Código Laboral de California § 1174 requiere a los empleadores (a) conservar y mantener todos los registros de nómina de empleados durante al menos tres años y (b) registrar los nombres y direcciones de todos los empleados actuales. Los empleadores también deben permitir el acceso gratuito y la inspección de estos registros por parte de la División de Cumplimiento de Normas Laborales.
El texto completo del estatuto es el siguiente:
1174. Toda persona que emplee mano de obra en este estado deberá:
(a) Proporcionar a la comisión, a su solicitud, informes o información que la comisión requiera para llevar a cabo este capítulo. Los informes e información deberán ser verificados si así lo requiere la comisión o cualquier miembro de la misma.
(b) Permitir que cualquier miembro de la comisión o los empleados de la División de Cumplimiento de Normas Laborales tengan acceso gratuito al lugar de negocio o empleo de la persona para obtener cualquier información o realizar cualquier investigación que estén autorizados por este capítulo para determinar o realizar. La comisión puede inspeccionar o hacer extractos, relacionados con el empleo de empleados, de los libros, informes, contratos, nóminas, documentos o papeles de la persona.
(c) Mantener un registro que muestre los nombres y direcciones de todos los empleados empleados y las edades de todos los menores.
(d) Mantener, en un lugar central en el estado o en las plantas o establecimientos en los que los empleados estén empleados, registros de nómina que muestren las horas trabajadas diariamente y los salarios pagados a los empleados empleados en las respectivas plantas o establecimientos. Estos registros se mantendrán de acuerdo con las reglas establecidas para este propósito por la comisión, pero en cualquier caso se mantendrán archivados por no menos de tres años. Un empleador no puede prohibir a un empleado mantener un registro personal de las horas trabajadas, o, si se paga en base a una tarifa por pieza, las unidades de tarifa por pieza ganadas.
Análisis Legal
El Código Laboral de California 1174 ordena que los empleadores hagan lo siguiente:
- Mantener un registro de cada nombre y dirección de los empleados;
- Mantener un registro de la edad de cada empleado menor de 18 años;
- Guardar registros de nómina durante al menos tres años;
- Mantener registros de nómina en un lugar central o en el lugar donde los empleados trabajan; y
- Permitir que la División de Normas Laborales (DLSE) acceda a estos registros sin costo alguno.1
El propósito del Código Laboral 1174 es preservar pruebas importantes en caso de que surja una disputa de salarios y horas. Por ejemplo, estos registros podrían ayudar a demostrar si:
- Los empleados fueron clasificados incorrectamente como contratistas independientes;
- Los empleados fueron pagados menos que su tasa regular de pago o sus tasas de horas extras (OT); y/o
- Los empleados no recibieron descansos para comer y descansar.
Si los empleadores no preservan estos registros o no los hacen disponibles, enfrentan multas civiles y demandas. (Tenga en cuenta que los empleados deben agotar todos los recursos administrativos antes de demandar al empleador por no mantener registros.2)
Solo los empleadores pueden ser responsables de una violación del Código Laboral 1174. Por lo tanto, los oficiales, gerentes o directores del empleador no pueden ser demandados por no mantener o permitir el acceso a los registros.3
Referencias Legales
- Código Laboral de California 1174 – Informes e información; Acceso al lugar de trabajo; Inspección y extractos de libros; Registros de nómina. Ver también Código Laboral de California 226.
- Cleveland v. Groceryworks.com, LLC (N.D. Cal. Aug. 4, 2016), 200 F. Supp. 3d 924. Código Laboral de California 2699.3.
- Reynolds v. Bement (Cal. App. 2d Dist. Apr. 2, 2003), 107 Cal. App. 4th 738.