Bajo el Código Laboral de California § 1198.5 LC, usted tiene el derecho de solicitar una copia de sus registros de personal a su empleador, y la empresa debe proporcionarla dentro de los 30 días. Su solicitud debe ser por escrito, excepto para los registros de nómina, que pueden solicitarse verbalmente.
Análisis Legal
Código Laboral de California 1198.5 LC describe los procedimientos que usted y su empleador deben seguir respecto a los registros de personal, que típicamente incluyen información como:
- solicitudes de empleo
- registros de nómina y formularios de autorización
- embargos salariales
- historial laboral
- advertencias o avisos de reconocimiento o acción disciplinaria
- avisos de terminación
- registros de capacitación y educación
- documentos relacionados con despidos y licencias
- registros de asistencia y evaluaciones de desempeño
- registros médicos relacionados con reclamaciones de compensación laboral
Si está solicitando registros de nómina (Código Laboral 226 LC) al empleador, puede hacer la solicitud oralmente. De lo contrario, todas las demás solicitudes de registros deben hacerse por escrito al empleador. Bastaría con escribir, “Solicito una copia de mi expediente de personal,” aunque revise su manual del empleado para cualquier procedimiento estándar que deba seguir.
Puede solicitar sus registros sin importar si es un empleado actual o anterior (o representante de un empleado). Algunos empleadores proporcionan formularios preimpresos para que realice solicitudes de registros.
Una vez que solicite sus registros, el empleador debe responder dentro de:
- 21 días naturales para registros de nómina; o
- 30 días naturales para todas las demás solicitudes de registros.
Ejemplo: El 1 de enero, Dave presenta una solicitud por escrito a su jefe para obtener una copia de su expediente disciplinario. Para cumplir con el LC 1198.5, su jefe debe entregarle el expediente a más tardar el 30 de enero.
Los empleadores que no entreguen sus registros a tiempo enfrentan una multa de $750 al Comisionado Laboral de California.1
Preguntas Frecuentes
¿Los empleadores guardan mis registros para siempre?
En California, los empleadores están obligados a conservar sus registros de personal por tres años después de que deje de trabajar con ellos.2
¿Con qué frecuencia puedo solicitar mis registros?
Puede solicitarlos tantas veces como desee, pero los empleadores están obligados a responder solo a una solicitud por año.
¿Qué no está incluido en los registros de personal?
El Código Laboral 1198.5 LC no se aplica a:
- cartas de referencia,
- registros de investigaciones criminales,
- cualquier registro obtenido antes del empleo,
- registros de exámenes de promoción,
- documentos relacionados con empleados de agencias cubiertas por la Ley de Prácticas de Información de 1977, o
- documentos relacionados con empleados cubiertos por la Ley de Procedimientos de Derechos de Oficiales Públicos.
Además, los empleadores ya no están obligados a responder a solicitudes de registros si usted presenta una demanda contra el empleador relacionada con un asunto de personal.
¿Qué pasa si mis registros de personal son inexactos?
Si su empleador no corrige errores en sus registros, consulte con un abogado laboral de California sobre cómo proceder. Su abogado puede redactar una carta enérgica exigiendo que se realicen las correcciones. En algunos casos, puede tener motivos para una demanda si su empleador se niega a cumplir.
¿Qué pasa si mi empleador se niega a darme mis registros?
Puede presentar una queja ante el Comisionado Laboral de California dentro de los tres años posteriores a la negativa de su empleador a mostrarle sus registros.3 La intervención del Comisionado Laboral puede ser suficiente para que su empleador cumpla con el Código Laboral 1198.5 LC.
También puede presentar una demanda solicitando “medidas cautelares,” donde el tribunal ordena al empleador producir los registros. Sin embargo, primero debe consultar con un abogado sobre sus opciones legales.
¿Qué pasa si estoy cubierto por un convenio colectivo?
Entonces el Código Laboral de California 1198.5 LC no se aplica siempre que el convenio incluya disposiciones para inspeccionar sus registros de personal.
¿En qué se diferencia el Código Laboral 432 LC?
El Código Laboral de California 432 LC requiere que los empleadores le proporcionen, previa solicitud por escrito, cualquier documento que haya firmado relacionado con la solicitud o mantenimiento del empleo. Esta ley se aplica no solo a empleados actuales y anteriores, sino también a solicitantes de empleo.
Los documentos estándar cubiertos bajo el LC 432 incluyen:
- solicitudes de empleo,
- contratos de trabajo,
- documentos de retención de impuestos,
- información de depósito directo,
- tarjetas de tiempo,
- evaluaciones de desempeño,
- advertencias firmadas por usted, o
- quejas que haya presentado.
Algunos de estos documentos también se consideran registros de personal bajo el LC 1198.5, y estos documentos deben proporcionarse dentro de los 30 días posteriores a su solicitud por escrito. De lo contrario, no hay un plazo para que los empleadores cumplan con una solicitud bajo el LC 432.
El Código Laboral de California 1198.5 LC requiere que los empleadores proporcionen a los empleados sus registros de personal dentro de los 30 días tras la solicitud.
Referencias Legales
- Código Laboral de California § 1198.5 LC – Inspección y recepción de expedientes de personal.
El texto completo del estatuto dice lo siguiente:
(a) (1) Todo empleado actual y anterior, o su representante, tiene derecho a inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado, incluyendo registros de educación o capacitación, o cualquier queja relacionada con el empleado.
(2) Un empleador que mantenga registros de educación o capacitación deberá asegurarse de que esos registros incluyan todo lo siguiente:
(A) El nombre del empleado.
(B) El nombre del proveedor de la capacitación.
(C) La duración y fecha de la capacitación.
(D) Las competencias centrales de una capacitación, incluyendo habilidades en equipo o software.
(E) La certificación o calificación resultante.
(b) (1) El empleador deberá poner a disposición para inspección el contenido de esos registros de personal al empleado actual o anterior, o su representante, en intervalos razonables y en horarios razonables, pero no más tarde de 30 días naturales desde la fecha en que el empleador reciba una solicitud por escrito, a menos que el empleado actual o anterior, o su representante, y el empleador acuerden por escrito una fecha posterior a los 30 días naturales para inspeccionar los registros, y la fecha acordada no exceda los 35 días naturales desde la recepción de la solicitud escrita por parte del empleador. Tras una solicitud por escrito de un empleado actual o anterior, o su representante, el empleador también deberá proporcionar una copia de los registros de personal, con un cargo que no exceda el costo real de reproducción, a más tardar 30 días naturales desde la fecha en que el empleador reciba la solicitud, a menos que el empleado actual o anterior, o su representante, y el empleador acuerden por escrito una fecha posterior a los 30 días naturales para producir una copia de los registros, siempre que la fecha acordada no exceda los 35 días naturales desde la recepción de la solicitud escrita por parte del empleador. Excepto como se establece en el párrafo (2) de la subdivisión (c), el empleador no está obligado a poner esos registros de personal o una copia de los mismos a disposición en un momento en que el empleado esté realmente obligado a prestar servicio al empleador, si el solicitante es el empleado.
(2) (A) Para los propósitos de esta sección, una solicitud para inspeccionar o recibir una copia de los registros de personal deberá hacerse de cualquiera de las siguientes maneras:
(i) Por escrito y presentada por el empleado actual o anterior o su representante.
(ii) Por escrito y presentada por el empleado actual o anterior o su representante completando un formulario proporcionado por el empleador.
(B) Un formulario proporcionado por el empleador deberá estar disponible para el empleado o su representante tras una solicitud verbal al supervisor del empleado o, si se conoce al empleado o su representante en el momento de la solicitud, a la persona que el empleador designe bajo esta sección para recibir una solicitud verbal del formulario.
(c) El empleador deberá hacer todo lo siguiente:
(1) Con respecto a todos los empleados, mantener una copia de los registros de personal de cada empleado por un período no menor a tres años después de la terminación del empleo.
(2) Con respecto a empleados actuales, poner a disposición para inspección los registros de personal del empleado actual y, si lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los mismos, en el lugar donde el empleado se presenta a trabajar, o en otro lugar acordado por el empleador y el solicitante. Si se requiere que el empleado inspeccione o reciba una copia en un lugar distinto al lugar donde se presenta a trabajar, no se permite pérdida de compensación para el empleado.
(3) (A) Con respecto a empleados anteriores, poner a disposición para inspección los registros de personal del empleado anterior y, si lo solicita el empleado o su representante, proporcionar una copia de los mismos, en el lugar donde el empleador almacena los registros, a menos que las partes acuerden mutuamente por escrito un lugar diferente. Un empleado anterior puede recibir una copia por correo si reembolsa al empleador los gastos postales reales.
(B) (i) No obstante el subpárrafo (A), si un empleado anterior que busca inspeccionar sus registros de personal fue despedido por una violación de la ley, o una política relacionada con el empleo, que involucre acoso o violencia en el lugar de trabajo, el empleador puede cumplir con la solicitud haciendo una de las siguientes:
(I) Poner los registros de personal a disposición del empleado anterior para inspección en un lugar distinto al lugar de trabajo que esté a una distancia razonable en automóvil de la residencia del empleado anterior.
(II) Proporcionar una copia de los registros de personal por correo.
(ii) Nada en este subpárrafo limitará el derecho del empleado anterior a recibir una copia de sus registros de personal.
(d) Un empleador está obligado a cumplir solo con una solicitud por año de un empleado anterior para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal.
(e) El empleador puede tomar medidas razonables para verificar la identidad de un empleado actual o anterior o su representante autorizado. Para los propósitos de esta sección, “representante” significa una persona autorizada por escrito por el empleado para inspeccionar o recibir una copia de sus registros de personal.
(f) El empleador puede designar a la persona a quien se hace la solicitud.
(g) Antes de poner a disposición para inspección o proporcionar una copia de los registros especificados en la subdivisión (a), el empleador puede redactar el nombre de cualquier empleado no supervisor contenido en ellos.
(h) Los requisitos de esta sección no se aplican a:
(1) Registros relacionados con la investigación de un posible delito penal.
(2) Cartas de referencia.
(3) Calificaciones, informes o registros que fueron:
(A) Obtenidos antes del empleo del empleado.
(B) Preparados por miembros identificables del comité de examen.
(C) Obtenidos en relación con un examen de promoción.
(4) Empleados sujetos a la Ley de Procedimientos de Derechos de Oficiales de Seguridad Pública (Capítulo 9.7 (que comienza con la Sección 3300) de la División 4 del Título 1 del Código de Gobierno).
(5) Empleados de agencias sujetas a la Ley de Prácticas de Información de 1977 (Título 1.8 (que comienza con la Sección 1798) de la Parte 4 de la División 3 del Código Civil).
(i) Si una agencia pública ha establecido una junta o comisión independiente de relaciones laborales, un empleado deberá primero buscar alivio respecto a cualquier asunto o disputa relacionada con esta sección ante esa junta o comisión antes de recurrir a cualquier recurso judicial disponible.
(j) Al promulgar esta sección, la intención de la Legislatura es establecer estándares mínimos para la inspección y la recepción de una copia de los registros de personal por parte de los empleados. Nada en esta sección se interpretará para impedir el establecimiento de reglas adicionales para la inspección y la recepción de una copia de los registros de personal que se establezcan como resultado de acuerdos entre un empleador y una organización reconocida de empleados.
(k) Si un empleador no permite que un empleado actual o anterior, o su representante, inspeccione o copie los registros de personal dentro de los tiempos especificados en esta sección, o tiempos acordados por mutuo acuerdo según lo dispuesto en esta sección, el empleado actual o anterior o el Comisionado Laboral pueden recuperar una multa de setecientos cincuenta dólares ($750) del empleador.
(l) Un empleado actual o anterior también puede presentar una acción para medidas cautelares para obtener el cumplimiento de esta sección, y puede recuperar costos y honorarios razonables de abogados en dicha acción.
(m) No obstante la Sección 1199, una violación de esta sección es una infracción. La imposibilidad de cumplimiento, no causada por o resultante de una violación de la ley, puede ser alegada como defensa afirmativa por un empleador en cualquier acción que alegue una violación de esta sección.
(n) Si un empleado o ex empleado presenta una demanda relacionada con un asunto de personal contra su empleador o ex empleador, el derecho del empleado, ex empleado o su representante a inspeccionar o copiar registros de personal bajo esta sección cesa durante la tramitación de la demanda en el tribunal con jurisdicción original.
(o) Para los propósitos de esta sección, una demanda “relacionada con un asunto de personal” es aquella en la que los registros de personal de un empleado actual o anterior son relevantes para la demanda.
(p) Un empleador no está obligado a cumplir con más de 50 solicitudes bajo esta sección para inspeccionar y recibir una copia de registros de personal presentadas por un representante o representantes de empleados en un mes calendario.
(q) Esta sección no se aplica a un empleado cubierto por un convenio colectivo válido si el convenio establece expresamente todo lo siguiente:
(1) Los salarios, horas de trabajo y condiciones laborales de los empleados.
(2) Un procedimiento para la inspección y copia de registros de personal.
(3) Tarifas salariales premium para todas las horas extras trabajadas.
(4) Una tarifa regular de pago no menor al 30 por ciento más que la tarifa mínima estatal.SB 513 (2025). Véase, por ejemplo: Associated Chino Teachers v. Chino Valley Unified School Dist. (Cal. App. 4th Dist. Nov. 29, 2018), 241 Cal. Rptr. 3d 732; Brutsch v. City of Los Angeles (Cal. App. 2d Dist. Jan. 3, 1992), 3 Cal. App. 4th 354. Código Laboral de California 226c; Wellpoint Health Networks v. Superior Court (Cal. App. 2d Dist. 1997) 59 Cal. App. 4th 110.
- Igual.
- Reportar una Violación de la Ley Laboral, Comisionado Laboral de California.