Ley de Reembolso de Viaje de Empleados en California

Bajo las leyes laborales de California, tiene derecho a la reembolso de gastos de viaje o pérdidas directamente relacionadas con su trabajo. Si su empleador intenta defraudarlo o no le reembolsa los gastos de viaje relacionados con el trabajo, es posible que pueda recuperar una compensación presentando una reclamación o demanda.

A continuación, nuestros abogados de trabajo y empleo de California discuten las siguientes preguntas frecuentes sobre demandas por reembolso de gastos de viaje no pagados:

• 1. ¿Qué gastos de viaje tiene que reembolsar mi empleador en California?
• 2. ¿Qué pasa si combino viajes personales con viajes relacionados con el trabajo?
• 3. ¿Mi empleador tiene que reembolsarme el kilometraje en mi propio auto?
• 4. ¿Puedo presentar una demanda para obtener el reembolso de gastos de viaje no pagados en California?
• 5. ¿Mi jefe puede despedirme por presentar una reclamación por gastos de viaje?

También vea nuestro artículo sobre pago de vacaciones.

Si tiene más preguntas después de leer este artículo, le invitamos a que se comunique con nosotros en Shouse Law Group.

1. ¿Qué gastos de viaje tiene que reembolsar mi empleador en California?

De acuerdo con el Código Laboral de California, un empleador está obligado a reembolso de gastos de trabajo reembolsar a un empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas que estén directamente relacionadas con el trabajo. Esto incluye gastos como “consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes o de su obediencia a las instrucciones del empleador”.¹

Gastos de viaje

Los gastos de viaje para los empleados dependen de

• tipo de trabajo,
• cantidad de viajes,
• cantidad de tiempo lejos de casa y
• política de gastos de viaje del empleador.

Las leyes laborales de California exigen a los empleadores que reembolsen a los empleados por todas las pérdidas y gastos que sean una consecuencia directa de los deberes de trabajo del empleado.²

Muchos trabajadores están confundidos con respecto al reembolso del empleador debido a que hay políticas contradictorias. La ley laboral de California proporciona una explicación general para los gastos reembolsables. Sin embargo, la política de un empleador puede proporcionar una descripción diferente de lo que está disponible para el reembolso.

Además, hay regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre qué tipos de gastos de negocios son deducibles y qué podría considerarse ingresos. Sin embargo, las regulaciones del IRS sobre los gastos de viaje generalmente se relacionan con la responsabilidad fiscal y no con lo que los empleadores de California están obligados a reembolsar.³

Gastos de viaje comunes

Los gastos de viaje sujetos a reembolso generalmente incluyen cualquier gasto relacionado con el trabajo incurrido cuando el empleado está fuera de la oficina. Los gastos de viaje comunes pueden incluir:

• Gastos de kilometraje
• Alquiler de automóviles
• Gasolina
• Hoteles y moteles
• Tarifas de estacionamiento
• Peajes
• Correo
• Tarifas de taxi o taxi
• Tarifas de autobús / metro / metro
• Gastos del centro de negocios (copia, fax, impresión)
• Cargos por acceso a teléfono e internet
• Tarifas de registro de conferencias
• Tarifas de conversión de moneda para viajes al extranjero
• Correo para enviar materiales de trabajo
• Propinas

Los empleadores pueden poner límites específicos en los gastos de viaje, como limitar el viaje aéreo a la clase económica o requerir un reembolso máximo sujeto al pasaje aéreo de menor costo. Los empleadores también pueden requerir que los empleados hagan los arreglos de viaje a través de un agente de viajes preferido o un departamento designado.

Los empleadores también pueden establecer límites máximos en ciertos viajes, incluyendo tarifas máximas de hotel y reembolsos máximos de comidas. Sin embargo, no pueden exigir que un empleado pague de su bolsillo cualquier costo por encima de esos límites si son gastos pagados en el desempeño de los deberes del empleado. Un empleador no puede violar las leyes laborales de California simplemente porque tenga una política empresarial más restrictiva.⁴

Ejemplo: Barney tiene que viajar desde Los Ángeles a San Francisco para una serie de reuniones de la empresa. Barney se quedará en San Francisco durante 3 noches antes de regresar a Los Ángeles. La empresa de Barney tiene una tarifa diaria de $120 por noche para hoteles.

Barney no puede encontrar ningún hotel o motel dentro de los 30 millas de la ubicación de la reunión por menos de $120 por noche. El hotel más barato que Barney encontró está en Oakland por $150 por noche. Barney le dice a su jefe que el hotel es más caro que la tarifa diaria y el jefe de Barney le dice que Barney tiene que estar en esa reunión, pero no será compensado por más que la tarifa diaria.

Barney presenta sus gastos de viaje por $450 por tres noches en el hotel. Barney probablemente sería elegible para un reembolso completo de sus gastos de hotel porque se incurrieron en el desempeño de sus deberes laborales y bajo la dirección de su empleador. El per diem del empleador no anularía las obligaciones legales de la empresa de reembolsar al empleado por gastos laborales razonables. Sin embargo, solo porque un empleado gasta dinero durante un viaje de trabajo no significa que el gasto esté relacionado con el trabajo. El entretenimiento personal, como salir a una película o llevar a un amigo a cenar, generalmente no está relacionado con el trabajo.

Ejemplo: El per diem de Barney para comidas es de $60 por día para San Francisco. Barney presenta su informe de gastos por $350 para comidas durante tres días porque llevó a un viejo amigo a cenar a un restaurante de sushi exclusivo, que costó $250. El empleador de Barney puede limitarlo al reembolso máximo de $180 por diem para comidas porque llevar a un amigo a una cena cara no es un gasto laboral razonable.

Tarjeta de crédito de la empresa

Las tarjetas de crédito de la empresa generalmente se facturan directamente al empleador.

Muchos empleadores proporcionan a ciertos empleados una tarjeta de crédito para usar para gastos relacionados con el trabajo. En general, estas tarjetas se facturan a la empresa y el empleado no incurre en ningún gasto ni pérdida al usar la tarjeta. Sin embargo, el empleado todavía tiene derecho a un reembolso por gastos en efectivo razonables y cualquier gasto de viaje incurrido en una tarjeta de crédito personal.

2. ¿Qué pasa si combino viajes personales con viajes relacionados con el trabajo?

Combinar viajes relacionados con el trabajo con viajes personales dependerá de la política de gastos del empleado, la ley fiscal federal y la ley laboral de California. En general, cuando un empleado combina viajes personales y relacionados con el trabajo solo se le debe compensar por los gastos de viaje directamente relacionados con el desempeño de sus deberes laborales.

Ejemplo: Martin trabaja en una oficina en San Bernardino y tiene que ir a una feria comercial de dos días en Filadelfia. Martin es un entusiasta de la historia militar y quiere agregar un viaje a Gettysburg. Martin extiende su alquiler de hotel de 3 días y noches por una noche y su alquiler de coche por un día para acomodar su viaje de lado.

En general, Martin debería ser reembolsado por su pasaje de ida y vuelta, 3 noches de hotel, 3 días de comidas, 3 días de alquiler de coche, gasolina usada durante esos tres días. Sin embargo, Martin puede tener que pagar de su bolsillo por sus comidas extra, hotel, gasolina y alquiler de coche del día extra porque su viaje de lado a Gettysburg no estaba relacionado con el trabajo.

3. ¿Mi empleador tiene que reembolsarme por el kilometraje en mi propio coche?

Si su empleador le exige conducir como parte de su trabajo, su empleador debe reembolsarle los costos de conducción relacionados con el trabajo. Esto puede incluir realizar tareas ocasionales para su empleador, o un vendedor viajero que pasa muchas horas cada semana conduciendo.

El tiempo de viaje y los gastos de conducir desde su casa hasta el trabajo y viceversa generalmente no están incluidos. Sin embargo, si su empleador le pide que haga un recado en el camino al trabajo, eso se consideraría un gasto relacionado con el trabajo que debería ser reembolsado.

En la mayoría de los casos, un empleador reembolsará a un empleado de acuerdo con las pautas del IRS para el kilometraje estándar. En 2023, el reembolso de kilometraje estándar para el manejo relacionado con los negocios es de 62,5 centavos por milla recorrida. Este número se basa en un estudio anual de los costos fijos y variables de operar un vehículo.⁵

La tasa de reembolso estándar del IRS incluye el costo de mantenimiento y reparaciones regulares (como cambios de aceite y reemplazo de neumáticos).

Sin embargo, un empleador también puede reembolsar a un empleado por los gastos de conducción reales del empleado. Este método suele ser más gravoso para el empleado y el empleador. Los costos de conducción generalmente incluirían gasolina, reparaciones, seguro, depreciación, registro y mantenimiento regular. El empleado y el empleador tendrían que determinar qué cantidad de costos se incurrieron para uso comercial.⁶

Ejemplo: Daryl conduce su Toyota Celica de 1991 30 millas de ida y vuelta al trabajo todos los días laborables. Un día a la semana, Daryl usa su auto personal para conducir 10 millas de ida y vuelta para recoger informes de la impresora, reembolsados a la tasa de kilometraje estándar. El jefe de Daryl le pide que recoja café para todos en el camino al trabajo. Sin embargo, durante este viaje de café, el confiable auto de Daryl finalmente se rompe y tiene que comprar un auto nuevo.

El empleador de Daryl tiene que reembolsarle por su viaje semanal de recogida de impresora de 20 millas como un viaje relacionado con el trabajo. El empleador de Daryl también puede tener que reembolsarle por el viaje de café de la mañana ya que fue dirigido por su empleador. Sin embargo, el empleador de Daryl generalmente no es responsable de pagar las reparaciones del auto de Daryl o un auto nuevo. Los costos de mantenimiento regular se incluyen en la tasa de reembolso de kilometraje estándar.

4. ¿Puedo presentar una demanda para obtener reembolsos de gastos de viaje no pagados en California?

Si un empleador no reembolsa a un empleado por los gastos de viaje relacionados con el trabajo razonables, el empleado puede presentar una demanda para obtener una compensación. Un empleado puede solicitar el reembolso de los gastos necesarios, según lo exigido por la ley laboral de California.

Los daños por pérdidas o gastos de trabajo no pagados también incluyen intereses a la misma tasa que los juicios en acciones civiles.⁷

Además de recuperar los gastos de viaje, un empleado puede buscar “gastos o pérdidas necesarios” relacionados con la reclamación de esos gastos. En una acción judicial, estos gastos necesarios pueden incluir los honorarios de abogado y los costos de los tribunales.⁸

Cuando un empleador viola el Código Laboral de California, la Oficina del Comisionado Laboral de California también puede emitir una citación en contra de un empleador. El comisionado puede emitir una citación con multas financieras en contra de un empleador por violar las obligaciones de reembolso de viaje de California. Cualquier cantidad recuperada por el comisionado se pagará al empleado.⁹

En muchos casos, un empleador puede estar en violación de las leyes laborales de California contra múltiples empleados. La política ilegal de gastos de viaje de una empresa puede dejar a muchos empleados subcompensados. Las exitosas demandas colectivas por reembolso de gastos de viaje a menudo involucran reembolsos no pagados por gastos de viaje o pérdidas.

5. ¿Mi jefe me puede despedir por presentar una reclamación por gastos de viaje?

Es ilegal que un empleador tome represalias contra un empleado por ejercer sus derechos bajo las leyes laborales de California.¹⁰

Un empleador no debe tomar medidas represivas, incluido el despido, contra un empleado por citar violaciones de horas y salarios o presentar una demanda por gastos no pagados. El despido de un empleado por presentar una reclamación por violación laboral puede considerarse “despido injusto”.

Si un empleador se venga de un empleado por presentar una demanda por una violación laboral, el empleado puede buscar daños por salarios perdidos, incluyendo intereses y honorarios razonables de abogado. El empleado también puede buscar la reincorporación a su trabajo u otra indemnización equitativa.

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Para preguntas sobre las regulaciones de reembolso de California y las leyes laborales o para discutir su caso de forma confidencial con uno de nuestros experimentados abogados laborales y de empleo de California, no dude en contactarnos en Shouse Law Group.

Tenemos oficinas locales de derecho laboral en y alrededor de Los Ángeles, San Diego, el Condado de Orange, Riverside, San Bernardino, Ventura, San José, Oakland, la región de la Bahía de San Francisco y varias ciudades cercanas.

¿Trabajas en Nevada? Consulte nuestro artículo sobre reembolsos de gastos de viaje de Nevada.

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Referencias legales:

1. Código Laboral 2802 — Obligaciones del empleador (“(a) Un empleador debe indemnizar a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador, aunque sean ilegales, a menos que el empleado, al momento de obedecer las instrucciones, creyera que eran ilegales”.)
2. Igual.
3. Vea el tema de impuestos 514 del IRS – Gastos de negocios del empleado.
4. Código Laboral 2804 LC — Obligaciones del empleador (“Cualquier contrato o acuerdo, expreso o implícito, hecho por cualquier empleado para renunciar a los beneficios de este artículo o cualquier parte de él, es nulo y sin efecto, y este artículo no privará a ningún empleado o a su representante personal de ningún derecho o remedio al que tenga derecho bajo las leyes de este Estado”.)
5. Vea el IRS – Tasas de millaje estándar. Vea también Reembolsos de viaje, Departamento de Servicios Humanos de California.
6. Gattuso v. Harte Hanks Shoppers, Inc. 42 Cal.4th 554 (2007), (“Las partes acuerdan que un método que un empleador puede usar para el reembolso de gastos de automóvil es calcular los gastos de automóvil que realmente y necesariamente incurrió el empleado y luego pagarle al empleado esa cantidad. Este método de gasto real es el más preciso, pero también es el más gravoso para el empleador y el empleado. Los gastos reales de usar el automóvil personal de un empleado para fines comerciales incluyen combustible, mantenimiento, reparaciones, seguro, registro y depreciación.”)
7. Código Laboral 2802 LC, vea la nota al pie 1 anterior. (“(b) Todas las sentencias dictadas por un tribunal o por la División de Normas de Trabajo para el reembolso de gastos necesarios en virtud de esta sección llevarán intereses a la misma tasa que los juicios en acciones civiles. Los intereses se acumularán a partir de la fecha en que el empleado incurrió el gasto o pérdida necesarios”.)
8. Código Laboral 2802 LC, vea la nota al pie 1 anterior. (“(c) Para los fines de esta sección, el término “gastos o pérdidas necesarios” incluirá todos los costos razonables, incluidos, entre otros, los honorarios de abogados incurridos por el empleado para hacer cumplir los derechos otorgados por esta sección”.)
9. Código Laboral 2802 LC, vea la nota al pie 1 arriba. (“(d) Además de la recuperación de las sanciones en virtud de esta sección en una acción judicial o procedimiento conforme a la Sección 98, el comisionado puede emitir una citación contra un empleador u otra persona que actúe en nombre del empleador que viola las obligaciones de reembolso por un monto determinado que debe ser pagado al empleado afectado. Los procedimientos para emitir, impugnar y hacer cumplir las sentencias de citaciones o multas civiles emitidas por el comisionado serán los mismos que los establecidos en la Sección 1197.1. Los montos recuperados en virtud de esta sección se pagarán al empleado afectado. “
10. Código Laboral 98.6 LC — Despido o discriminación, represalia o acción adversa contra el empleado o solicitante por el comportamiento delineado en este capítulo o porque el empleado o solicitante haya presentado una queja o reclamo, iniciado o causado el inicio de cualquier procedimiento en relación con sus derechos o testificado en relación con lo mismo en nombre de esa persona o de otra.