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    Leyes de California “Ban the Box” – Lo que los solicitantes de empleo necesitan saber

    California tiene una ley de “Ban the Box” que prohíbe a los empleadores con cinco o más empleados preguntar sobre su historial criminal antes de hacer una oferta de empleo condicional. Incluso después de hacer una oferta de empleo, un empleador no puede negarle el empleo debido a una condena sin hacer una evaluación individualizada.

    La ley “Ban the Box” fue firmada como Asamblea Bill 1008 el 14 de octubre de 2017 por el Gobernador de California Jerry Brown. También conocida como la Ley de Oportunidad Justa de California (FCA), la ley “Ban the Box”, entró en vigor el 1 de enero de 2018.1

    Con la aprobación del proyecto de ley, California se une a varios otros estados que han promulgado leyes similares. Varias ciudades importantes, incluyendo Los Ángeles y San Francisco, ya tenían leyes similares, y algunos empleadores privados tienen políticas de “Ban the Box”.2

    Gráfico de pros y contras de la ley

    Tenga en cuenta que con la implementación de Senate Bill 731 & Asamblea Bill 1076 – The Clean Slate Act, California está eliminando automáticamente los antecedentes penales de la mayoría de las personas después de un período de tiempo especificado a través de un proceso llamado “alivio automático“:

    • Los arrestos por delitos menores deben ser sellados después de 1 año si no hay cargos penales, y los arrestos por delitos graves deben ser sellados después de 3 años si no hay cargos penales.
    • Los casos que se desestiman se borrarán de inmediato.
    • Las condenas de casos en los que se le concede libertad condicional deben ser eliminadas cuando se cierre el caso.
    • De lo contrario, las condenas por delitos menores se eliminan 1 año después de que finalice el caso, mientras que las condenas por delitos graves se eliminan 4 años después de que finalice el caso. (Esto no se aplica a delitos graves graves, violentos o sexuales.)

    Una vez sellados, estos arrestos/cargos/condenas ya no deberían aparecer en su verificación de antecedentes. Aunque si adquiere nuevos casos en el ínterin, retrasará el proceso de sellado automático.

    A continuación, nuestros abogados laborales y de empleo de California discuten los siguientes temas sobre antecedentes penales y solicitudes de empleo. También escuche nuestro informativo podcast:

    Si tiene más preguntas después de leer este artículo, lo invitamos a contactarnos en Shouse Law Group.

    1. Empleadores cubiertos

    La ley “Ban the Box” de California se aplica a empleadores privados en el estado con cinco o más empleados.3 La ley prohibirá a estos empleadores y propietarios de negocios preguntar sobre su historial de condenas antes de hacer una oferta de empleo condicional.4

    2. Excepciones y reglas

    Hay varias excepciones a la nueva ley “Ban the Box”. La ley no se aplica a los siguientes puestos:

    • Un puesto para el cual una agencia estatal o local está obligada por ley a realizar una verificación de antecedentes penales;
    • Un puesto con una agencia de justicia penal o con la policía;
    • Un puesto como contratista de trabajo agrícola; o
    • Un puesto en el que un empleador o agente está obligado por cualquier ley estatal, federal o local a realizar verificaciones de antecedentes penales con fines de empleo o restringir el empleo en función de los antecedentes penales.5

    Además, los empleadores pueden preguntar sobre una condena penal después de que el empleador haya extendido una oferta de empleo condicional.6

    Un cuadrado con borde dorado y una x roja en él contra un fondo blanco

    “Ban the Box” prohíbe a los empleadores de California preguntar sobre su historial criminal durante el proceso de solicitud inicial.

    Un empleador también está prohibido de considerar otros antecedentes penales que no hayan resultado en una condena al tomar decisiones de contratación. Esto incluye:

    • Arrestos que no resultaron en una condena (a menos que el caso aún esté abierto);
    • Registros de menores;
    • Referencia o participación en un programa de desvío previo o posterior al juicio; o
    • Condenas que hayan sido selladas, eliminadas, o desestimadas.7

    3. Entrevistas de trabajo

    Los empleadores no pueden preguntar sobre condenas penales durante una entrevista, o en cualquier momento antes de hacer una oferta de empleo condicional.8 Esto incluye durante

    • una entrevista inicial,
    • la segunda entrevista, o
    • la última ronda de entrevistas si no se ha extendido una oferta de empleo.

    Para más información, consulte nuestra página sobre cómo explicar un delito menor en una solicitud de empleo.

    4. Preguntas sobre antecedentes penales

    Los empleadores pueden preguntar sobre condenas penales después de hacer una oferta de empleo condicional. Una oferta de empleo condicional es una oferta de trabajo que depende de que usted cumpla ciertas condiciones. Esas condiciones podrían incluir

    • una verificación de antecedentes y
    • una verificación de sus condenas penales.9

    Después de hacer una oferta de trabajo condicional, un empleador puede preguntar sobre condenas penales. Sin embargo, el empleador no puede excluirlo automáticamente solo por tener una condena penal. En su lugar, un empleador que tenga la intención de rechazarlo únicamente o en parte debido a su historial criminal está obligado a realizar una evaluación individualizada de usted.10

    5. Regla de los siete años

    Las verificaciones de antecedentes penales que los empleadores de California ordenan después de una oferta de empleo condicional se remontan solo a siete años (con algunas excepciones). Esto significa que las condenas anteriores a siete años no aparecerán y, por lo tanto, los empleadores no pueden descalificarlo en base a ellas.13

    6. Después de la contratación

    Después de hacer una oferta de trabajo, el empleador puede hacer que el trabajo sea condicional al cumplimiento de ciertos términos o condiciones. Esto incluye pasar una verificación de antecedentes. Si el empleador se entera de su historial criminal, el empleador puede tenerlo en cuenta para decidir si lo acepta o lo rechaza.

    Suponga que un empleador toma una decisión preliminar de rechazarlo únicamente o en parte debido a su historial criminal. En ese caso, el empleador está obligado a realizar una evaluación individualizada de usted, como se mencionó anteriormente. Si el empleador lo rechaza en base a su historial de condenas, el empleador debe notificárselo por escrito.

    La notificación escrita del empleador puede, pero no está obligada a, explicar las razones o bases del empleador para tomar la decisión preliminar de descalificarte. Sin embargo, la notificación debe contener lo siguiente:

    1. Aviso de la condena o condenas descalificantes que son la base para la decisión preliminar de rescindir la oferta;
    2. Una copia del informe de antecedentes penales, si lo hay; y
    3. Una explicación de tu derecho a responder a la notificación de la decisión preliminar del empleador antes de que esa decisión se vuelva final y la fecha límite para responder.

    La explicación de tus derechos debe informarte que puedes presentar

    1. pruebas que cuestionen la información en el informe de antecedentes penales,
    2. pruebas de rehabilitación, o
    3. pruebas de circunstancias atenuantes.14

    7. Revocación de la oferta de trabajo

    Tienes la oportunidad de responder a la decisión preliminar del empleador de descalificarte basándose en antecedentes penales. La notificación del empleador de la decisión de negarte también debe explicar tu derecho a responder a la notificación antes de que la decisión de negación se vuelva final.15

    Tienes al menos cinco días hábiles para responder a la notificación o a una decisión preliminar de negarte antes de que el empleador pueda tomar una decisión final.16

    Si notificas al empleador por escrito dentro de los cinco días que hay inexactitudes en el informe de antecedentes penales, y vas a obtener pruebas en apoyo de tu posición, tendrás cinco días hábiles adicionales para responder a la notificación.17

    Una solicitante de empleo sentada frente a un escritorio de oficina con un empleador, y ella está sosteniendo copias de su currículum

    Muchos estados además de California tienen leyes de “Ban the Box”.

    Antes de que el empleador pueda tomar una decisión final, el empleador debe considerar

    1. tu respuesta y
    2. cualquier prueba presentada por ti.18

    También puedes incluir cartas de referencia y enfatizar tu capacitación, educación, experiencia e incluso experiencia de voluntariado (si corresponde).

    Si el empleador toma una decisión final de negarte basándose en tus antecedentes penales, el empleador debe notificártelo por escrito. El empleador puede, pero no está obligado a explicar la base de la negación final. La notificación debe contener lo siguiente:

    1. La negación o descalificación final;
    2. Cualquier procedimiento existente que el empleador tenga para que tú puedas impugnar la decisión o solicitar una reconsideración; y
    3. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD), anteriormente el Departamento de Empleo y Vivienda Justa (DFEH).19

    8. Violaciones del empleador

    Si un empleador pregunta sobre tus antecedentes penales en violación de la nueva ley de “Ban the Box”, es posible que puedas presentar una queja ante el CRD o una demanda contra el empleador.20

    Si presentas una demanda por discriminación laboral basada en una condena penal, es posible que puedas buscar daños monetarios o medidas equitativas. Si sufriste discriminación laboral o acoso basado en una condena penal, también puedes buscar

    • recuperar los costos asociados con la presentación de la demanda, y
    • hacer que el empleador reembolse tus gastos por honorarios de abogados y costos judiciales.21
    Papel que dice "Solicitud de verificación de antecedentes"

    Los empleadores deben obtener tu permiso antes de realizar una verificación de antecedentes.

    Hay tres formas de presentar una queja ante CRD:

    1. Presentar en línea;
    2. Completar la queja y enviarla por correo a CRD, 2218 Kausen Drive, Suite 100, Elk Grove, CA 95758; o
    3. Llamar al CDR al (800) 884-1684.

    En 2021, el CRD buscó anuncios de trabajo en línea y descubrió alrededor de 500 listados con declaraciones ilegales como “debe tener un historial limpio”. El CRD luego envió avisos a estos empleadores con instrucciones para eliminar estas declaraciones ilegales. Tenga en cuenta que el CRD también ofrece kits de herramientas de Fair Chance Act a los empleadores para ayudarlos a cumplir con la ley “Ban the Box”.

    9. Otros estados

    Además de California, los siguientes estados exigen “Ban the Box” tanto para empleadores públicos como privados: Colorado, Connecticut, Hawai, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, Nueva Jersey, Nuevo México, Oregón, Rhode Island, Vermont y Washington.

    Además, más de treinta estados tienen leyes de “Ban the Box” para empleadores del sector público.22

    10. Efectividad

    Hay evidencia de que “Ban the Box” realmente funciona en contra de los hombres de minorías de baja calificación. Algunos empleadores presumen que esta población tiene antecedentes penales, por lo que descalifican a los hombres de minorías de baja calificación desde el principio.23

    Mujer en su escritorio escribiendo en su computadora portátil, y su pantalla dice "Búsqueda de candidatos"

    Las publicaciones de trabajo pueden no indicar que los antecedentes penales son descalificantes.

    11. Verificaciones de antecedentes

    Las verificaciones de antecedentes son legales en California, pero con condiciones. Los empleadores pueden realizar una verificación de antecedentes de terceros si:

    • Hacen una oferta de empleo condicional, y
    • Proporciona su consentimiento por escrito.24

    12. Actualizaciones de 2023

    La ley “Ban the Box” se actualizó en 2023 de tres maneras principales:

    1) Cobertura extendida

    El término “empleadores” ahora también incluye:

    1. Agencias de personal y entidades similares;
    2. Agentes del empleador que evalúan los antecedentes penales de un solicitante; y
    3. Empleadores conjuntos.

    El término “solicitante” ahora también incluye a los empleados existentes que buscan un puesto diferente en la empresa o que están sujetos a una revisión desencadenada por un cambio en la política o la administración.

    2) Prohibiciones más claras para los empleadores

    Antes de hacer una oferta de empleo condicional, los empleadores también tienen prohibido:

    • Obtener su historial criminal de Internet;
    • Considerar su historial criminal que usted divulgó voluntariamente;
    • Incluir calificaciones en publicaciones de trabajo como “Sin antecedentes penales”;
    • Discriminar en su contra por no revelar su historial criminal por adelantado.

    Además, los empleadores no pueden realizar una verificación de antecedentes a menos que una de las exenciones de la ley se aplique directamente a ellos. Si la exención solo se aplica, por ejemplo, a una junta de licencias estatal, el empleador no puede realizar la verificación ellos mismos.

    3) Instrucciones más claras para retirar ofertas de trabajo condicionales

    Los empleadores deben realizar una evaluación exhaustiva e individualizada para determinar si una condena afecta directa y negativamente las tareas específicas del trabajo. Si una agencia de licencias ya le ha otorgado los permisos necesarios a pesar de la condena, debilita el argumento del empleador para descalificarlo.

    Primero, los empleadores deben considerar:

    1. La naturaleza y gravedad del delito, incluido el comportamiento específico, el daño causado y los factores que contribuyeron, como la discapacidad o el trauma (cumpliendo con las leyes de privacidad);
    2. El tiempo transcurrido desde el delito o la liberación de la custodia; y
    3. Las tareas específicas del trabajo y el potencial de que surjan situaciones similares en el lugar de trabajo.

    Si el empleador toma una decisión preliminar de retirar la oferta, debe proporcionarle un aviso de acción previa al empleo y al menos cinco días hábiles para responder con pruebas relevantes (como esfuerzos de rehabilitación o circunstancias atenuantes). Los empleadores no pueden rechazar pruebas relevantes, exigir documentación específica o requerir la divulgación de información confidencial como condiciones médicas o estado de sobreviviente.

    Después de su respuesta, el empleador debe volver a evaluar su decisión. Los factores adicionales a considerar incluyen:

    • Conducta durante el encarcelamiento,
    • Historial de empleo posterior a la condena,
    • Involucramiento comunitario, y
    • Otros esfuerzos de rehabilitación.

    Si la decisión final es no contratarlo, el empleador debe proporcionar un aviso de acción adversa final por escrito.25

    Joven hombre bombeando su puño en felicidad después de recibir una oferta de trabajo en su computadora portátil

    “Las leyes de “Ban the Box” ayudan a nivelar el campo de juego entre los solicitantes de empleo calificados.”

    Recursos adicionales

    Para obtener más información, consulte lo siguiente:

    Referencias legales:

    1. California AB 1008 enmienda la Ley de Empleo y Vivienda Justa (FEHA) para agregar la sección 12952 del Código de Gobierno, fecha de vigencia 1 de enero de 2018 (“La Ley de Oportunidad Justa”). Ver, por ejemplo, People v. Allen (Tribunal de Apelaciones de California, Cuarto Distrito de Apelaciones, División Uno, 2019) 41 Cal.App.5th 312, 147; Juster v. Workday, Inc. (Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Norte de California, 2022) 21-cv-07555-EMC.
    2. California AB 1008 (“(d) Nueve estados y 15 ciudades importantes, incluyendo Los Ángeles y San Francisco, han adoptado leyes de contratación de oportunidades justas que cubren tanto a empleadores del sector público como del sector privado. Ahora más del 20 por ciento de la población de los Estados Unidos vive en un estado o localidad que prohíbe a los empleadores privados preguntar sobre el historial de condenas de un solicitante al comienzo del proceso de contratación.”). Hawái fue el primer estado en instituir una ley de “prohibición de la casilla”. Ver también Ordenanza de Iniciativa de Oportunidades Justas para la Contratación (FCIHO) en Los Ángeles; Ordenanza de Oportunidades Justas (FCO) en San Francisco.
    3. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(a) Excepto como se proporciona en la subdivisión (d), es una práctica laboral ilegal para un empleador con cinco o más empleados hacer cualquiera de lo siguiente: (1) Incluir en cualquier solicitud de empleo, antes de que el empleador haga una oferta condicional de empleo al solicitante, cualquier pregunta que busque la divulgación del historial de condenas del solicitante. (2) Investigar o considerar el historial de condenas del solicitante, incluyendo cualquier pregunta sobre el historial de condenas en cualquier solicitud de empleo, hasta después de que el empleador haya hecho una oferta condicional de empleo al solicitante.”)
    4. Igual.
    5. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(d) Esta sección no se aplica en ninguna de las siguientes circunstancias: (1) A un puesto para el cual una agencia estatal o local está obligada por ley a realizar una verificación de antecedentes penales. (2) A un puesto con una agencia de justicia penal, según se define en la Sección 13101 del Código Penal. (3) A un puesto como Contratista de Trabajo Agrícola, según se describe en la Sección 1685 del Código Laboral. (4) A un puesto en el que un empleador o su agente está obligado por cualquier ley estatal, federal o local a realizar verificaciones de antecedentes penales con fines de empleo o a restringir el empleo basado en el historial criminal. A los fines de este párrafo, la ley federal incluirá las reglas o regulaciones promulgadas por una organización autorreguladora según se define en la Sección 3(a)(26) de la Ley de Bolsa de Valores de 1934, según enmendada por 124 Stat. 1652 (Ley Pública 111-203), en virtud de la autoridad en la Sección 19(b) de la Ley de Bolsa de Valores de 1934, según enmendada por 124 Stat. 1652 (Ley Pública 111-203).”)
    6. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952, nota 3 arriba.
    7. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(3) Considerar, distribuir o difundir información sobre cualquiera de lo siguiente mientras realiza una verificación de antecedentes penales en relación con cualquier solicitud de empleo: (A) Arresto no seguido de condena, excepto en las circunstancias permitidas en el párrafo (1) de la subdivisión (a) y la subdivisión (f) de la Sección 432.7 del Código Laboral. (B) Remisión o participación en un programa de desviación previa al juicio o posterior al juicio. (C) Condenas que han sido selladas, desestimadas, eliminadas o erradicadas por ley.”)
    8. Igual. Tenga en cuenta que tener antecedentes penales puede impedir que alguien obtenga una licencia profesional, como en In re Gossage, (2000) 23 Cal. 4th 1080, 5 P.3d 186; ver también In re Strick (1983) 34 Cal. 3d 891, 671 P.2d 1251.
    9. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(b) Esta sección no se interpretará para impedir que un empleador realice una verificación de antecedentes penales que no esté en conflicto con las disposiciones de la subdivisión (a).”)
    10. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(c)(1)(A) Un empleador que tenga la intención de negar a un solicitante un puesto de empleo únicamente o en parte debido a los antecedentes penales del solicitante deberá realizar una evaluación individualizada de si los antecedentes penales del solicitante tienen una relación directa y adversa con las funciones específicas del trabajo que justifican negar al solicitante el puesto. Al realizar la evaluación descrita en este párrafo, el empleador deberá considerar todo lo siguiente: (i) La naturaleza y gravedad del delito o conducta. (ii) El tiempo transcurrido desde el delito o conducta y la finalización de la sentencia. (iii) La naturaleza del trabajo que se tiene o se busca.”)
    11. Igual.
    12. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(c)(1)(B) Un empleador puede, pero no está obligado a, comprometer los resultados de esta evaluación individualizada por escrito.”)
    13. Código Civil de California 1786.18. Ver también FCRA (Ley de Informes de Crédito Justos).
    14. Ley de Empleo y Vivienda Justa 12952 (“(c)(2) Si el empleador toma una decisión preliminar de que los antecedentes penales del solicitante lo descalifican para el empleo, el empleador deberá notificar al solicitante de esta decisión preliminar por escrito. Esa notificación puede, pero no está obligada a, justificar o explicar el razonamiento del empleador para tomar la decisión preliminar. La notificación deberá contener todo lo siguiente: (A) Aviso de la condena o condenas descalificantes que son la base de la decisión preliminar de rescindir la oferta. (B) Una copia del informe de antecedentes penales, si lo hay. (C) Una explicación del derecho del solicitante a responder a la notificación de la decisión preliminar del empleador antes de que esa decisión se vuelva final y la fecha límite para responder. La explicación deberá informar al solicitante que la respuesta puede incluir la presentación de pruebas que cuestionen la exactitud del informe de antecedentes penales que es la base de la rescisión de la oferta, pruebas de rehabilitación o circunstancias atenuantes, o ambas.”).
    15. Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(3) El solicitante tendrá al menos cinco días hábiles para responder a la notificación proporcionada al solicitante en virtud del párrafo (2) antes de que el empleador pueda tomar una decisión final. Si, dentro de los cinco días hábiles, el solicitante notifica por escrito al empleador que disputa la exactitud del informe de antecedentes penales que fue la base para la decisión preliminar de rescindir la oferta y que el solicitante está tomando medidas específicas para obtener evidencia que respalde esa afirmación, entonces el solicitante tendrá cinco días hábiles adicionales para responder a la notificación.”)
    16. Igual.
    17. Igual.
    18. Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(4) El empleador considerará la información presentada por el solicitante de conformidad con el párrafo (3) antes de tomar una decisión final.”)
    19. Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(c)(5) Si un empleador toma una decisión final de denegar una solicitud únicamente o en parte debido a los antecedentes penales del solicitante, el empleador notificará por escrito al solicitante lo siguiente: (A) La denegación o descalificación final. El empleador puede, pero no está obligado a, justificar o explicar el razonamiento del empleador para tomar la denegación o descalificación final. (B) Cualquier procedimiento existente que el empleador tenga para que el solicitante impugne la decisión o solicite una reconsideración. (C) El derecho a presentar una queja ante el departamento.”)
    20. Ley de Empleo Justo y Vivienda 12952 (“(e) Los remedios en virtud de esta sección serán adicionales y no en detrimento de todos los demás derechos y remedios que un solicitante pueda tener en virtud de cualquier otra ley, incluyendo cualquier ordenanza local.”)
    21. Ley de Empleo Justo y Vivienda 12965 — Prácticas Ilegales. (“(b) … En acciones civiles presentadas en virtud de esta sección, el tribunal, a su discreción, puede otorgar a la parte que prevalece, incluido el departamento, honorarios razonables de abogados y costos, incluidos los honorarios de testigos expertos.”)
    22. Ver Proyecto Nacional de Ley de Empleo.
    23. Patricia Barnes, Un estudio dice que las políticas de “Ban The Box” perjudican (no ayudan) a los jóvenes solicitantes de empleo de minorías, Forbes (1 de marzo de 2020).
    24. Ver nota 3. Ver también FCRA (Ley de Informes de Crédito Justos).
    25. Código de Gobierno de California 11017. Texto final de las modificaciones a las regulaciones de empleo con respecto a los antecedentes penales, Consejo de Derechos Civiles.

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