En California, los empleadores están obligados a reembolsarle completamente cuando utiliza sus vehículos personales para fines comerciales. En total, hay 4 formas de calcular su reembolso:
- Pagos globales,
- Milla real,
- Gastos reales, o
- Una mezcla de tarifas fijas y variables.
Muchos empleadores adoptan las tarifas de reembolso del IRS, que se basan en la milla real, como muestra la siguiente tabla.1
|
Propósito de utilizar su vehículo personal |
Tarifa de reembolso del IRS |
| Uso comercial | $0.70 por milla |
| Miembros en servicio activo que se mudan o reciben tratamiento médico | $0.21 por milla |
| En servicio de una organización benéfica | $0.14 por milla |
Estos cuatro métodos de reembolso se discuten en detalle a continuación.
1. Pagos globales
Los empleadores de California pueden utilizar un pago global para reembolsarle por los gastos de su vehículo relacionados con el trabajo. También conocido como
- una “asignación de gas”,
- una “asignación de automóvil”, o
- un “per diem”,
este es un pago regular, a menudo mensual, de una cantidad fija que se ha considerado adecuada para cubrir sus gastos.
El método de pago global se utiliza generalmente si conduce sus vehículos personales en las mismas rutas todos los días o todas las semanas. Cuando la cantidad que se conduce permanece igual, los pagos globales pueden ser ideales porque reducen la cantidad de registros que debe realizar.
Sin embargo, los precios fluctuantes de la gasolina pueden hacer que un pago global sea insuficiente. En estos casos, puede impugnar la cantidad y exigir un reembolso completo.2
2. Milla real
Su empleador y usted pueden acordar una tarifa de reembolso por milla. Puede:
- adoptar la tarifa de reembolso por milla sugerida por el IRS o por el Departamento de Recursos Humanos de California (que para 2025 es de $0.70 por milla) o
- acordar su propia tarifa.
Sin embargo, la tarifa acordada debe compensarlo completamente por los gastos de viaje relacionados con el trabajo, y también debe permitírsele impugnar la tarifa si cree que es insuficiente. Además, su reembolso por milla no debe ser gravado como ingreso a menos que su empleador le pague más que la tarifa de reembolso actual del IRS.
Si utiliza sus vehículos personales para fines comerciales, tendrá que realizar un seguimiento de su millaje. Esto puede ser difícil de mantener.3
Muchos empleadores confían en las tarifas actuales del IRS cuando reembolsan a los empleados por sus gastos de conducción.
3. Gastos reales
Este método de cálculo requiere que registre la cantidad exacta de todas las pérdidas pagadas mientras conduce en el trabajo, incluyendo:
- el costo de llenar el tanque después de cada día de trabajo,
- los cambios año tras año en el valor de reventa del vehículo para determinar la depreciación, y
- los costos de mantenimiento por conducir relacionados con el trabajo.
Si bien los reembolsos basados en el método de gastos reales son los más precisos, los requisitos de registro para este método de reembolso son onerosos. Además, pueden surgir disputas con su empleador sobre, por ejemplo, qué taller de reparación de automóviles utiliza.4
4. Una mezcla de tarifas fijas y variables
Un reembolso de tarifa fija y variable (FAVR) divide los costos fijos de usar un vehículo personal para uso comercial, como las tarifas de seguro, de los costos variables, como la gasolina.
Los costos fijos se reembolsan individualmente a una cantidad acordada. Los costos variables se reembolsan en función de una tarifa de millaje acordada.
Preguntas frecuentes sobre los reembolsos de millaje en California
¿Qué se incluye en los reembolsos de millaje?
- costos de gasolina
- depreciación del vehículo por desgaste,
- costos de mantenimiento y reparación,
- tarifas de registro del vehículo, y
- seguro de auto.
Los reembolsos de millaje de California no incluyen su viaje diario hacia y desde el lugar de trabajo. En su lugar, cubre cualquier recado relacionado con el trabajo, como:
- Conducir para reunirse con clientes, clientes y otros compañeros de trabajo,
- Conducir a conferencias,
- Conducir a tiendas para comprar suministros, y/o
- Conducir a bancos por razones relacionadas con el trabajo, como depósitos.
Además, el reembolso debe cubrir solo sus gastos necesarios y razonables. Los gastos innecesarios del vehículo no tienen que ser cubiertos.5
¿Recibo un cheque separado por los reembolsos de millaje?
Los reembolsos de millaje no tienen que ser pagados por separado de su salario u otra compensación. Sin embargo, su cheque de pago debe mostrar que incluye el reembolso de millaje.6
¿Puedo renunciar a mi derecho a los reembolsos de millaje?
No. Cualquier acuerdo que renuncie a su derecho a un reembolso completo de los gastos de su vehículo relacionados con el trabajo es nulo.7
¿Cuál es la política de reembolso de millaje de mi empleador?
Depende de su empleador y de usted acordar qué política de reembolso se utilizará. Si se utiliza un sistema de reembolso de millaje, debe acordar la tasa por milla. Esto generalmente se establece en su:
- contrato de empleo o
- manual del empleado.
¿Cuál es el mejor método de reembolso de millaje?
Todos tienen ventajas y desventajas.
El método de reembolso de millaje es más preciso que un acuerdo de suma global o estipendio de gas. Sin embargo, aún no tiene en cuenta el aumento o la disminución de los precios del gas.
Muchas personas prefieren el sistema FAVR ya que la tasa de millaje puede cambiar según los precios locales del gas. Esto aumenta la precisión de un mecanismo de reembolso FAVR.
¿Qué pasa si mi empleador está pagando menos de mis gastos personales de vehículo?
Si su empleador le está pagando menos por el uso personal de sus vehículos, puede impugnar la cantidad que se le ha reembolsado. Al utilizar evidencia de sus costos reales, puede demostrar que el reembolso ha sido insuficiente.
Si su empleador no corrige la discrepancia, puede presentar una demanda de salario y horas. Si a sus compañeros de trabajo también se les está pagando menos, puede intentar presentar una demanda colectiva.
Los empleados pueden demandar a su jefe por no reembolsarles el millaje.
Recursos adicionales
Para obtener más información, consulte lo siguiente:
- 6 preguntas comunes sobre el reembolso de millaje para empleados – Información general de la Cámara de Comercio de EE. UU.
- Reembolso de millaje: lo que necesita saber – Artículo informativo para empleados y empleadores de Business News Daily.
- Reembolsos de viaje – Información sobre las tarifas actuales de reembolso de millaje proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos de California.
- Tarifas estándar de millaje – Información sobre las tarifas de reembolso de millaje para el año en curso proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Referencias legales:
- Código Laboral de California 2802(a) LAB, que obliga a los empleadores a reembolsarle por todos los gastos o pérdidas necesarias incurridas como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador. Tiene derecho a reembolso incluso si las órdenes de su empleador eran ilegales, a menos que haya creído que eran ilegales mientras las realizaba. IRS aumenta la tasa estándar de millaje para uso comercial en 2025; la tasa clave aumenta 3 centavos a 70 centavos por milla, IRS.
- Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc., (2007) 42 Cal.4th 554 (“Concluimos que un empleador puede cumplir con su obligación de reembolso de gastos comerciales según la sección 2802 al pagar a los empleados una compensación mejorada en forma de aumentos en el salario base o en las tasas de comisión, siempre que el empleador establezca algún medio para identificar la parte de la compensación total que está destinada al reembolso de gastos, y siempre que las cantidades identificadas sean suficientes para reembolsar completamente a los empleados por todos los gastos realmente y necesariamente incurridos.”).
- Igual.
- Igual.
- Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc., (2007) 42 Cal.4th 554. Espejo v. The Copley Press, Inc. (), . Oliver v. Konica Minolta Business Solutions U.S.A., Inc. ( Véase también Carta de opinión de la División de Cumplimiento de Normas Laborales (DLSE) No. 1993.02.22-3.
- Véase la nota 2.
- Igual. Código Laboral de California 2804 LAB.
