Guía de Reembolso de Millaje de California para Trabajadores

Publicado June 29, 2023

En California, los empleadores están obligados a reembolsarle cuando utiliza sus vehículos personales para fines comerciales. Hay 4 formas de calcular el reembolso:

1. pagos en una sola vez,
2. reembolso basado en millaje real,
3. reembolso basado en gastos reales, o
4. reembolso basado en una mezcla de tarifas fijas y variables.

Independientemente del método, tiene derecho a una compensación completa. Muchas empresas se basan en las actuales tarifas de reembolso del IRS:

Propósito de usar su vehículo personal	Tarifa de reembolso del IRS
Uso comercial	$0.665 por milla
Miembros de servicio activo que se mudan o reciben tratamiento médico	$0.22 por milla
En servicio de una caridad	$0.14 por milla

¿Cuál es la ley de reembolso de millaje en California?

La ley laboral de California exige que todos los empleadores del estado le reembolsen cualquier gasto comercial que haya incurrido. Además de otros gastos relacionados, esto incluye los costos asociados con el uso de su vehículo personal para fines relacionados con el trabajo.

El Código de Trabajo de California, sección 2802 (a) LAB, establece que los empleadores deben reembolsarle por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas en:

• consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o
• su obediencia a las instrucciones del empleador. ¹

Usted tiene derecho a ser reembolsado incluso si las órdenes de su empleador eran ilegales, a menos que creyera que eran ilegales mientras las cumplía. ²

¿Qué está incluido en los reembolsos?

Estos reembolsos incluyen los costos de usar su vehículo personal para fines comerciales. ³ Estos costos no están necesariamente restringidos al costo de la gasolina para el vehículo. También incluyen:

• depreciación del vehículo por desgaste y desgaste,
• costos de mantenimiento y reparación,
• tarifas de registro de vehículos, y
• seguro de automóvil.

Los reembolsos requeridos por el Código de Trabajo de California 2802 (a) LAB no tienen que ser pagados por separado de sus salarios u otra compensación. Sin embargo, debe haber un medio o método para asignar y etiquetar esta compensación mejorada como reembolso. ⁴

¿Esto incluye mi viaje diario al trabajo y desde el trabajo?

No, el requisito de reembolso de millas de California solo cubre los viajes comerciales que ocurren mientras está en el trabajo. Esto no incluye su viaje diario al lugar de trabajo y desde el lugar de trabajo.

¿Cuáles son las diferentes formas de calcular el reembolso?

Bajo la ley de California, hay 4 formas diferentes de calcular sus gastos de vehículo incurridos mientras está en el trabajo:

1. una “asignación de gas” o pago en una sola vez regular que cubre todos los costos de uso del vehículo,
2. reembolso basado en el número de millas recorridas,
3. reembolso basado en sus gastos reales, y
4. una calculadora híbrida que usa tarifas fijas para ciertos gastos, como seguro, y tarifas variables para otros, como combustible.

Todos estos métodos solo están encargados de cubrir sus gastos necesarios y razonables. ⁵ Los gastos de vehículo innecesarios no pueden ser cubiertos.

Acuerdos de política de reembolso

Es responsabilidad de su empleador y de usted acordar qué política de reembolso se usará. Si se usa un sistema de reembolso de millas, las partes deben acordar la tarifa por milla. Esto generalmente se establece en el contrato de empleo o en el manual del empleado.

Sin embargo, cualquier acuerdo que renuncie a su derecho a un reembolso completo de sus gastos de vehículo relacionados con el trabajo es nulo. ⁶ Tal acuerdo también debe darle la oportunidad de cuestionar la suficiencia del reembolso. ⁷

Pagos en una sola suma o estipendios de gas

Los empleadores de California están autorizados a usar un pago en una sola suma para reembolsarle los gastos de vehículo relacionados con el trabajo. ^{8 9} También conocido como

• un “estipendio de gas”,
• una “asignación de automóvil” o
• un “diario”,

este es un pago regular, a menudo hecho mensualmente, de una cantidad fija que se ha considerado adecuada para cubrir sus gastos.

El método de pago en una sola suma generalmente se usa si usted conduce sus vehículos personales por los mismos recorridos todos los días o semanas. Cuando la cantidad que se conduce permanece igual, los pagos en una sola suma pueden ser ideales porque reducen la cantidad de registros que tiene que hacer.

Sin embargo, los precios fluctuantes de la gasolina pueden hacer que un pago en una sola suma sea insuficiente. En estos casos, puede cuestionar la cantidad y exigir un reembolso completo.

Reembolso de millaje

Su empleador y usted también pueden acordar una tarifa de reembolso por milla. ⁹ Puede adoptar la tarifa de reembolso de millaje sugerida por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos o por el Departamento de Recursos Humanos de California, o puede acordar su propia tarifa.

Sin embargo, la tarifa acordada tiene que compensarlo completamente por los gastos de viaje relacionados con el trabajo. También debe tener la oportunidad de cuestionar la tarifa si cree que es insuficiente.

Si usa sus vehículos personales para fines comerciales, tendrá que rastrear su millaje. Luego informa al número de millas comerciales conducidas a su empleador. El empleador luego le reembolsa en función de las millas conducidas en el trabajo y la tarifa acordada.

Beneficios del reembolso de millaje

El método de reembolso de millaje es más preciso que un acuerdo de pago en una sola suma o un estipendio de gas. Sin embargo, todavía no tiene en cuenta los precios de la gasolina en aumento o en descenso. Además, si conduce menos en el trabajo, se le compensa a una tasa más baja que a los trabajadores que conducen más.

Esto se debe a que algunos de los gastos de vehículo son fijos, como las tarifas de seguro, y no cambian mucho en función de las millas recorridas. Sin embargo, si conduce solo unas pocas millas en el trabajo, todavía tiene que pagar una cantidad similar a la de aquellos que conducen mucho en el trabajo.

Tenga en cuenta que su reembolso de kilometraje no debe ser gravado como ingreso a menos que su empleador le pague más que la tasa de reembolso actual del IRS.

Reembolso de gastos reales

El reembolso de gastos también puede ser por los gastos reales incurridos por usted. ¹¹ Este método de cálculo requiere que registre el monto exacto de todas las pérdidas pagadas mientras conduce en el trabajo, incluyendo:

• el costo de llenar el tanque después de cada día de trabajo,
• los cambios de año a año en el valor de reventa del vehículo para determinar la depreciación, y
• los costos de mantenimiento del manejo relacionado con el trabajo.

Esto a menudo requiere registrar el número de millas conducidas en el trabajo y fuera de él. Esto le permite mostrar qué porcentaje de las millas fueron con fines comerciales, y por lo tanto qué porcentaje de los costos de mantenimiento debe ser reembolsado.

Inconvenientes del reembolso de gastos reales

Si bien los reembolsos basados en el método de gasto real es el más preciso, los requisitos de registro para este método de reembolso son onerosos. Además, pueden surgir preguntas sobre si determinados gastos son necesarios y razonables.

Por ejemplo, pueden surgir disputas sobre:

• el valor del vehículo que conduce,
• si puede usar gasolina premium o no,
• el rendimiento de combustible del vehículo,
• el deducible apropiado para una póliza de seguro de automóvil, lo que puede afectar su costo y, por lo tanto, el monto del reembolso, y
• a qué taller de reparación de automóviles lleva el vehículo para el mantenimiento. ¹²

Reembolso de tarifa fija y variable, o FAVR

Otro método de cálculo de reembolso es un reembolso de tarifa fija y variable, o FAVR. Esto divide los costos fijos de usar un vehículo personal para uso comercial, como las tarifas de seguro, de los costos variables, como la gasolina. Los costos fijos luego se reembolsan de forma individual, hasta un monto acordado. Los costos variables se reembolsan según una tarifa de millaje acordada.

Precisión de FAVR

Esa tarifa de millaje puede cambiar según los precios locales de la gasolina. Esto aumenta la precisión de un mecanismo de reembolso FAVR. La gasolina se reembolsa según

• los precios locales, en lugar de
• promedios estatales o nacionales.

Los sistemas FAVR también solucionan las discrepancias entre los empleados que conducen mucho para el trabajo y los que no. Si conduce solo unas pocas millas, sufrirá los mismos gastos por los costos fijos que los trabajadores que conducen muchas millas. Sin un sistema FAVR para tener en cuenta esto, si solo va unas pocas millas, se le reembolsará mucho menos que a los trabajadores que conducen muchas millas.

¿Cuál es la tasa de reembolso de kilometraje del IRS?

Efectivo 1 de enero de 2023, la tasa de reembolso de kilometraje del IRS es $0.665 por milla para el uso comercial de un automóvil personal, furgoneta, camioneta o camioneta panel. Esto es un aumento de 3 centavos desde julio de 2022. ¹³

La tasa de reembolso de kilometraje es diferente para fines médicos o de mudanza para los miembros activos de las Fuerzas Armadas de EE. UU. Para ellos, la tarifa es de $0.22 por milla, lo que representa un aumento de 4 centavos desde enero de 2022. ¹⁴

Para vehículos personales conducidos en el servicio de organizaciones benéficas, la tasa de reembolso es de $0.14 por milla.¹⁵

Las tasas de reembolso son opcionales

Estas tasas de reembolso son opcionales para los empleadores usar. Son pautas diseñadas para aproximar los costos fijos y variables de usar un vehículo personal para fines comerciales en todo el país. Sin embargo, debido a que la tasa del IRS es un promedio nacional, puede no reflejar los costos de usar un vehículo personal en California.

¿Qué pasa si mi empleador está pagando menos mis gastos de vehículo personal?

Si su empleador le está pagando menos por el uso personal de sus vehículos, puede desafiar la cantidad reembolsada. Utilizando evidencia de sus costos reales, puede demostrar que el reembolso ha sido insuficiente.

Si el empleador no corrige la discrepancia, puede presentar una demanda por salario y horas. Si la falta o el rechazo del empleador de reembolsarle los gastos de viaje es una práctica regular, puede presentar una demanda colectiva.

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