En California, puede ser disciplinado por entregar una hoja de tiempo tarde o con errores. Sin embargo, los empleadores no pueden retrasar ni descontar su pago por un error en la hoja de tiempo.
En cambio, la disciplina se limita a advertencias, suspensiones o despidos, pero no puede hacerse de manera discriminatoria.
En este artículo, discuto lo que necesita saber sobre lo que los empleadores pueden hacer bajo la ley federal y de California si sus hojas de tiempo son tardías o tienen errores.
¿Qué puede pasar si entrego una hoja de tiempo tarde?
Puede enfrentar medidas disciplinarias si entrega su hoja de tiempo tarde en California.
Esas medidas disciplinarias a menudo están descritas en el manual del empleado. Suelen aumentar en severidad según la naturaleza de la conducta y la frecuencia con que ha ocurrido. Generalmente son progresivas e incluyen:
- advertencias verbales,
- advertencias por escrito,
- suspensiones, y
- despido.
Las hojas de tiempo tardías son un problema para los empleadores. Sin embargo, están lejos de ser la peor falta en la oficina. Por lo tanto, los empleadores tienden a recurrir a una política de disciplina progresiva que proporciona varias advertencias antes de tomar medidas disciplinarias más severas, como la suspensión.
¿Puede mi empleador negarse a pagarme o retrasar deliberadamente mi cheque de pago?
No. La ley federal requiere que los empleadores le paguen por el tiempo que ha trabajado.
Bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), generalmente no se permite que los empleadores reduzcan su pago como medida disciplinaria.1 Este mandato de la FLSA cubre situaciones donde faltan hojas de tiempo, no se registró la entrada o se ingresaron horas incorrectamente en la hoja de tiempo entregada.
La FLSA también requiere que los empleadores le paguen por las horas trabajadas durante el período de pago en la fecha de pago regular establecida por el empleador.2 Esto les impide retrasar el pago debido a problemas de flujo de efectivo o porque no entregó su tarjeta de tiempo antes de la fecha límite.
La FLSA también responsabiliza al empleador de llevar el registro de sus horas de trabajo. Aunque usted debe usar el reloj para reportar sus horas laborales, el empleador tiene responsabilidades de registro.
No se puede descontar el pago a los empleados por entregar una hoja de tiempo con errores.
¿Qué puedo hacer si mi empleador descuenta o retrasa mi salario?
Si ha visto que su cheque de pago se redujo o retrasó porque no entregó su hoja de tiempo a tiempo, puede presentar una demanda por salarios y horas. También puede presentar una queja federal ante el Departamento de Trabajo (DOL) para recuperar:
- salarios no pagados,
- daños liquidados,
- honorarios de abogados, y
- costas judiciales.3
Esos daños liquidados son iguales a la cantidad que se retuvo o retrasó. Esto significa que esencialmente puede recuperar el doble de la cantidad que su empleador descontó por el problema de la hoja de tiempo.
Tenga en cuenta que la ley de California impone las siguientes sanciones a los empleadores que no pagan los salarios en la fecha designada:
- $100 por cada incumplimiento inicial de pago a un empleado.
- $200 por cada incumplimiento posterior, más el 25% de la cantidad retenida.
- $200 (más 25%) también puede aplicarse por un incumplimiento intencional, incluso si es la primera vez.
Puede recuperar estas sanciones directamente presentando una reclamación ante el Comisionado de Trabajo de California (División de Aplicación de Normas Laborales).4
También tenga en cuenta que si lo despiden por hojas de tiempo tardías o defectuosas – y el empleador no paga intencionalmente su cheque final – el empleador le debe su tarifa diaria de pago por cada día que el cheque se retrase (hasta 30 días calendario).5
¿Puede mi empleador usar seguimiento de tiempo automatizado?
Sí, muchos empleadores en California están dejando de usar hojas de tiempo en papel y recurriendo a la automatización para un mejor control del tiempo. Las leyes laborales no se lo impiden.
Aunque muchos de estos sistemas de gestión de tiempo facilitan que usted registre su tiempo y asistencia en el lugar de trabajo, todavía pueden ocurrir errores durante el proceso de ingreso de tiempo.
¿Cuáles son algunos errores comunes en las hojas de tiempo?
Hay muchas formas en que una hoja de tiempo puede ser inválida. Algunas de las más comunes incluyen:
- se entrega tarde,
- se pierde,
- no incluye horas adicionales que trabajó,
- no refleja tiempo pagado libre,
- no registró entrada o salida durante uno de los días del período de pago,
- se entregó al aprobador de hojas de tiempo incorrecto, y
- la hoja de tiempo no fue firmada por usted.
Cada uno de estos problemas puede impedir que la hoja de tiempo sea procesada.
¿Cómo pueden los empleadores corregir un problema con la hoja de tiempo?
Los empleadores de California que reciben una hoja de tiempo inválida que no puede corregirse antes de la nómina, o que reciben una hoja de tiempo después de que la nómina se haya procesado, aún deben pagarle. Si no le pagan, pueden estar violando la FLSA.
A menudo, los empleadores le pagarán según su horario de trabajo durante el período de pago. Esto permite que sus salarios se paguen a tiempo. Cualquier discrepancia entre las horas programadas y las horas reales puede aclararse después.
El empleador puede disciplinar al empleado por no entregar su hoja de tiempo. Sin embargo, esa disciplina no puede afectar el pago del trabajador. Tampoco puede ser discriminatoria.
Muchos empleadores ahora confían en la automatización en lugar de hojas de tiempo en papel.
Preguntas Frecuentes
¿Puede mi empleador retener mi cheque de pago si mi hoja de tiempo está tarde?
No. Bajo la ley de California, los empleadores deben pagarle en la fecha de pago programada por todas las horas que saben (o pueden estimar razonablemente) que trabajó. No pueden retener su salario solo porque falta documentación.
¿Pueden despedirme por entregar una hoja de tiempo tarde?
Sí. Aunque su empleador debe pagarle, puede disciplinarlo, suspenderlo o incluso despedirlo por no seguir las políticas administrativas de la empresa respecto al control de tiempo.
¿Tengo derecho a sanciones si mi cheque se retrasa?
Potencialmente. Si su empleador sabía que trabajó pero se negó a pagarle hasta que entregó la hoja de tiempo, puede ser elegible para sanciones legales (bajo el Código Laboral 210) o “sanciones por tiempo de espera” (bajo el Código Laboral 203) si deja el trabajo.
¿Qué hago si cometo un error en mi hoja de tiempo?
Notifique a su empleador inmediatamente por escrito. Los empleadores tienen el deber legal de mantener registros precisos; deben corregir el error y pagar cualquier salario pendiente, normalmente en el siguiente período de pago.
Recursos Adicionales
Los siguientes son programas comúnmente usados para el seguimiento del tiempo:
- Clockify – Un programa gratuito que le permite ingresar horas en una aplicación de hoja de tiempo en línea.
- Timesheet – Aplicación móvil para seguimiento de tiempo.
- Myhours – Seguimiento de tiempo para equipos.
- TimeCamp – Seguimiento de tiempo y facturación también.
