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El Código de Trabajo de California § 2802 es la estatuta que requiere a los empleadores reembolsar a los trabajadores por “todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes”. Los empleadores que no lo hagan pueden enfrentar un juicio por salario y horas.
La estatuta permite a los empleados recuperar los honorarios de los abogados, además del reembolso.
Si la violación es generalizada, los empleados pueden formar una acción colectiva.
¿Los empleadores de California están obligados a reembolsar a los trabajadores por gastos de negocios?
Sí, el artículo 2802 del Código de Trabajo de California exige los reembolsos de los empleadores por los gastos relacionados con el trabajo incurridos por sus empleados.
El propósito de esta sección es evitar que los empleadores de California simplemente trasladen los gastos necesarios para ejecutar un negocio a sus empleados.[1]
Los empleadores no pueden obligar a sus empleados a renunciar a su derecho a estos reembolsos. Incluso si hay una disposición en el contrato de empleo que le dice a los empleados que no tienen derecho a reembolso, esa disposición es nula y no se aplicará en la corte.[2]
Los empleadores que despidan a los trabajadores porque hayan invocado sus derechos a ser reembolsados pueden ser responsables de despido injustificado.
Estos requisitos no se extienden a otros estados, sin embargo. La ley laboral federal no exige reembolso por gastos relacionados con el trabajo a menos que los costos hagan que los ingresos de un empleado sean inferiores al salario mínimo.
¿Qué reembolso requiere el Código de Trabajo 2802?
Para ser elegible para el reembolso según el Código de Trabajo de California 2802, el gasto debe ser razonable y necesario para que el empleado realice su trabajo. El empleado debe incurrir los costos como consecuencia directa de sus deberes laborales.
Los detalles y requisitos del trabajo de un empleado determinarán si un gasto está relacionado con el trabajo y es elegible para reembolso. Muchos empleadores tienen políticas de reembolso que establecen qué gastos son elegibles.
Gastos laborales comunes que son elegibles para reembolso pueden incluir:
- gastos de viaje,
- uso de un teléfono celular personal para fines comerciales,
- tarifas por asistir a conferencias,
- costos de un uniforme de trabajo,
- gastos relacionados con el entretenimiento de asociados comerciales,
- gastos de conducción, incluido un reembolso de millaje por distancia recorrida y peajes pagados en un vehículo personal,
- costos asociados con el uso de un teléfono celular personal para tareas laborales,
- correo, y
- costos de capacitación o educación.
Algunos de estos gastos a menudo son solo parcialmente relacionados con el trabajo, como las facturas de teléfono celular de un teléfono personal de un empleado que se usa con frecuencia para fines comerciales. En estos casos, un porcentaje de los gastos reales del empleado puede ser reembolsable. Ese porcentaje debe reflejar razonablemente con qué frecuencia el gasto está relacionado con el trabajo.[3]
¿Cómo afecta esto a los empleados de California que trabajan de forma remota?
El derecho de un empleado a ser reembolsado por gastos comerciales se ha vuelto más importante desde la pandemia de coronavirus. Muchos trabajadores siguen trabajando de forma remota, lo que significa tener que comprar equipo para el hogar y para el trabajo remoto. Debido a que ese equipo es razonablemente necesario para el trabajo del empleado, puede ser elegible para reembolso.
Algunos gastos reembolsables comunes para el trabajo remoto incluyen:
- equipo de oficina, como sillas y escritorios,
- equipo de impresión, incluida la impresora, el papel y la tinta,
- los costos de suscripciones en línea, como una cuenta de Zoom pagada,
- servicios públicos del hogar, como aire acondicionado y calefacción, y
- facturas de internet del hogar.
Debido a que estos son gastos comerciales, pueden ser reembolsados por el empleador. Cuando el empleador reembolsa a su empleado, sin embargo, la empresa posee un bien que fue comprado. Si el empleado es despedido, es posible que tenga que entregar lo que se compró, ya que es propiedad de la empresa.
Los empleados que trabajan de forma remota deben poder recibir reembolsos por suministros de oficina.
¿Los reembolsos del Código de Trabajo 2802 son imponibles como ingresos?
Cuando un empleado recibe un reembolso por un gasto relacionado con el trabajo, es deducible de impuestos como gasto de trabajo si:
- el gasto fue un gasto ordinario y necesario para su trabajo,
- cualquier exceso de reembolso fue devuelto al empleador dentro de un plazo razonable, y
- el costo real del gasto fue sustentado por el empleado dentro de un plazo razonable.[4]
Si alguna de estas condiciones no se cumple, entonces el reembolso es ingreso imponible.
¿Mi empleador puede aumentar mi salario en lugar de reembolsar gastos?
Los empleadores de California pueden cumplir con la ley laboral estatal aumentando el salario del empleado, en lugar de reembolsarles directamente por los costos razonables de sus gastos comerciales.
La Corte Suprema de California ha dicho que este método de reembolso es suficiente, siempre que haya un método razonable para determinar qué parte del aumento de salario es para reembolsar los gastos comerciales. Los empleados no pueden evitar sus obligaciones de reembolso simplemente aumentando el salario del trabajador. Hacerlo sin detallar qué parte fue para reembolso haría imposible saber si el empleado estaba siendo compensado lo suficiente por sus gastos relacionados con el trabajo. Esto haría que sea imposiblemente difícil hacer cumplir la ley.[5]
¿Hay reglas especiales para los trabajadores de hospital?
A partir de 2021, muchos trabajadores de hospital tienen derecho a reembolsos por los costos asociados con los requisitos de capacitación en el lugar de trabajo.[6]
Esas capacitaciones en el lugar de trabajo pueden ser
- proporcionadas por el empleador, o
- requeridas por el empleador.
Incluye programas como:
- residencias,
- orientaciones, y
- validaciones o pruebas de competencia.[7]
Cualquier gasto incurrido por el empleado o solicitante de empleo para estos programas debe ser reembolsado por el hospital.
Sin embargo, algunos programas no están cubiertos por el requisito de reembolso. Estos incluyen:
- los requisitos de licencia, registro o certificación para practicar en una clasificación específica, y
- los programas de entrenamiento o educación tomados únicamente a discreción del empleado.
Sin embargo, solo los hospitales de atención aguda general están cubiertos por este requisito. Estos son hospitales que tienen un órgano de gobierno debidamente constituido y proporcionan atención de pacientes las 24 horas. [8] La ley cubre a los empleados que trabajan en roles que proporcionan atención directa a los pacientes en estos hospitales. También cubre a los solicitantes de empleo para esos roles.
[1] Cochran v. Schwan’s Home Service, Inc. (2014) 228 Cal.App.4th 1137. Ver también Bowerman v. Field Asset Servs., Inc. (9th Cir. Cal. 2022), 39 F.4th 652; Becerra v. McClatchy Co. (Cal. App. 5th Dist. 2021) 69 Cal. App. 5th 913.
[2] Código Laboral de California 2804 LAB.
[3] Cochran v. Schwan’s Home Service, supra.
[4] Ver Publicación del IRS 5137 (Rev. 2-2020).
[5] Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007) 169 P.3d 889.
[6] Código Laboral de California 2802.1 LAB.
[7] Código Laboral de California 2802.1(a)(2) LAB.
[8] Código de Salud y Seguridad de California 1250 HSC.