En California, los empleados por hora y no exentos de horas extras tienen que fichar al entrar y salir del trabajo. Esto incluye pequeñas cantidades de trabajo realizado fuera de las horas de trabajo. Los empleadores no pueden exigir ni permitir trabajo fuera del horario, aunque pueden redondear su tiempo de trabajo hacia arriba o hacia abajo siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Los empleados no exentos y por hora fichan al entrar y salir
La ley federal requiere que los empleadores registren el número de horas trabajadas por sus:
- trabajadores por hora, y
- trabajadores que no están exentos de las leyes de salario mínimo y horas extras.[1]
El seguimiento de estas horas es necesario para saber:
- la cantidad de salarios que ha ganado,
- si tiene derecho a pago de horas extras, y
- si está ganando al menos el salario mínimo.
Su empleador debe saber estas cosas para cumplir con la ley laboral estatal y federal. La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) federal y la ley laboral de California requieren el pago de su tarifa regular por horas extras,[2] el salario mínimo,[3] el pago doble por días extra largos,[4] y que se le pague por todo el trabajo realizado.[5]
Los empleadores hacen esto al requerir que sus trabajadores fichan al comenzar a trabajar y al salir. Tenga en cuenta que esto no cubre a trabajadores como:
- contratistas independientes, o
- trabajadores exentos o empleados asalariados.
Ley laboral de California y la regla de minimus
Surge un problema cuando se deben realizar pequeñas tareas de trabajo antes de fichar o después de fichar. California maneja este problema de manera diferente a la ley federal.
La ley federal permite que se realicen tareas pequeñas relacionadas con el trabajo fuera del horario de trabajo.[6] Esta es la “regla de minimus”. “De minimus” es latín para “sobre bagatelas”, o cosas insignificantes. Los tribunales federales han dictaminado que incluso las tareas relacionadas con el trabajo que tomaron varios minutos se consideraron de minimus.[7]
Por ejemplo: Los trabajadores del acero deben ponerse 12 tipos de equipo de protección antes de fichar, y quitárselos todos después de fichar. Según la Corte Suprema de los Estados Unidos, esto se consideró una tarea de trabajo de minimus:
Porque las absurdidades de segundos divididos no están justificadas por las realidades de las condiciones de trabajo o por la política de la Ley de Normas Justas de Trabajo, tales bagatelas como unos segundos o minutos de trabajo más allá de las horas de trabajo programadas pueden ser ignoradas.[8]
La ley de California, sin embargo, ofrece a los trabajadores más protección. La ley estatal establece explícitamente que tiene derecho a recibir “todos los salarios devengados”.[9] Esto implica que no hay excepción para el trabajo de minimus. Recibir tareas triviales relacionadas con el trabajo debe hacerse en el horario de trabajo.[10]
No trabajar fuera del reloj
Los empleadores de California están prohibidos por la ley estatal y federal de exigir o permitirle trabajar fuera del horario de trabajo. Esto incluye el trabajo realizado:
- antes o después de fichar, o
- durante un período de comida o descanso.
Tenga en cuenta que su empleador puede violar esta regla al permitirle trabajar fuera del horario de trabajo. Esto no requiere una demanda o incluso una solicitud de que trabaje. Sin embargo, requiere que su empleador sepa o deba saber que está sucediendo.
Los abogados laborales de nuestra firma de abogados han descubierto que muchas empresas tienen políticas que regulan el trabajo fuera del horario de trabajo. Estos a menudo requieren la aprobación previa por escrito para el trabajo realizado fuera del horario de trabajo. Violación de esta política al trabajar fuera del horario de trabajo puede llevar a medidas disciplinarias.
Reglas de redondeo del reloj
La ley laboral federal y de California actualmente permite a los empleadores redondear las horas de trabajo al intervalo más cercano, en lugar de pagarle por cada minuto o segundo que trabaje. Sin embargo, este proceso de redondeo tiene varias reglas importantes:
- debe redondear al incremento más cercano,
- no siempre puede redondear el número de horas de trabajo hacia abajo,
- debe ser justo y neutral en teoría, y
- no puede llevar rutinariamente a un pago insuficiente cuando se aplica.[11]
Nuestros abogados laborales han descubierto que los empleadores generalmente redondean al intervalo más cercano de 15 minutos o un cuarto de hora. Esto permite la “regla de 7 minutos”, donde:
- los primeros 7 minutos al incremento, del 1 al 7, se redondean hacia abajo, y
- los últimos 7 minutos, o 8-15, se redondean hacia arriba.
Otras reglas comunes del reloj son:
- redondeo de 5 minutos, que crea la “regla de 2.5 minutos”, y
- redondeo de 6 minutos, que crea la “regla de 3 minutos” y facilita el registro del tiempo porque divide la hora en 10 intervalos.
Las reglas de redondeo del reloj también se aplican a los descansos para comer y descansar. Los empleadores no pueden redondear al incremento más cercano para privarlo de la duración completa de su descanso.[12]
Los empleadores a menudo prefieren el redondeo porque facilita el pago de sus salarios. El dinero estará en cantidades confiables, en lugar de tener pequeñas variaciones entre períodos de pago.
Sin embargo, un reciente caso de la Corte de Apelaciones de California puede desafiar la práctica de redondear las horas de trabajo bajo las leyes laborales y de horas de trabajo de California. Ese caso sugirió que, cuando el empleador tiene la tecnología de registro de tiempo para rastrear las horas precisas de un trabajador, está obligado a pagarle por todas las horas que el empleado trabaja.[13] Esto podría afectar las leyes estatales de registro de tiempo y las políticas de redondeo. Nuestros abogados laborales están monitoreando de cerca estos desarrollos legales.
Discreción del empleador para el registro de tiempo del empleado
No hay leyes o regulaciones que dicten cómo se deben rastrear las horas de trabajo. Mientras produzca un registro de tiempo completo y preciso de su día y semana laboral, es suficiente.[14] Los empleadores pueden utilizar:
- tarjetas de fichar o tarjetas de tiempo,
- hojas de tiempo en papel,
- una máquina de registro de tiempo que escanea su tarjeta de identificación para registrar su llegada y salida, o
- una aplicación telefónica que envía notificaciones a su jefe.
En California, si el sistema de reloj y los registros de nómina que se utilizan pueden capturar la hora específica en que ficha y sale, pronto podría ser el caso de que su empleador ya no pueda redondear sus horas totales de trabajo.
Citas legales:
[1] 29 CFR 516.2(a).
[2] 29 USC 207 y Código Laboral de California 510 LAB.
[3] 29 USC 206 y Código Laboral de California 1197 LAB.
[4] Código Laboral de California 510 LAB.
[5] Código Laboral de California 204 LAB.
[6] 29 USC 203(o) y Anderson v. Mt. Clemens Pottery Co., 66 S.Ct. 1187 (1946).
[7] Lindow v. United States, 738 F.2d 1057 (9th Cir. 1984).
[8] Sandifer v. U.S. Steel Corp., 134 S.Ct. 870 (2014).
[9] Código Laboral de California 204 LAB.
[10] Troester v. Starbucks Corp., 5 Cal.5th 829 (2018).
[11] Ver See’s Candy Shops, Inc. v. Superior Court, 210 Cal.App.4th 889 (2012).
[12] Donahue v. AMN Services, LLC, No. S253677 (2021).
[13] Camp v. Home Depot Inc., 84 Cal.App.5th 638 (2022).
[14] Departamento de Trabajo de EE. UU., División de Salarios y Horas, “Hoja informativa #21: Requisitos de registro según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA),” (julio de 2008).
