Are California employers required to reimburse workers for business expenses?

Yes, California Labor Code section 2802 mandates employer reimbursements for work-related expenses that are incurred by their employees. The purpose of this section is to prevent California employers from merely shifting the necessary expenditures of running a business onto their employees. Employers cannot get their employees to waive their right to these reimbursements. Even if there is a provision in the employment contract that tells employees they have no right to reimbursement, that provision is null and void and will not be enforced in court. Employers who fire workers because they have invoked their rights to be reimbursed can be liable for wrongful termination. These requirements do not extend to other states, though. Federal employment law does not require reimbursement for work-related expenses unless the costs would bring an employee’s earnings beneath the minimum wage.

What reimbursement does Labor Code 2802 require?

To be eligible for reimbursement under California Labor Code 2802, the expense has to be both reasonable and necessary for the employee to do his or her job. The employee has to incur the costs as a direct consequence of his or her job duties. The details and requirements of an employee’s job will determine whether an expense is work-related and eligible for reimbursement. Many employers have reimbursement policies that set out which expenses are eligible. Common work-related expenses that are eligible for reimbursement can include: travel expenses, cell phone expenses, fees for attending conferences, costs of a work uniform, expenses related to entertaining business associates, driving costs, including a mileage reimbursement for distance traveled and tolls paid in a personal vehicle, costs associated with using a personal cell phone for job duties, postage, and training or education costs. Some of these expenses are often only partially work-related, like the cell phone bills for an employee’s personal phone that is frequently used for business purposes. In these cases, a percentage of the employee’s actual expenses can be reimbursable. That percentage has to reasonably reflect how often the expense is work-related.

How does this affect California employees doing remote work?

An employee’s right to be reimbursed for business expenses has become more important since the coronavirus pandemic. Many workers continue to work remotely, which means having to buy home office and telecommuting equipment. Because that equipment is reasonably necessary for the employee’s work, it can be eligible for reimbursement. Because that equipment is reasonably necessary for the employee’s work, it can be eligible for reimbursement. Some common reimbursable expenses for remote work include: office equipment, like chairs and desks, printing equipment, including the printer, paper, and ink, the costs of online subscriptions, like a paid Zoom account, home utilities, like air conditioning and heating, and home internet bills. Because these are business expenses, they can be reimbursed by the employer. When the employer reimburses their employee, though, the company owns property that was purchased. If the employee is discharged, he or she may have to hand over what was bought, as it is company property.

Are Labor Code 2802 reimbursements taxable as income?

When an employee receives reimbursement for a work-related expense, it is tax-deductible as a work expense if: the expense was an ordinary and necessary expense for their job, any excess reimbursement was returned to the employer within a reasonable amount of time, and the actual cost of the expense was substantiated by the employee within a reasonable amount of time. If any of these conditions are not met, then the reimbursement is taxable income.

Can my employer increase my salary rather than reimburse expenses?

California employers can comply with state labor law by increasing the employee’s compensation, rather than directly reimbursing them for the reasonable costs of their business expenses. The California Supreme Court has said that this method of repayment is sufficient, so long as there is a reasonable method for determining what part of the wage increase is for reimbursing business expenses. Employees cannot avoid their reimbursement obligations by merely increasing the worker’s pay. Doing so without itemizing what portion was for reimbursement would make it impossible to tell whether the employee was being compensated enough for their work-related expenses. This would make it unreasonably difficult to enforce the law.

Are there special rules for hospital workers?

Starting in 2021, many hospital workers are entitled to reimbursements for costs associated with workplace training requirements Those workplace trainings can be either employer-provided, or employer-required. It includes programs like: residencies, orientations, and competency validations or tests. Any expenses incurred by the employee or job applicant for these programs has to be reimbursed by the hospital. However, some programs are not covered by the reimbursement requirement. These include: license, registration, or certification requirements to practice at a specific classification, and training or education programs taken solely at the employee’s discretion. Only general acute care hospitals are covered by this requirement, though. These are hospitals that have a duly constituted governing body and provide around-the-clock inpatient care. The law covers employees who work in roles that provide direct patient care in these hospitals. It also covers job applicants for those roles.

Código laboral § 2802 - Reembolsos de gastos requeridos

Employee compiling expense reports on her laptop, and her desk is holding a cup of coffee and a plant — California Labor Code 2802 requires employers to reimburse employees for reasonably necessary expenses they incur to do their job.

Código Laboral de California sección 2802 requiere que los empleadores reembolsen a sus trabajadores por gastos de negocios. Esos gastos de negocios incluyen cualquier cosa que gaste en el desempeño de sus deberes laborales o para seguir las instrucciones de su empleador. Si no se le reembolsa por estos gastos, puede recuperarlos, así como los honorarios de abogados, en una demanda de salario y horas.

En este artículo discuto lo que necesita saber sobre cómo obtener el reembolso de sus gastos de negocios en California. También escuche nuestro informativo podcast:

Gastos de Negocios según el Código Laboral 2802

El Código Laboral 2802 de California define los “gastos de negocios” de manera muy amplia. Según la ley, los gastos de negocios son:

“Todos los gastos o pérdidas necesarios incurridos por el empleado en consecuencia directa del desempeño de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador.” ¹

La única excepción es cuando esos deberes o instrucciones son ilegales, y usted cree que son ilegales.

Algunos ejemplos comunes de gastos de negocios reembolsables son:

gasolina y gastos de depreciación para su automóvil, cuando se utiliza para el trabajo,
suministros de oficina relacionados con el trabajo,
alojamiento y comida durante un viaje de negocios, y
los costos de configurar una oficina para el trabajo remoto.

La Corte de Apelaciones de California ha dictaminado que los gastos de oficina en el hogar deben ser reembolsados, incluso si el trabajo remoto fue solo por una orden gubernamental, como la orden de trabajar desde casa durante la pandemia. ² Algunos ejemplos de esos gastos relacionados con una oficina en el hogar incluyen:

acceso a internet,
facturas personales de teléfono celular,
un auricular telefónico, y
una computadora y sus accesorios.³

Según la ley laboral de California, su empleador debe reembolsarle estos gastos de empleado cuando estén relacionados con el trabajo.

Reembolso de Millaje

Un gasto de negocios común que su empleador debe reembolsarle es su viaje. Si viaja en viajes de negocios o conduce su vehículo personal con fines comerciales, tiene derecho a un reembolso según la ley de California.

Esta política de reembolso es especialmente importante para los empleados de ventas externos que no reciben un vehículo proporcionado por el empleador.

Cuando conduce su vehículo personal para viajes relacionados con el trabajo, hay cuatro formas de calcular lo que se le debe:

pagos globales o una asignación de viaje,
millaje real,
gastos reales, o
una combinación de tarifas fijas y variables.

Sin embargo, los abogados laborales de nuestra firma de abogados han descubierto que muchos empleadores de California utilizan la tasa de reembolso proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Esta tasa se basa en su millaje real. Según esta tasa, tiene derecho a las siguientes cantidades en 2025. ⁴

Propósito del Viaje	Tasa de Reembolso del IRS
Negocios	$0.70 por milla
Miembros militares en servicio activo que viajan por motivos médicos o de mudanza	$0.21 por milla
En servicio de una organización benéfica	$0.14 por milla

Esta tasa se basa en un estudio anual de los costos de operar un vehículo. ⁵

Calcular los gastos reales es relativamente raro debido a lo difícil que es. Esto implica determinar exactamente cuáles fueron sus costos reales y qué porcentaje de su viaje fue para uso comercial. Según la Corte Suprema de California, el reembolso resultante va más allá de los costos de la gasolina. También cubre su:

mantenimiento del vehículo,
seguro de automóvil, y
depreciación.⁶

El reembolso de millaje no es el único gasto relacionado con el trabajo que tiene derecho a recibir mientras viaja. También tiene derecho a un reembolso por los costos razonables de los siguientes gastos necesarios:

su tiempo de viaje,
alquilar un automóvil,
tarifas de transporte público,
tarifas de taxi o de un automóvil de uso compartido,
peajes,
tarifas de estacionamiento,
comidas, incluidas propinas, y
alojamiento en un hotel o motel.

Viajes Combinados de Negocios y Personales

Algunos viajes tienen elementos personales y comerciales. Si combina viajes personales y relacionados con el trabajo, solo tiene derecho a una compensación por los gastos de viaje que estén directamente relacionados con los aspectos comerciales del viaje.

En algunos casos, esto puede ser fácil de determinar.

Por ejemplo: Jess es enviada a Chicago para una conferencia de negocios de 2 días. Como tiene familia en la zona, toma un día de vacaciones para visitarlos. Si extiende el alquiler de su auto por un día para visitar a su familia, tendrá que pagar por ese día extra.

En otros casos, puede ser difícil determinar qué es un viaje de negocios y qué es un viaje personal.

Por ejemplo: Josh, un representante de ventas que viaja, usa su vehículo personal para visitar a los clientes. En su camino a uno de ellos, hace un desvío de 20 minutos para ver a su hijo jugar en un juego de béisbol.

Cómo recuperar el reembolso impago

Si su empleador no le está reembolsando por los gastos de negocios, puede presentar una demanda de salarios y horas. Esto puede recuperar:

los reembolsos impagos,
intereses sobre esos reembolsos,
costos judiciales, y
honorarios de abogados.

Si su empleador toma represalias contra usted por presentar esta demanda, puede presentar una demanda por despido improcedente.

Nuestros abogados laborales han descubierto que, en muchos casos, los empleados de California que no están siendo reembolsados por los gastos de negocios a menudo tienen compañeros de trabajo que tampoco están siendo reembolsados. Los empleadores rara vez violan sus obligaciones de reembolso de gastos solo con un trabajador. Si hay suficientes empleados perjudicados, puede presentar una demanda colectiva.

Lectura adicional

Para obtener información más detallada, consulte estos artículos académicos:

El IRS emite decisiones favorables en planes de reembolso y reembolso de empleados – Journal of Corporate Accounting & Finance.
Gastos de empleados reembolsados: nuevos cuentos de los hermanos Grimm – Willamette Law Review.
Directrices para manejar la presentación de informes de gastos y reembolsos de negocios – Taxes.

Referencias legales

Sección 2802 del Código Laboral de California.
Thai v. International Business Machines Corp. (2023) 93 Cal. App. 5th 364.
Igual.
Servicio de Impuestos Internos, “El IRS aumenta la tasa de millaje estándar para uso comercial en 2025; la tasa clave aumenta 3 centavos a 70 centavos por milla,” (19 de diciembre de 2024).
Igual.
Gattuso v. Harte Hanks Shoppers, Inc. (2007) 42 Cal.4th 554,

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Gastos de Negocios según el Código Laboral 2802

Reembolso de Millaje

Viajes Combinados de Negocios y Personales

Cómo recuperar el reembolso impago

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Código Laboral de California § 2802 – ¿Qué gastos están obligados a reembolsar los empleadores?

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