Bajo las leyes laborales de California, usted tiene derecho a reembolso de gastos de viaje o pérdidas directamente relacionadas con su trabajo.
Si su empleador intenta pagarle menos o no le reembolsa los gastos de viaje relacionados con el trabajo, usted puede recuperar una compensación presentando una reclamación o demanda.
A continuación, nuestros abogados laborales y de empleo de California discuten los siguientes temas respecto a demandas por reembolso de gastos de viaje no pagados:
- 1. Obligaciones del empleador
- 2. Combinando viajes de trabajo y personales
- 3. Reembolsos por kilometraje
- 4. Demandar por reembolso
- 5. Represalias
- Lectura adicional
Vea también nuestro artículo sobre pago de vacaciones.
Si tiene más preguntas después de leer este artículo, le invitamos a contactarnos en Shouse Law Group.
1. Obligaciones del empleador
Bajo el Código Laboral de California, un empleador está obligado a reembolsar gastos de trabajo a un empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas que estén directamente relacionadas con el trabajo. Esto incluye gastos como “consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador.”1
Gastos de viaje
Los gastos de viaje para empleados dependen de
- tipo de trabajo,
- cantidad de viajes,
- tiempo fuera de casa, y
- la política de gastos de viaje del empleador.
Las leyes laborales de California requieren que los empleadores reembolsen a los empleados todas las pérdidas y gastos que resulten directamente de las funciones laborales del empleado.2
Muchos trabajadores están confundidos sobre el reembolso del empleador debido a políticas contradictorias. La ley laboral de California proporciona una explicación general para los gastos reembolsables. Sin embargo, la política del empleador puede ofrecer una descripción diferente de lo que está disponible para reembolso.
Además, existen regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre qué tipos de gastos de negocio son deducibles y qué podría considerarse ingreso. Sin embargo, las regulaciones del IRS sobre gastos de viaje generalmente se relacionan con la responsabilidad fiscal y no con lo que los empleadores de California están obligados a reembolsar.3
Gastos comunes de viaje
Los gastos de viaje sujetos a reembolso generalmente incluyen cualquier gasto relacionado con el trabajo incurrido cuando el empleado está fuera de la oficina. Los gastos comunes de viaje pueden incluir:
- Tiempo de viaje
- Gastos de kilometraje
- Alquiler de automóvil
- Gasolina
- Hoteles y moteles
- Tarifas de estacionamiento
- Peajes
- Gastos de envío
- Tarifas de taxi o cabify
- Tarifas de autobús/metro/subterráneo
- Gastos de centro de negocios (copias, fax, impresión)
- Cargos por teléfono y acceso a internet
- Cuotas de inscripción a conferencias
- Comisiones por cambio de moneda para viajes al extranjero
- Gastos de envío para materiales de trabajo
- Propinas
Los empleadores pueden establecer límites específicos en los gastos de viaje, como limitar los viajes aéreos a clase económica o requerir un reembolso máximo sujeto al pasaje aéreo de menor costo. También pueden exigir que los empleados hagan las reservas de viaje a través de un agente de viajes preferido o departamento designado.
Los empleadores también pueden establecer límites máximos en ciertos gastos de viaje, incluyendo tarifas máximas de hotel y reembolsos máximos por comidas. Sin embargo, no pueden exigir que un empleado pague de su bolsillo cualquier costo que exceda esos límites si son gastos pagados en el desempeño de sus funciones. Un empleador no puede violar las leyes laborales de California simplemente por tener una política de empresa más restrictiva.4
Ejemplo: Barney tiene que viajar de Los Ángeles a San Francisco para una serie de reuniones de la empresa. Barney se quedará en San Francisco por 3 noches antes de regresar a Los Ángeles. La empresa de Barney tiene una tarifa diaria de $120 por noche para hoteles.
Barney no encuentra ningún hotel o motel dentro de 30 millas del lugar de la reunión por menos de $120 por noche. El hotel más barato que encontró Barney está en Oakland por $150 por noche. Barney le dice a su jefe que el hotel es más caro que la tarifa diaria y su jefe dice que Barney tiene que estar en esa reunión pero no será compensado por más que la tarifa diaria.
Barney presenta sus gastos de viaje por $450 por tres noches en el hotel. Probablemente Barney sea elegible para el reembolso completo de sus gastos de hotel porque fueron incurridos en el cumplimiento de sus funciones y bajo la dirección de su empleador. La tarifa diaria del empleador no anularía las obligaciones legales de la empresa de reembolsar al empleado por gastos razonables de trabajo.
Sin embargo, el hecho de que un empleado gaste dinero durante un viaje de trabajo no significa que el gasto esté relacionado con el trabajo. El entretenimiento personal, como ver una película o invitar a un amigo a cenar, generalmente no está relacionado con el trabajo.
Ejemplo: La tarifa diaria de Barney para comidas es de $60 por día en San Francisco. Barney presenta su informe de gastos por $350 en comidas durante tres días porque invitó a un viejo amigo a cenar en un exclusivo restaurante de sushi, que costó $250. El empleador de Barney puede limitar a Barney al reembolso máximo de $180 por comidas porque invitar a un amigo a una cena costosa no es un gasto razonable relacionado con el trabajo.
Tarjeta de crédito de la empresa
Muchos empleadores proporcionan a ciertos empleados una tarjeta de crédito para usar en gastos relacionados con el trabajo. En general, estas tarjetas son facturadas a la empresa y el empleado no incurre en gastos o pérdidas al usar la tarjeta. Sin embargo, el empleado aún tiene derecho a reembolso por gastos razonables en efectivo y cualquier gasto de viaje incurrido con una tarjeta de crédito personal.
Las tarjetas de crédito de la empresa generalmente se facturan directamente al empleador.
2. Combinando viajes de trabajo y personales
Combinar viajes relacionados con el trabajo y personales dependerá de la política de gastos del empleado, la ley fiscal federal y la ley laboral de California. En general, cuando los empleados combinan viajes personales y de trabajo, solo se les debe compensar por los gastos de viaje directamente relacionados con el desempeño de sus funciones laborales.
Ejemplo: Martin trabaja en una oficina en San Bernardino y tiene que asistir a una feria comercial de dos días en Filadelfia. Martin es un aficionado a la historia militar y quiere agregar un viaje a Gettysburg. Martin extiende su alquiler de hotel de 3 días y noches por una noche más y su alquiler de auto por un día para acomodar su viaje adicional.
En general, Martin debería ser reembolsado por su pasaje aéreo de ida y vuelta, tres noches de hotel, tres días de comidas, tres días de alquiler de auto y gasolina usada durante esos tres días. Sin embargo, Martin podría tener que pagar de su bolsillo las comidas, la estadía en el hotel, la gasolina y el alquiler de auto del día extra porque su viaje a Gettysburg no estaba relacionado con el trabajo.
3. Reembolsos por kilometraje
Si su empleador le exige conducir como parte de su trabajo, su empleador debe reembolsarle los costos de conducción relacionados con el trabajo. Esto puede incluir hacer mandados ocasionales para su empleador, o un vendedor viajero que pasa muchas horas cada semana conduciendo.
El tiempo y los gastos de desplazamiento desde su casa al trabajo y viceversa generalmente no están incluidos. Sin embargo, si su empleador le pide hacer un mandado en su camino al trabajo, eso se consideraría un gasto relacionado con el trabajo que debe ser reembolsado.
En la mayoría de los casos, un empleador reembolsa a un empleado basado en las pautas del IRS para el kilometraje estándar. En 2026, el reembolso estándar por kilometraje para conducción relacionada con negocios es de 72.5 centavos por milla conducida. Este número se basa en un estudio anual de los costos fijos y variables de operar un vehículo.5
La tasa estándar de reembolso del IRS incluye el costo de mantenimiento y reparaciones regulares (como cambios de aceite y reemplazo de neumáticos).
Sin embargo, un empleador también puede reembolsar a un empleado por los gastos reales de conducción del empleado. Este método suele ser más gravoso para el empleado y el empleador. Los costos de conducción generalmente incluirían gasolina, reparaciones, seguro, depreciación, registro y mantenimiento regular. El empleado y el empleador tendrían que determinar qué cantidad de costos se incurrió para uso comercial.6
Ejemplo: Daryl conduce su Toyota Celica 1991 30 millas de ida y vuelta al trabajo cada día laboral. Un día a la semana, Daryl usa su auto personal para conducir 10 millas de ida y vuelta para recoger informes de la empresa en la imprenta, reembolsado a la tasa estándar de kilometraje. El jefe de Daryl le pide que recoja café para todos en el camino al trabajo. Sin embargo, durante esta carrera por café, el confiable auto de Daryl finalmente se descompone y tiene que comprar un auto nuevo.
El empleador de Daryl debe reembolsarle por su viaje semanal de 20 millas para recoger informes como un viaje relacionado con el trabajo. El empleador de Daryl también puede tener que reembolsarle por el viaje matutino por café ya que fue ordenado por su empleador. Sin embargo, el empleador de Daryl generalmente no es responsable de pagar las reparaciones del auto o un auto nuevo. Los costos de mantenimiento regular están incluidos en la tasa estándar de reembolso por kilometraje.
Bajo las leyes laborales de California, usted tiene derecho a gastos de viaje o pérdidas directamente relacionadas con su trabajo.
4. Demandar por reembolso
Si un empleador no reembolsa a un empleado los gastos razonables de viaje relacionados con el trabajo, el empleado puede presentar una demanda para obtener compensación. Un empleado puede buscar el reembolso de gastos necesarios, según lo exige la ley laboral de California.
Los daños por pérdidas o gastos laborales no pagados también incluyen intereses a la misma tasa que los juicios en acciones civiles.7
Además de recuperar los gastos de viaje, un empleado puede buscar “gastos o pérdidas necesarios” relacionados con la reclamación de esos gastos. En una acción judicial, estos gastos necesarios pueden incluir honorarios de abogados y costos judiciales.8
Cuando un empleador viola el Código Laboral de California, la Oficina del Comisionado Laboral de California también puede emitir una citación contra el empleador. El comisionado puede emitir una citación con sanciones financieras contra un empleador por violar las obligaciones de reembolso de viajes de California. Cualquier cantidad recuperada por el comisionado será pagada al empleado.9
En muchos casos, un empleador puede estar violando las leyes laborales de California contra múltiples empleados. La política ilegal de gastos de viaje de una empresa puede dejar a muchos empleados con una compensación insuficiente. Las demandas colectivas exitosas por reembolso de gastos de viaje a menudo involucran reembolsos no pagados por gastos o pérdidas de viaje.
5. Represalias
Es ilegal que un empleador tome represalias contra un empleado por ejercer sus derechos bajo las leyes laborales de California.10
Un empleador no debe tomar acciones retaliatorias, incluyendo despido, contra un empleado por citar violaciones de salario y horas o presentar una demanda por gastos no pagados. Despedir a un empleado por presentar una reclamación por violación laboral puede considerarse “despido injustificado”.
Si un empleador toma represalias contra un empleado por presentar una demanda por violación laboral, el empleado puede buscar daños por salarios perdidos, incluyendo intereses y honorarios razonables de abogados. El empleado también puede buscar la reincorporación a su trabajo u otro alivio equitativo.
Lectura adicional
Para información más detallada, consulte los siguientes artículos:
- Gastos de viaje, transporte y desplazamiento: problemas relacionados con la deducibilidad – Missouri Law Review.
- Gastos de viaje – The CPA Journal.
- Gastos de negocio pagados por el empleado – The CPA Journal.
- El futuro de los viajes y gastos – Strategic Finance.
Referencias legales:
- Código Laboral 2802 — Obligaciones del empleador (“(a) Un empleador deberá indemnizar a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador, aunque sean ilegales, a menos que el empleado, al obedecer las instrucciones, creyera que eran ilegales.”)
- Igual.
- Ver Tema Fiscal del IRS 514 – Gastos de negocio del empleado.
- Código Laboral 2804 LC — Obligaciones del empleador (“Cualquier contrato o acuerdo, expreso o implícito, hecho por cualquier empleado para renunciar a los beneficios de este artículo o parte del mismo, es nulo y sin efecto, y este artículo no privará a ningún empleado o su representante personal de ningún derecho o recurso al que tenga derecho bajo las leyes de este Estado.”)
- Ver IRS – Tarifas estándar de kilometraje. Ver también Reembolsos de viaje, Departamento de Servicios Humanos de California.
- Gattuso v. Harte Hanks Shoppers, Inc. 42 Cal.4th 554 (2007), (“Las partes acuerdan que un método que un empleador puede usar para el reembolso de gastos de automóvil es calcular los gastos de automóvil que el empleado realmente y necesariamente incurrió y luego pagar esa cantidad por separado al empleado. Este método de gastos reales es el más preciso, pero también el más gravoso para el empleador y el empleado. Los gastos reales de usar el automóvil personal de un empleado para fines comerciales incluyen combustible, mantenimiento, reparaciones, seguro, registro y depreciación.”)
- Código Laboral 2802 LC, ver nota 1 arriba. (“(b) Todos los premios otorgados por un tribunal o por la División de Cumplimiento de Normas Laborales para el reembolso de gastos necesarios bajo esta sección llevarán intereses a la misma tasa que los juicios en acciones civiles. Los intereses se acumularán desde la fecha en que el empleado incurrió en el gasto o pérdida necesaria.”)
- Código Laboral 2802 LC, ver nota 1 arriba. (“(c) Para los propósitos de esta sección, el término “gastos o pérdidas necesarios” incluirá todos los costos razonables, incluyendo, pero no limitándose a, honorarios de abogados incurridos por el empleado para hacer valer los derechos otorgados por esta sección.”)
- Código Laboral 2802 LC, ver nota 1 arriba. (“(d) Además de la recuperación de sanciones bajo esta sección en una acción judicial o procedimientos conforme a la Sección 98, el comisionado puede emitir una citación contra un empleador u otra persona que actúe en nombre del empleador que viole las obligaciones de reembolso por un monto determinado debido a un empleado bajo esta sección. Los procedimientos para emitir, impugnar y hacer cumplir los juicios por citaciones o sanciones civiles emitidas por el comisionado serán los mismos que los establecidos en la Sección 1197.1. Las cantidades recuperadas conforme a esta sección serán pagadas al empleado afectado.”)
- Código Laboral 98.6 LC — Despido o discriminación, represalia o acción adversa contra empleado o solicitante por conducta delineada en este capítulo o porque el empleado o solicitante haya presentado una queja o reclamación, iniciado o causado que se inicie cualquier procedimiento bajo o relacionado con sus derechos o haya testificado en relación con lo mismo en nombre de esa persona u otra.