Leyes de California “Ban the Box” – Lo que los solicitantes de empleo necesitan saber

California tiene una ley de “prohibición de la casilla” que prohíbe a los empleadores con cinco o más empleados preguntar sobre su historial criminal antes de hacer una oferta condicional de empleo. Incluso después de hacer una oferta de empleo, un empleador no puede negarle el empleo debido a una condena sin hacer una evaluación individualizada.

La ley de California todavía prohíbe a los empleadores preguntar o considerar convicciones penales que hayan sido eliminadas. AB 1008 lleva la ley un paso más allá. Prohíbe a los empleadores considerar cualquier condena penal, eliminada o no, antes de hacer una oferta de trabajo condicional. Esta ley estatal se aplica tanto a

• convicciones de delitos graves como
• convicciones de delitos menores.

Tenga en cuenta que con la implementación de Senate Bill 731 & Assembly Bill 1076 – The Clean Slate Act, California está eliminando automáticamente los antecedentes penales de la mayoría de las personas después de un período de tiempo especificado a través de un proceso llamado “alivio automático“:

• Los arrestos por delitos menores deben ser sellados después de 1 año si no hay cargos penales, y los arrestos por delitos graves deben ser sellados después de 3 años si no hay cargos penales.
• Los casos que se desestiman se eliminarán de inmediato.
• Las condenas de casos en los que se le otorga libertad condicional deben eliminarse cuando se cierre el caso.
• De lo contrario, las condenas por delitos menores se eliminan 1 año después de que finaliza el caso, mientras que las condenas por delitos graves se eliminan 4 años después de que finaliza el caso. (Esto no se aplica a delitos graves graves, violentos o sexuales).

Una vez sellados, estos arrestos/cargos/condenas ya no deberían aparecer en su verificación de antecedentes. Aunque si adquiere nuevos casos en el ínterin, retrasará el proceso de sellado automático.

A continuación, nuestros abogados laborales y de empleo de California discuten las siguientes preguntas frecuentes (faq) sobre antecedentes penales y solicitudes de empleo. También escuche nuestro informativo podcast:

• 1. ¿Tiene California una ley de “prohibición de la casilla”?
• 2. ¿Qué convicciones penales puede preguntar un empleador?
• 3. ¿Puede el empleador preguntar sobre antecedentes penales durante una entrevista?
• 4. ¿Cuándo puede un empleador preguntar sobre condenas penales?
• 5. ¿Cuál es la regla de los 7 años de California?
• 6. ¿Qué sucede si el empleador descubre una condena después de que me ofrecen un trabajo?
• 7. ¿Puedo responder al empleador después de que envíen un aviso de que estoy descalificado?
• 8. ¿Qué recurso hay si un empleador viola las reglas de prohibición de la casilla?
• 9. ¿Cuántos estados tienen leyes de prohibición de la casilla?
• 10. ¿Funciona la prohibición de la casilla?
• 11. ¿Son legales las verificaciones de antecedentes en California?
• Recursos adicionales

Si tiene más preguntas después de leer este artículo, lo invitamos a contactarnos en Shouse Law Group.

1. ¿Tiene California una ley de “prohibición de la casilla”?

Sí. Una ley de “prohibición de la casilla” es una ley estatal que tiene como objetivo eliminar las barreras al empleo si ha sido condenado por un delito. Las leyes de “prohibición de la casilla” prohíben a los empleadores de California preguntar sobre su historial criminal durante el proceso de solicitud inicial.

Las leyes de “prohibición de la casilla” tienen como objetivo brindarle la oportunidad de que un empleador lo evalúe

• basado en sus calificaciones y no
• simplemente eliminado porque tiene antecedentes penales.

El 14 de octubre de 2017, el gobernador de California Jerry Brown firmó la Ley de la Asamblea 1008 – instituyendo la ley de “prohibición de la casilla” de California. También llamada Ley de Oportunidad Justa de California, la ley de “prohibición de la casilla”, entró en vigor el 1 de enero de 2018.¹

Con la aprobación del proyecto de ley, California se une a varios otros estados que han promulgado leyes similares. Varias ciudades importantes, incluidas Los Ángeles y San Francisco, ya tienen leyes similares y algunos empleadores privados tienen políticas de “prohibición de la casilla”.²

La ley de “Ban the Box” de California se aplica a empleadores privados en el estado con cinco o más empleados.³ La ley prohibirá a los empleadores y propietarios de negocios preguntar sobre su historial de condenas penales antes de hacer una oferta condicional de empleo.⁴

2. ¿Sobre qué condenas penales puede preguntar un empleador?

Hay varias excepciones a la nueva ley de “ban the box”. La ley no se aplica a los siguientes puestos:

• Un puesto para el cual una agencia estatal o local está obligada por ley a realizar una verificación de antecedentes penales;
• Un puesto en una agencia de justicia penal o en aplicación de la ley;
• Un puesto como contratista de trabajo agrícola; o
• Un puesto en el que un empleador o agente está obligado por cualquier ley estatal, federal o local a realizar verificaciones de antecedentes penales con fines de empleo o restringir el empleo en función de antecedentes penales.⁵

Además, los empleadores pueden preguntar sobre una condena penal después de que el empleador haya hecho una oferta condicional de empleo.⁶

También se prohíbe a un empleador considerar otros antecedentes penales que no hayan resultado en una condena al tomar decisiones de contratación. Esto incluye:

• Arresto que no resultó en una condena (a menos que el caso aún esté abierto);
• Registros de menores;
• Derivación o participación en un programa de desvío previo al juicio o posterior al juicio; o
• Condenas que han sido selladas, eliminadas o desestimadas.⁷

3. ¿Puede el empleador preguntar sobre antecedentes penales durante una entrevista?

Los empleadores no pueden preguntar sobre condenas penales durante una entrevista, o en cualquier momento antes de hacer una oferta condicional de empleo.⁸ Esto incluye durante

• una entrevista inicial,
• la segunda entrevista, o
• la última ronda de entrevistas si no se ha hecho una oferta de empleo.

Para más información, consulte nuestra página sobre cómo explicar un delito menor en una solicitud de empleo.

4. ¿Cuándo puede un empleador preguntar sobre condenas penales?

Los empleadores pueden preguntar sobre condenas penales después de hacer una oferta condicional de empleo. Una oferta condicional de empleo es una oferta de trabajo que depende de que usted cumpla ciertas condiciones. Esas condiciones podrían incluir

• una verificación de antecedentes y
• una verificación de sus condenas penales.⁹

Después de hacer una oferta de trabajo condicional, un empleador puede preguntar sobre condenas penales. Sin embargo, el empleador no puede excluirlo automáticamente solo por tener una condena penal. En su lugar, un empleador que tenga la intención de rechazarlo únicamente o en parte debido a su historial criminal está obligado a realizar una evaluación individualizada de usted.¹⁰

Una evaluación individualizada requiere que el empleador considere una serie de factores para decidir si contratarlo o no. Estos factores incluyen:

• Si su historial de condenas tiene una relación directa y adversa con las tareas específicas del trabajo;
• La naturaleza y gravedad del delito o conducta;
• El tiempo transcurrido desde el delito o conducta y la finalización de la sentencia; y
• La naturaleza del trabajo que tenía o buscaba.¹¹

La evaluación individualizada puede ser por escrito, pero esto no es obligatorio.¹²

5. ¿Qué es la regla de los 7 años de California?

Las verificaciones de antecedentes penales que los empleadores de California realizan después de una oferta condicional de empleo solo se remontan a siete años (con algunas excepciones). Esto significa que las condenas anteriores a siete años no aparecerán y, por lo tanto, los empleadores no pueden descalificarlo en función de ellas.¹³

6. ¿Qué sucede si el empleador descubre una condena después de que me ofrecen un trabajo?

Después de hacer una oferta de trabajo, el empleador puede hacer que el trabajo sea condicional al cumplimiento de ciertos términos o condiciones. Esto incluye pasar una verificación de antecedentes. Si el empleador descubre su historial criminal, el empleador puede tenerlo en cuenta para decidir si lo acepta o lo rechaza.

Supongamos que un empleador toma una decisión preliminar de rechazarlo únicamente o en parte debido a su historial criminal. En ese caso, el empleador está obligado a realizar una evaluación individualizada de usted, como se mencionó anteriormente. Si el empleador lo rechaza basándose en su historial de condenas, el empleador debe notificárselo por escrito.

La notificación escrita del empleador puede, pero no está obligada a, explicar las razones o bases del empleador para tomar la decisión preliminar de descalificarte. Sin embargo, la notificación debe contener lo siguiente:

1. Aviso de la condena o condenas descalificantes que son la base para la decisión preliminar de rescindir la oferta;
2. Una copia del informe de antecedentes penales, si lo hay; y
3. Una explicación de tu derecho a responder a la notificación de la decisión preliminar del empleador antes de que esa decisión se vuelva final y la fecha límite para responder.

La explicación de tus derechos debe informarte que puedes presentar

1. pruebas que cuestionen la información en el informe de antecedentes penales,
2. pruebas de rehabilitación, o
3. pruebas de circunstancias atenuantes.¹⁴

7. ¿Puedo responder al empleador después de que me envíen una notificación de que estoy descalificado?

Tienes la oportunidad de responder a la decisión preliminar del empleador de descalificarte basándose en tus antecedentes penales. La notificación del empleador sobre la decisión de negarte también debe explicar tu derecho a responder a la notificación antes de que la decisión de negación se vuelva final.¹⁵

Tendrás al menos cinco (5) días hábiles para responder a la notificación o a la decisión preliminar de negarte antes de que el empleador pueda tomar una decisión final.¹⁶

Si notificas al empleador por escrito dentro de los 5 días que hay inexactitudes en el informe de antecedentes penales, y que vas a obtener pruebas en apoyo de tu posición, tendrás cinco días hábiles adicionales para responder a la notificación.¹⁷

Antes de que el empleador pueda tomar una decisión final, el empleador debe considerar

1. tu respuesta y
2. cualquier prueba presentada por ti.¹⁸

También puedes incluir cartas de referencia y enfatizar tu capacitación, educación, experiencia e incluso experiencia de voluntariado (si corresponde).

Si el empleador toma una decisión final de negarte basándose en tus antecedentes penales, el empleador debe notificártelo por escrito. El empleador puede, pero no está obligado a explicar la base de la negación final. La notificación debe contener lo siguiente:

1. La negación o descalificación final;
2. Cualquier procedimiento existente que el empleador tenga para que tú puedas impugnar la decisión o solicitar una reconsideración; y
3. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD), anteriormente el Departamento de Empleo y Vivienda Justa (DFEH).¹⁹

8. ¿Qué recurso hay si un empleador viola las reglas de ban the box?

Si un empleador pregunta sobre tus antecedentes penales en violación de la nueva ley de “Ban the Box”, es posible que puedas presentar una queja o demanda contra el empleador.²⁰

Si presenta una demanda por discriminación laboral basada en una condena penal, es posible que pueda buscar daños monetarios o medidas equitativas. Si ha sufrido discriminación laboral o acoso basado en una condena penal, también puede buscar:

• recuperar los costos asociados con la presentación de la demanda, y
• hacer que el empleador reembolse sus gastos por honorarios de abogados y costos judiciales.²¹

Hay tres formas de presentar una queja ante CRD:

1. Presentar en línea;
2. Completar la queja y enviarla por correo a CRD, 2218 Kausen Drive, Suite 100, Elk Grove, CA 95758; o
3. Llamar al CDR al (800) 884-1684.

En 2021, CRD buscó anuncios de trabajo en línea y descubrió alrededor de 500 listados con declaraciones ilegales como “debe tener un historial limpio”. Luego, CRD envió avisos a estos empleadores con instrucciones para eliminar estas declaraciones ilegales. Tenga en cuenta que CRD también ofrece kits de herramientas de Fair Chance Act a los empleadores para ayudarlos a cumplir con la ley “ban the box”.

9. ¿Cuántos estados tienen leyes de “ban the box”?

Además de California, los siguientes estados exigen “ban the box” tanto para empleadores públicos como privados: Colorado, Connecticut, Hawai, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, Nueva Jersey, Nuevo México, Oregón, Rhode Island, Vermont y Washington. Y más de treinta estados tienen leyes de “ban the box” para empleadores del sector público.²²

10. ¿Funciona el “ban the box”?

Hay evidencia de que el “ban the box” realmente funciona en contra de los hombres de minorías de baja calificación. Algunos empleadores presumen que esta población tiene antecedentes penales, por lo que descalifican a los hombres de minorías de baja calificación desde el principio.²³

11. ¿Son legales las verificaciones de antecedentes en California?

Sí, pero con condiciones. Los empleadores de California pueden realizar una verificación de antecedentes de terceros si:

• hacen una oferta condicional de empleo, y
• usted proporciona su consentimiento por escrito.²⁴

Recursos adicionales

Para obtener más información, consulte lo siguiente:

• La Ley de Oportunidad Justa: Guía para Empleadores y Solicitantes de Empleo – Resumen del Departamento de Derechos Civiles de California.
• Los límites de la legislación “ban the box” – Informe de política del Instituto de Investigación sobre Trabajo y Empleo (IRLE).
• 10 preguntas comunes en una entrevista de trabajo y cómo responderlas – Guía de Harvard Business Review.
• Todo lo que necesita saber sobre la búsqueda de empleo en la era digital – Artículo en Business News Daily.
• Qué considerar antes de aceptar una oferta de empleo – Discusión de The Balance, un sitio web de finanzas personales.

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Referencias legales: