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4 reglas de reloj de tiempo que los empleados deben conocer son:
- los empleados por hora y no exentos tienen que fichar al entrar y salir,
- los empleadores que registran el tiempo en incrementos deben redondear adecuadamente,
- los empleados cubiertos no pueden ser obligados o permitidos a trabajar fuera del horario sin pago, y
- no hay ningún método específico de seguimiento de tiempo que deba ser utilizado.
1. Los empleados no exentos y por hora tienen que fichar al entrar y salir
Las leyes federales y estatales requieren que los empleadores registren el número de horas trabajadas por todos los empleados no exentos. Esto incluye tanto a los trabajadores por hora como a los trabajadores asalariados que no están exentos de las leyes de salario mínimo y horas extras. No incluye a los empleados asalariados exentos.
Esta regla proviene de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Las regulaciones de esta ley federal requieren que los empleadores mantengan y conserven registros de nómina para todos los trabajadores que estén sujetos a:
- leyes de salario mínimo, o
- ambas leyes de salario mínimo y horas extras.1
Esos registros de nómina y tiempo deben incluir información como:
- horas trabajadas cada día laborable y el número total de horas trabajadas durante cada semana laboral,
- su salario diario o semanal total por tiempo normal,
- la hora del día y el día de la semana en que comienza su semana laboral,
- su base de pago, como si es por hora, por día o según otro sistema, y
- su tarifa por hora para el trabajo de horas extras y su pago total por horas extras.2
Para mantener estos registros, los empleadores deben registrar cuando comienza y termina su trabajo cada día. Esto requiere que los empleados cubiertos fichen al entrar al comienzo del día laboral y fichen al salir al final del día laboral. No se requieren tales actividades de registro de tiempo para los trabajadores exentos.
2. Reglas de redondeo para empleadores que usan incrementos de tiempo
Cuando los empleadores usan incrementos de una hora para calcular el número de horas que trabaja en un día, en lugar de un minuto preciso, deben redondear al incremento más cercano que se esté utilizando. Siempre redondear hacia abajo puede violar las leyes laborales federales.
Muchos empleadores registran la hora de entrada y salida al minuto. Sin embargo, los empleadores tienen la opción de redondear la hora de entrada y salida a un incremento o fracción de hora en particular. Pueden hacerlo siempre y cuando no te privan, en conjunto, de tus salarios.3 Los empleadores a menudo redondean el tiempo de trabajo al más cercano:
- 5 minutos,
- décima de hora, o 6 minutos, o
- cuarto de hora, o 15 minutos.
Esto puede privarte de tus salarios legítimos si el empleador no redondea al incremento más cercano, sino que siempre redondea hacia abajo.
Esta práctica es más común cuando los empleadores usan incrementos de 15 minutos. En estos casos, los empleadores deben seguir la regla de los 7 minutos. Bajo esta regla, los minutos del 1 al 7 se redondean al incremento anterior. Los minutos del 8 al 15 se redondean al siguiente.
Por ejemplo: El empleador de Sam usa incrementos de 15 minutos para la hora de entrada y salida. Sam nota que, cuando fichó su tarjeta de tiempo a las 7:59 am, su hora de entrada se redondeó a las 8:00 am. Sin embargo, cuando fichó a las 8:01 am, su hora de entrada se ajustó a las 8:15 am. Su empleador siempre retrasa el comienzo de su día de trabajo y redondea hacia abajo sus horas trabajadas.
3. No puedes ser obligado a trabajar fuera del horario de trabajo
Los empleadores que te obligan a trabajar fuera del horario de trabajo violan la FLSA. La ley exige que los empleadores compensen a sus empleados por todas las horas trabajadas. Permitir que los empleadores exijan trabajo cuando estás fuera del horario de trabajo socavaría este requisito.
Esto cubre el trabajo que se realiza:
- antes de fichar,
- después de fichar,
- durante un descanso para comer, o
- durante un descanso.
Cubre todo el trabajo que se hizo fuera del horario de trabajo, incluido el trabajo que el empleador:
- exigió,
- solicitó,
- permitió, o
- permitió o permitió que sucediera en silencio.
Sin embargo, muchos empleadores tienen pólizas que regulan el trabajo fuera del horario de trabajo. Generalmente solo lo permiten si tuvo aprobación previa. En estos casos, si trabajas fuera del horario de trabajo, incluso voluntariamente, puede violar la política de la empresa y llevar a medidas disciplinarias.
4. Los empleadores pueden utilizar una amplia variedad de métodos de seguimiento del tiempo
La ley federal no tiene un método requerido para rastrear el tiempo que pasas en el trabajo. El único requisito es que cualquier sistema de seguimiento de tiempo utilizado produzca un registro completo y preciso del tiempo del empleado en el trabajo.4
Como resultado, es posible que su empleador utilice:
- un sistema de tarjeta de perforación anticuado,
- una hoja de tiempo en papel para registrar las horas de entrada y salida de sus empleados,
- una máquina que escanea su identificación de trabajo y registra la información utilizando un software de seguimiento de tiempo, o
- una aplicación móvil para registrar las horas de entrada y salida.
Mientras el método refleje sus horas totales de trabajo, cumple con la ley.
¿Cuáles son algunos ejemplos comunes de violaciones a las reglas del reloj de tiempo?
Algunos de los ejemplos más comunes de violaciones a la ley del reloj de tiempo por parte del empleador son:
- requerir que los trabajadores no exentos o por hora limpien el lugar de trabajo antes de registrar su entrada para el día,
- hacer que registren su salida y luego terminar las tareas que no pudieron completar durante el día de trabajo, o hacer que revisen lo que ya se había hecho,
- requerir que asistan a una reunión durante su hora de almuerzo, y
- decirles que registren su salida porque el trabajo no está disponible temporalmente.
Es una forma de robo de salarios tener a los empleados trabajando pero no registrar sus horas en el período de pago.
¿Qué sucede si mi empleador viola una de estas reglas?
Si su empleador viola una regla del reloj de tiempo, pueden estar en violación de la FLSA y las leyes estatales. Es posible que tenga derecho a salarios atrasados hasta 3 años después. Esto puede incluir el pago de horas extras. Si otros trabajadores también han sufrido la violación, puede dar lugar a una demanda colectiva por violaciones a las leyes de salarios y horas.
Invocar sus derechos legales y exigir el pago por el trabajo realizado a menudo requiere la representación legal de un abogado.
Referencias legales:
- 29 CFR 516.2(a) y 29 U.S.C 206 y 29 U.S.C. 207.
- 29 CFR 516.2(a).
- 29 CFR 785.48(b).
- Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, División de Salarios y Horas, “Hoja informativa #21: Requisitos de registro bajo la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA),” (julio de 2008).