solicitud debe estar en escrito como un correo electrónico o una carta. 2
¿Qué pasa si mis registros de personal son inexactos?
Si su empleador no corrige ningún error en sus registros, consulte con un abogado de leyes laborales de California sobre cómo proceder. Su abogado puede escribir una carta con fuerte énfasis exigiendo que se hagan las correcciones. En algunos casos, puede tener motivos para una demanda si su empleador se niega a cumplir.
¿Qué pasa si mi empleador se niega a darme mis registros?
Puede presentar una queja ante el Comisionado de Trabajo de California dentro de tres años de la falta de su empleador de mostrarle sus registros. 3 Escuchar al Comisionado de Trabajo puede ser suficiente para que su empleador cumpla con el Código Laboral 1198.5 LC.
También puede presentar una demanda, aunque primero debe consultar con un abogado sobre sus opciones legales.
El Código Laboral de California 1198.5 LC requiere que los empleadores proporcionen a los empleados sus registros de personal dentro de los 30 días a partir de la solicitud.
Referencias Legales
- Código Laboral de California 1198.5 LC – Inspección y recibo de archivos de personal. Véase, por ejemplo: Associated Chino Teachers v. Chino Valley Unified School Dist. (Cal. App. 4th Dist. Nov. 29, 2018), 241 Cal. Rptr. 3d 732; Brutsch v. City of Los Angeles (Cal. App. 2d Dist. Jan. 3, 1992), 3 Cal. App. 4th 354. Código Laboral de California 226c; Wellpoint Health Networks v. Superior Court (Cal. App. 2d Dist. 1997) 59 Cal. App. 4th 110.
- Igual.
- Informar una Violación de la Ley Laboral, Comisionado Laboral de California.