California tiene una ley de “Prohibir la casilla” que prohíbe a los empleadores con cinco o más empleados preguntar sobre su historial criminal antes de hacer una oferta condicional de empleo. Incluso después de hacer una oferta de empleo, un empleador no puede negarle el empleo debido a una condena sin realizar una evaluación individualizada.
La ley de “Prohibir la casilla” fue promulgada como Proyecto de Ley de la Asamblea 1008 el 14 de octubre de 2017 por el Gobernador de California Jerry Brown. También llamada la Ley de Oportunidad Justa de California (FCA), la ley “Prohibir la casilla” entró en vigor el 1 de enero de 2018.1
Con la aprobación del proyecto, California se une a varios otros estados que han promulgado leyes similares. Varias ciudades importantes, incluyendo Los Ángeles y San Francisco, ya tenían leyes similares, y algunos empleadores privados tienen políticas de “Prohibir la casilla”.2
Tenga en cuenta que con la implementación de Proyecto de Ley del Senado 731 y Proyecto de Ley de la Asamblea 1076 – La Ley de Pizarra Limpia, California está borrando automáticamente los antecedentes penales de la mayoría de las personas después de un período de tiempo especificado mediante un proceso llamado “alivio automático“:
- Los arrestos por delitos menores deben ser sellados después de 1 año si no hay cargos penales, y los arrestos por delitos graves deben ser sellados después de 3 años si no hay cargos penales.
- Los casos que se desestiman se borrarán inmediatamente.
- Las condenas de casos en los que se le concede libertad condicional deben borrarse cuando el caso se cierre.
- De lo contrario, las condenas por delitos menores se borran 1 año después de que termina el caso, mientras que las condenas por delitos graves se borran 4 años después de que termina el caso. (Esto no se aplica a delitos graves, violentos o de agresores sexuales.)
Una vez sellados, estos arrestos/cargos/condenas ya no deberían aparecer en su verificación de antecedentes. Aunque si adquiere nuevos casos en el ínterin, esto retrasará el proceso de sellado automático.
A continuación, nuestros abogados de derecho laboral y de empleo de California discuten los siguientes temas relacionados con el historial criminal y las solicitudes de empleo. También escuche nuestro informativo podcast:
- 1. Empleadores cubiertos
- 2. Excepciones y reglas
- 3. Entrevistas de trabajo
- 4. Preguntas sobre historial criminal
- 5. Regla de siete años
- 6. Después de la contratación
- 7. Revocación de la oferta de trabajo
- 8. Violaciones del empleador
- 9. Otros estados
- 10. Efectividad
- 11. Verificaciones de antecedentes
- 12. Actualizaciones 2023
- Recursos adicionales
Si tiene más preguntas después de leer este artículo, le invitamos a contactarnos en Shouse Law Group.
1. Empleadores cubiertos
La ley “Prohibir la casilla” de California se aplica a empleadores privados en el estado con cinco o más empleados.3 La ley prohíbe a estos empleadores y dueños de negocios preguntar sobre su historial de condenas penales antes de hacer una oferta condicional de empleo.4
2. Excepciones y reglas
Hay varias excepciones a la nueva ley “Prohibir la casilla”. La ley no se aplica a los siguientes puestos:
- Un puesto para el cual una agencia estatal o local está obligada por ley a realizar una verificación de antecedentes de condenas;
- Un puesto en una agencia de justicia penal o en la policía;
- Un puesto como Contratista de Mano de Obra Agrícola; o
- Un puesto donde un empleador o agente está obligado por cualquier ley estatal, federal o local a realizar verificaciones de antecedentes penales para fines de empleo o a restringir el empleo basado en el historial criminal.5
Además, los empleadores pueden preguntar sobre una condena penal después de haber extendido una oferta condicional de empleo.6
“Prohibir la casilla” prohíbe a los empleadores de California preguntar sobre su historial criminal durante el proceso inicial de solicitud.
Un empleador también tiene prohibido considerar otro historial criminal que no haya terminado en una condena al tomar decisiones de contratación. Esto incluye:
- Arrestos que no terminan en condena (a menos que el caso aún esté abierto);
- Registros juveniles;
- Referencia o participación en un programa de desviación previo o posterior al juicio; o
- Condenas que han sido selladas, eliminadas o desestimadas.7
3. Entrevistas de trabajo
Los empleadores no pueden preguntar sobre una condena penal durante una entrevista ni en ningún momento antes de hacer una oferta condicional de empleo.8 Esto incluye durante
- una entrevista inicial,
- la segunda entrevista, o
- la ronda final de entrevistas si no se ha extendido una oferta de empleo.
Para más información, vea nuestra página sobre cómo explicar un delito menor en una solicitud de empleo.
4. Preguntas sobre historial criminal
Los empleadores pueden preguntar sobre condenas penales después de hacer una oferta condicional de empleo. Una oferta condicional de empleo es una oferta de trabajo que depende de que usted cumpla ciertas condiciones. Esas condiciones podrían incluir
- una verificación de antecedentes y
- una revisión de sus condenas penales.9
Después de hacer una oferta condicional de empleo, un empleador puede preguntar sobre condenas penales. Sin embargo, el empleador no puede excluirlo automáticamente solo por tener una condena penal. En cambio, un empleador que pretenda rechazarlo total o parcialmente debido a su historial criminal debe realizar una evaluación individualizada de usted.10
La ley “Prohibir la casilla” de California se aplica a empleadores con cinco o más empleados.
Una evaluación individualizada requiere que el empleador considere varios factores para decidir si lo contrata o no. Estos factores incluyen:
- Si su historial de condenas tiene una relación directa y adversa con las tareas específicas del trabajo;
- La naturaleza y gravedad del delito o conducta;
- El tiempo transcurrido desde el delito o conducta y la finalización de la sentencia; y
- La naturaleza del trabajo desempeñado o buscado.11
La evaluación individualizada puede hacerse por escrito, pero no es obligatorio.12
5. Regla de siete años
Las verificaciones de antecedentes penales que los empleadores de California ordenan después de una oferta condicional de empleo solo cubren los últimos 7 años (con algunas excepciones). Esto significa que las condenas de más de siete años no aparecerán y, por lo tanto, los empleadores no pueden descalificarlo basándose en ellas.13
6. Después de la contratación
Después de hacer una oferta de trabajo, el empleador puede hacer que el empleo sea condicional al cumplimiento de términos o condiciones específicas. Esto incluye pasar una verificación de antecedentes. Si el empleador se entera de su historial criminal, puede considerar si aceptarlo o negarle el empleo.
Suponga que un empleador toma una decisión preliminar de negarle el empleo total o parcialmente debido a su historial criminal. En ese caso, el empleador está obligado a realizar una evaluación individualizada de usted, como se indicó anteriormente. Si el empleador lo niega basándose en su historial de condenas, debe notificarle por escrito.
En California, puede responder a la decisión preliminar de un empleador de descartarlo debido a su historial criminal.
La notificación escrita del empleador puede, pero no está obligada a, explicar las razones o fundamentos para tomar la decisión preliminar de descalificarlo. Sin embargo, la notificación debe contener lo siguiente:
- Aviso de la condena o condenas descalificadoras que son la base para la decisión preliminar de empleo para rescindir la oferta;
- Una copia del informe de historial de condenas, si existe; y
- Una explicación de su derecho a responder al aviso de la decisión preliminar del empleador antes de que esa decisión sea definitiva y la fecha límite para responder.
La explicación de sus derechos debe informarle que puede presentar
- evidencia que impugne la información en el informe de historial de condenas,
- evidencia de rehabilitación, o
- evidencia de circunstancias atenuantes.14
7. Revocación de la oferta de trabajo
Usted tiene la oportunidad de responder a la decisión preliminar de un empleador de descalificarlo basada en su historial criminal. La notificación del empleador sobre la decisión de negarle el empleo también debe explicar su derecho a responder al aviso antes de que la decisión de negación sea definitiva.15
Usted tendrá al menos cinco días hábiles para responder al aviso o a una decisión preliminar de negarle el empleo antes de que el empleador pueda tomar una decisión final.16
Si notifica al empleador por escrito dentro de cinco días que hay inexactitudes en el informe de historial de condenas y que va a obtener evidencia en apoyo de su posición, tendrá cinco días hábiles adicionales para responder al aviso.17
Muchos estados además de California tienen leyes de “Prohibir la casilla”.
Antes de que el empleador pueda tomar una decisión final, debe considerar
- su respuesta y
- cualquier evidencia presentada por usted.18
También puede querer incluir cartas de referencia y enfatizar su capacitación, educación, experiencia e incluso experiencia de voluntariado (si aplica).
Si el empleador toma una decisión final de negarle el empleo basada en su historial de condenas penales, debe notificarle por escrito. El empleador puede, pero no está obligado a, explicar la base para la negación final. El aviso debe contener lo siguiente:
- La negación o descalificación final;
- Cualquier procedimiento existente que el empleador tenga para que usted impugne la decisión o solicite reconsideración; y
- El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD), anteriormente el Departamento de Empleo Justo y Vivienda (DFEH).19
8. Violaciones del empleador
Si un empleador pregunta sobre su historial criminal en violación de la nueva ley “Prohibir la casilla”, usted puede presentar una queja ante el CRD o una demanda contra el empleador.20
Si presenta una demanda por discriminación laboral basada en una condena penal, puede solicitar daños monetarios o reparación equitativa. Si sufrió discriminación o acoso laboral basado en una condena penal, también puede solicitar
- recuperar los costos asociados con la presentación de la demanda, y
- que el empleador le reembolse los gastos de honorarios de abogados y costos judiciales.21
Los empleadores deben obtener su permiso antes de realizar una verificación de antecedentes.
Hay tres formas de presentar una queja ante el CRD:
- Presentar en línea;
- Rellenar la queja y enviarla por correo al CRD, 2218 Kausen Drive, Suite 100, Elk Grove, CA 95758; o
- Llamar al CRD al (800) 884-1684.
En 2021, el CRD buscó anuncios de empleo en línea y descubrió alrededor de 500 anuncios con declaraciones ilegales como “debe tener antecedentes limpios”. El CRD envió avisos a estos empleadores, instruyéndolos a eliminar las declaraciones ilegales. Tenga en cuenta que el CRD también ofrece Kits de Herramientas de la Ley de Oportunidad Justa para ayudar a los empleadores a cumplir con la ley “Prohibir la casilla”.
9. Otros estados
Además de California, los siguientes estados exigen “Prohibir la casilla” tanto para empleadores públicos como privados: Colorado, Connecticut, Hawái, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, Nueva Jersey, Nuevo México, Oregón, Rhode Island, Vermont y Washington.
Además, más de treinta estados tienen leyes de “Prohibir la casilla” para empleadores del sector público.22
10. Efectividad
Hay evidencia de que “Prohibir la casilla” en realidad perjudica a hombres minoritarios con baja calificación. Algunos empleadores presumen que esta población tiene antecedentes penales, por lo que descalifican a hombres minoritarios con baja calificación desde el principio.23
Las ofertas de trabajo no pueden indicar que los antecedentes penales son descalificantes.
11. Verificaciones de antecedentes
Las verificaciones de antecedentes son legales en California, pero con condiciones. Los empleadores pueden realizar una verificación de antecedentes por terceros si:
- Hacen una oferta condicional de empleo, y
- Usted da su consentimiento por escrito.24
12. Actualizaciones 2023
La ley “Prohibir la casilla” fue actualizada en 2023 en tres formas principales:
1) Cobertura ampliada
El término “empleadores” ahora también incluye:
- Agencias de personal y entidades similares;
- Agentes del empleador que evalúan el historial criminal de un solicitante; y
- Empleadores conjuntos.
El término “solicitante” ahora también incluye a empleados existentes que buscan un puesto diferente en la empresa o que están sujetos a revisión debido a un cambio en la política o la administración.
2) Prohibiciones más claras para los empleadores
Antes de hacer una oferta condicional de empleo, los empleadores también tienen prohibido:
- Buscar su historial criminal en internet;
- Considerar su historial criminal que usted haya divulgado voluntariamente;
- Incluir requisitos en las ofertas de trabajo como “Sin historial criminal”;
- Discriminarlo por no divulgar su historial criminal desde el principio.
Además, los empleadores no pueden realizar una verificación de antecedentes a menos que una de las exenciones de la ley se aplique directamente a ellos. Si la exención solo se aplica, por ejemplo, a una junta estatal de licencias, el empleador no puede realizar la verificación por sí mismo.
3) Instrucciones más claras para retirar ofertas condicionales de empleo
Los empleadores deben realizar una evaluación exhaustiva e individualizada para determinar si una condena afecta directa y negativamente las tareas específicas del trabajo. Si una agencia de licencias ya le ha otorgado los permisos necesarios a pesar de la condena, esto debilita el argumento del empleador para la descalificación.
Primero, los empleadores deben considerar:
- La naturaleza y gravedad del delito, incluyendo la conducta específica, el daño causado y factores que contribuyen como discapacidad o trauma (respetando las leyes de privacidad);
- El tiempo transcurrido desde el delito o la liberación bajo custodia; y
- Las tareas específicas del trabajo y la posibilidad de que surjan situaciones similares en el lugar de trabajo.
Si el empleador toma una decisión preliminar de retirar la oferta, debe proporcionarle un aviso previo a la acción adversa y al menos cinco días hábiles para responder con evidencia relevante (como esfuerzos de rehabilitación o circunstancias atenuantes). Los empleadores no pueden rechazar evidencia relevante, exigir documentación específica ni requerir la divulgación de información sensible como condiciones médicas o estatus de sobreviviente.
Tras su respuesta, el empleador debe reevaluar su decisión. Factores adicionales a considerar incluyen:
- Conducta durante la encarcelación,
- Historial laboral posterior a la condena,
- Participación comunitaria, y
- Otros esfuerzos de rehabilitación.
Si la decisión final es no contratarlo, el empleador debe proporcionarle un aviso final de acción adversa por escrito.25
Las leyes “Prohibir la casilla” ayudan a nivelar el campo de juego entre los solicitantes de empleo calificados.
Recursos adicionales
Para más información, consulte lo siguiente:
- La Ley de Oportunidad Justa: Guía para empleadores y solicitantes de empleo – Resumen por el Departamento de Derechos Civiles de California.
- Los límites de la legislación Prohibir la casilla – Informe de políticas por el Instituto de Investigación sobre Trabajo y Empleo (IRLE).
- 10 preguntas comunes en entrevistas de trabajo y cómo responderlas – Guía por Harvard Business Review.
- Todo lo que necesita saber sobre la búsqueda de empleo en la era digital – Artículo en Business News Daily.
- Qué considerar antes de aceptar una oferta de trabajo – Discusión por The Balance, un sitio web de finanzas personales.
Referencias legales:
- California AB 1008 enmienda la Ley de Empleo Justo y Vivienda (FEHA) para agregar el Código de Gobierno sección 12952, fecha de vigencia 1 de enero de 2018 (“La Ley de Oportunidad Justa”). Véase, por ejemplo, People v. Allen (Tribunal de Apelaciones de California, Cuarto Distrito de Apelaciones, División Uno, 2019) 41 Cal.App.5th 312, 147; Juster v. Workday, Inc. (Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Norte de California, 2022) 21-cv-07555-EMC.
- California AB 1008 (“(d) Nueve estados y 15 ciudades importantes, incluyendo Los Ángeles y San Francisco, han adoptado leyes de contratación con oportunidad justa que cubren tanto empleadores del sector público como privado. Más del 20 por ciento de la población de Estados Unidos ahora vive en un estado o localidad que prohíbe a los empleadores privados preguntar sobre el historial de un solicitante al inicio del proceso de contratación.”). Hawái fue el primer estado en instituir una ley de “prohibir la casilla”. Véase también Iniciativa de Oportunidad Justa para la Ordenanza de Contratación (FCIHO) en Los Ángeles; Ordenanza de Oportunidad Justa (FCO) en San Francisco.
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(a) Excepto como se dispone en la subdivisión (d), es una práctica laboral ilegal para un empleador con cinco o más empleados hacer cualquiera de lo siguiente: (1) Incluir en cualquier solicitud de empleo, antes de que el empleador haga una oferta condicional de empleo al solicitante, cualquier pregunta que busque la divulgación del historial de condenas del solicitante. (2) Preguntar o considerar el historial de condenas del solicitante, incluyendo cualquier pregunta sobre historial de condenas en cualquier solicitud de empleo, hasta después de que el empleador haya hecho una oferta condicional de empleo al solicitante.”)
- Igual.
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(d) Esta sección no se aplica en ninguna de las siguientes circunstancias: (1) A un puesto para el cual una agencia estatal o local está obligada por ley a realizar una verificación de antecedentes de condenas. (2) A un puesto en una agencia de justicia penal, según se define en la Sección 13101 del Código Penal. (3) A un puesto como Contratista de Mano de Obra Agrícola, según se describe en la Sección 1685 del Código Laboral. (4) A un puesto donde un empleador o su agente está obligado por cualquier ley estatal, federal o local a realizar verificaciones de antecedentes penales para fines de empleo o a restringir el empleo basado en el historial criminal. Para los propósitos de este párrafo, la ley federal incluirá reglas o regulaciones promulgadas por una organización autorreguladora según se define en la Sección 3(a)(26) de la Ley de Intercambio de Valores de 1934, enmendada por 124 Stat. 1652 (Ley Pública 111-203), conforme a la autoridad en la Sección 19(b) de la Ley de Intercambio de Valores de 1934, enmendada por 124 Stat. 1652 (Ley Pública 111-203).”)
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952, nota al pie 3 arriba.
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(3) Considerar, distribuir o difundir información sobre cualquiera de lo siguiente mientras se realiza una verificación de antecedentes de condenas en relación con cualquier solicitud de empleo: (A) Arresto no seguido de condena, excepto en las circunstancias permitidas en el párrafo (1) de la subdivisión (a) y la subdivisión (f) de la Sección 432.7 del Código Laboral. (B) Referencia o participación en un programa de desviación previo o posterior al juicio. (C) Condenas que han sido selladas, desestimadas, eliminadas o erradicadas legalmente conforme a la ley.”)
- Igual. Tenga en cuenta que tener un historial criminal puede impedir que alguien reciba una licencia profesional, como en In re Gossage, (2000) 23 Cal. 4th 1080, 5 P.3d 186; véase también In re Strick (1983) 34 Cal. 3d 891, 671 P.2d 1251.
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(b) Esta sección no debe interpretarse para impedir que un empleador realice una verificación de antecedentes de condenas que no entre en conflicto con las disposiciones de la subdivisión (a).”)
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(1)(A) Un empleador que pretenda negar a un solicitante un puesto de empleo total o parcialmente debido al historial de condenas del solicitante debe hacer una evaluación individualizada de si el historial de condenas del solicitante tiene una relación directa y adversa con las tareas específicas del trabajo que justifiquen negar el puesto al solicitante. Al hacer la evaluación descrita en este párrafo, el empleador debe considerar todo lo siguiente: (i) La naturaleza y gravedad del delito o conducta. (ii) El tiempo transcurrido desde el delito o conducta y la finalización de la sentencia. (iii) La naturaleza del trabajo desempeñado o buscado.”)
- Igual.
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(1)(B) Un empleador puede, pero no está obligado a, poner por escrito los resultados de esta evaluación individualizada.”)
- Código Civil de California 1786.18. Véase también FCRA (Ley de Informe Justo de Crédito).
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(2) Si el empleador toma una decisión preliminar de que el historial de condenas del solicitante descalifica al solicitante para el empleo, el empleador debe notificar al solicitante esta decisión preliminar por escrito. Esa notificación puede, pero no está obligada a, justificar o explicar las razones del empleador para tomar la decisión preliminar. La notificación debe contener todo lo siguiente: (A) Aviso de la condena o condenas descalificadoras que son la base para la decisión preliminar de rescindir la oferta. (B) Una copia del informe de historial de condenas, si existe. (C) Una explicación del derecho del solicitante a responder al aviso de la decisión preliminar del empleador antes de que esa decisión sea definitiva y la fecha límite para responder. La explicación debe informar al solicitante que la respuesta puede incluir la presentación de evidencia que impugne la exactitud del informe de historial de condenas que es la base para rescindir la oferta, evidencia de rehabilitación o circunstancias atenuantes, o ambas.”).
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(3) El solicitante tendrá al menos cinco días hábiles para responder al aviso proporcionado al solicitante bajo el párrafo (2) antes de que el empleador pueda tomar una decisión final. Si, dentro de los cinco días hábiles, el solicitante notifica al empleador por escrito que disputa la exactitud del informe de historial de condenas que fue la base para la decisión preliminar de rescindir la oferta y que está tomando medidas específicas para obtener evidencia que respalde esa afirmación, entonces el solicitante tendrá cinco días hábiles adicionales para responder al aviso.”)
- Igual.
- Igual.
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(4) El empleador debe considerar la información presentada por el solicitante conforme al párrafo (3) antes de tomar una decisión final.”)
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(5) Si un empleador toma una decisión final de negar una solicitud total o parcialmente debido al historial de condenas del solicitante, el empleador debe notificar al solicitante por escrito todo lo siguiente: (A) La negación o descalificación final. El empleador puede, pero no está obligado a, justificar o explicar las razones para tomar la negación o descalificación final. (B) Cualquier procedimiento existente que el empleador tenga para que el solicitante impugne la decisión o solicite reconsideración. (C) El derecho a presentar una queja ante el departamento.”)
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(e) Los remedios bajo esta sección serán adicionales y no en detrimento de todos los demás derechos y remedios que un solicitante pueda tener bajo cualquier otra ley, incluyendo cualquier ordenanza local.”)
- Ley de Empleo Justo y Vivienda 12965 — Prácticas ilegales. (“(b) … En acciones civiles presentadas bajo esta sección, el tribunal, a su discreción, puede otorgar a la parte vencedora, incluyendo al departamento, honorarios razonables de abogados y costos, incluyendo honorarios de testigos expertos.”)
- Véase Proyecto Nacional de Ley de Empleo.
- Patricia Barnes, Estudio dice que las políticas de “Prohibir la casilla” perjudican (no ayudan) a jóvenes solicitantes de empleo masculinos minoritarios, Forbes (1 de marzo de 2020).
- Véase nota 3. Véase también FCRA (Ley de Informe Justo de Crédito).
- Código de Gobierno de California 11017. Texto final de modificaciones a los reglamentos de empleo respecto al historial criminal, Consejo de Derechos Civiles.