Guía de Reembolso de Millaje de California para Trabajadores

En California, los empleadores están obligados a reembolsarle completamente cuando utiliza sus vehículos personales para fines comerciales. En total, hay 4 formas de calcular su reembolso:

1. Pagos globales,
2. Kilometraje real,
3. Gastos reales, o
4. Una mezcla de tarifas fijas y variables.

Muchos empleadores adoptan las tarifas de reembolso del IRS, que se basan en el kilometraje real:

Propósito de utilizar su vehículo personal	Tarifa de reembolso del IRS
Uso comercial	$0.70 por milla
Miembros en servicio activo que se mudan o reciben tratamiento médico	$0.21 por milla
En servicio de una organización benéfica	$0.14 por milla 1

1. Pagos globales

Los empleadores de California pueden utilizar un pago global para reembolsarle por los gastos relacionados con su vehículo de trabajo. También conocido como

• una “asignación de gas”,
• una “asignación de automóvil”, o
• un “per diem”,

este es un pago regular, a menudo mensual, de una cantidad fija que se considera adecuada para cubrir sus gastos.

El método de pago global se utiliza generalmente si conduce sus vehículos personales en las mismas rutas todos los días o semanas. Cuando la cantidad de conducción permanece igual, los pagos globales pueden ser ideales porque reducen la cantidad de registros que debe realizar.

Sin embargo, los fluctuantes precios de la gasolina pueden hacer que un pago global sea insuficiente. En estos casos, puede impugnar la cantidad y exigir un reembolso completo.²

2. Kilometraje real

Su empleador y usted pueden acordar una tarifa de reembolso por milla. Puede:

• adoptar la tarifa de reembolso por milla sugerida por el IRS o por el Departamento de Recursos Humanos de California (que para 2025 es de $0.70 por milla), o
• acordar su propia tarifa.

Sin embargo, la tarifa acordada debe compensarlo completamente por los gastos de viaje relacionados con el trabajo, y también debe permitírsele impugnar la tarifa si cree que es insuficiente. Además, su reembolso por milla no debe ser gravado como ingreso a menos que su empleador le pague más que la tarifa de reembolso actual del IRS.

Si utiliza sus vehículos personales para fines comerciales, tendrá que realizar un seguimiento de su kilometraje. Esto puede ser difícil de mantener.³

3. Gastos reales

Este método de cálculo requiere que registre la cantidad exacta de todas las pérdidas pagadas mientras conduce en el trabajo, incluyendo:

• el costo de llenar el tanque después de cada día de trabajo,
• los cambios año tras año en el valor de reventa del vehículo para determinar la depreciación, y
• los costos de mantenimiento por conducir relacionados con el trabajo.

Si bien los reembolsos basados en el método de gastos reales son los más precisos, los requisitos de registro para este método de reembolso son onerosos. Además, pueden surgir disputas con su empleador sobre, por ejemplo, qué taller de reparación de automóviles utiliza.⁴

4. Una mezcla de tarifas fijas y variables

Un reembolso de tarifa fija y variable (FAVR) divide los costos fijos de utilizar un vehículo personal para fines comerciales, como las tarifas de seguro, de los costos variables, como la gasolina.

Los costos fijos se reembolsan luego en una base individual a una cantidad acordada. Los costos variables se reembolsan en función de una tarifa de millaje acordada.

Preguntas frecuentes sobre los reembolsos de millaje en California

¿Qué se incluye en los reembolsos de millaje?

• costos de gasolina
• depreciación del vehículo por desgaste,
• costos de mantenimiento y reparación,
• tarifas de registro del vehículo, y
• seguro de auto.

Los reembolsos de millaje en California no incluyen su viaje diario de ida y vuelta al lugar de trabajo. Además, el reembolso debe cubrir solo sus gastos necesarios y razonables. Los gastos innecesarios del vehículo no tienen que ser cubiertos.⁵

¿Recibo un cheque separado por los reembolsos de millaje?

Los reembolsos de millaje no tienen que ser pagados por separado de su salario u otra compensación. Sin embargo, su cheque de pago debe mostrar que incluye el reembolso de millaje.⁶

¿Puedo renunciar a mi derecho a los reembolsos de millaje?

No. Cualquier acuerdo que renuncie a su derecho a un reembolso completo de los gastos de su vehículo relacionados con el trabajo es nulo.⁷

¿Cuál es la política de reembolso de millaje de mi empleador?

Depende de su empleador y de usted llegar a un acuerdo sobre qué política de reembolso se utilizará. Si se utiliza un sistema de reembolso de millaje, debe llegar a un acuerdo sobre la tasa por milla. Esto generalmente se establece en su:

• contrato de empleo o
• manual del empleado.

¿Qué método de reembolso de millaje es el mejor?

Todos tienen ventajas y desventajas.

El método de reembolso de millaje es más preciso que un acuerdo de suma global o estipendio de gas. Sin embargo, aún no tiene en cuenta el aumento o disminución de los precios del gas. Además, si conduce menos en el trabajo, se le compensa a una tasa más baja que a los trabajadores que conducen más.

Esto se debe a que algunos de los gastos del vehículo son fijos, como las tarifas de seguro, y no cambian mucho según los kilómetros recorridos. Sin embargo, si conduce solo unos pocos kilómetros en el trabajo, aún tendrá que pagar una cantidad similar a la de aquellos que conducen mucho en el trabajo.

Muchas personas prefieren el sistema FAVR ya que la tasa de millaje puede cambiar según los precios locales del gas. Esto aumenta la precisión de un mecanismo de reembolso FAVR.

Los sistemas FAVR también corrigen las discrepancias entre los empleados que conducen mucho por trabajo y aquellos que no lo hacen. Si conduce solo unos pocos kilómetros, sufrirá los mismos gastos por costos fijos que los trabajadores que conducen muchos kilómetros. Sin un sistema FAVR que tenga esto en cuenta, si conduce solo unos pocos kilómetros, se le reembolsará mucho menos que a los trabajadores que conducen muchos kilómetros.

¿Qué pasa si mi empleador me está pagando menos de mis gastos personales de vehículo?

Si su empleador le está pagando menos por el uso personal de sus vehículos, puede impugnar la cantidad que se le ha reembolsado. Al utilizar evidencia de sus costos reales, puede demostrar que el reembolso ha sido insuficiente.

Si su empleador no corrige la discrepancia, puede presentar una demanda de salario y horas. Si la falta o negativa de su empleador a reembolsarle los gastos de viaje es una práctica habitual, puede presentar una demanda colectiva.

Recursos adicionales

Para obtener más información, consulte lo siguiente:

• 6 preguntas comunes sobre el reembolso de millaje para empleados – Información general de la Cámara de Comercio de EE. UU.
  
• Reembolso de millaje: lo que necesita saber – Artículo informativo para empleados y empleadores de Business News Daily.
• Reembolsos de viaje – Información sobre las tasas actuales de reembolso de millaje proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos de California.
• Tasas estándar de millaje – Información sobre las tasas de reembolso de millaje para el año en curso proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).