Aunque la ley federal no exige que los empleadores paguen los gastos relacionados con el trabajo que usted incurra mientras trabaja desde casa, muchas leyes estatales sí lo hacen. Estas leyes estatales a menudo requieren el reembolso de gastos laborales necesarios, tales como:
- acceso a internet,
- uso del teléfono celular, y
- materiales y equipos de oficina, como impresoras y tinta.
Cubrir los gastos de trabajo desde casa se ha convertido en una preocupación importante desde que la pandemia de COVID-19 ha impulsado a muchos empleados a trabajar de forma remota.
¿Está obligado mi empleador a cubrir mis gastos si trabajo desde casa?
La Ley Federal de Normas Laborales Justas (FLSA) generalmente no requiere que se le reembolsen los gastos incurridos mientras trabaja desde casa. Sin embargo, algunos estados, como California e Illinois, sí requieren estos reembolsos.
La única vez que la FLSA afecta los reembolsos por trabajo desde casa es si el costo reduce sus ingresos por debajo del salario mínimo aplicable. Debido a que esto solo lo protege si sus ingresos están relativamente cerca del salario mínimo, la FLSA rara vez se aplica en reembolsos por gastos relacionados con el trabajo.
Sin embargo, varios estados tienen estatutos que detallan cuándo un empleador debe reembolsarle los gastos de negocios, incluidos los relacionados con el trabajo remoto o teletrabajo. Estos estados son:
- California,[1]
- Distrito de Columbia,[2]
- Illinois,[3]
- Iowa,[4]
- Massachusetts,[5]
- Minnesota,[6]
- Montana,[7]
- New Hampshire,[8]
- New York,[9] y
- Pennsylvania [10]
Las leyes estatales varían
Los requisitos en estos estados no son todos iguales, sin embargo. En Minnesota, por ejemplo, solo debe ser compensado por ciertos gastos de negocios al final de su empleo. En Nueva York, por otro lado, los empleadores que no le reembolsen los gastos reembolsables pueden ser acusados de un delito menor (si usted es un empleado no exento).
Muchos empleadores que no están obligados a cubrir gastos de negocios eligen hacerlo de todos modos. Si lo hacen, los términos del reembolso probablemente estarán incluidos en su contrato de trabajo o manual del empleado. Violar los términos de este acuerdo puede constituir un incumplimiento de contrato.
¿Qué gastos de trabajo remoto están cubiertos?
Muchos de estos estados requieren que los empleadores le reembolsen cualquier gasto relacionado con el negocio que haya incurrido mientras trabaja de forma remota.
La extensión de estos gastos dependerá de sus funciones laborales. Sin embargo, con frecuencia incluyen los siguientes gastos:
- uso del teléfono para actividades laborales,
- uso de internet en casa,
- franqueo,
- suscripciones en línea, como un plan pagado para Zoom,
- una impresora y suministros de impresión, como cartuchos de tinta y papel,
- materiales de oficina, posiblemente incluyendo un escritorio y silla ergonómicos, y
- una computadora de trabajo.
Políticas de reembolso
Las políticas de reembolso del empleador para gastos relacionados con el trabajo también pueden determinar qué gastos están cubiertos.
Cuando un empleador paga por equipo de oficina en casa, sin embargo, a menudo sigue siendo propiedad de la empresa. Si deja su trabajo, puede que tenga que devolver lo que compró a su empleador.
¿Cuál es la ley en California?
En California, usted tiene derecho a reembolso por todas sus pérdidas financieras razonables que provengan de realizar su trabajo.[11]
Esto puede ir más allá de los gastos de negocios que generalmente se cubren en otros estados. También puede incluir, por ejemplo:
- servicios públicos del hogar, como calefacción y aire acondicionado,
- el costo de un teléfono celular de negocios para que no tenga que usar su teléfono personal,
- gastos de viaje, y
- honorarios de abogados que haya incurrido para recuperar el reembolso de otros gastos.
Las empresas pueden:
- reembolsarle después de que haya pagado el gasto relacionado con el trabajo, o
- crear una asignación para los costos anticipados del trabajo remoto.
Cuando están involucrados dos estados
Las leyes laborales de California para reembolsos de trabajo pueden aplicarse si trabaja para una empresa con sede en California mientras vive fuera del estado. Puede depender de factores como:
- la cantidad de trabajo realizado en California,
- el control de la empresa sobre su trabajo, y
- su acuerdo laboral específico.
Si vive y trabaja en California, las leyes de reembolso laboral de California generalmente se aplican si trabaja para una empresa fuera del estado. Esto se debe a que el trabajo se realiza en California, y el estado tiene interés en proteger a sus trabajadores. Sin embargo, hay limitaciones:
- Si la empresa fuera del estado no tiene presencia o negocio significativo en California, las leyes de California pueden no aplicarse.
- Si su acuerdo laboral incluye una cláusula de elección de ley que establece que las leyes de otro estado rigen su relación laboral, esto puede afectar la aplicabilidad de las leyes de California.[12]
Dada la complejidad de estos temas, es recomendable consultar con un abogado experimentado en derecho laboral para evaluar su situación específica y determinar si el Código Laboral de California se aplica a usted.
Disputas y demandas
Debido a que el empleador solo tiene que cubrir estos gastos cuando están relacionados con el trabajo, puede haber disputas sobre qué porcentaje de estos costos es para uso empresarial y qué parte es para uso personal.
Si el empleador no paga estos reembolsos, usted puede presentar una demanda por salario y horas. Usted está protegido contra represalias si presenta una reclamación.
La Oficina del Comisionado Laboral de California también puede sancionar al empleador por violar la ley. Cualquier multa o penalización recuperada de la sanción se le pagará a usted.[13]
Los empleados remotos en California tienen derecho a reembolso por todas las pérdidas financieras razonables relacionadas con el trabajo.
¿Estos reembolsos son deducibles de impuestos?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) le permite reclamar una deducción fiscal de sus reembolsos de gastos de negocios si:
- el gasto fue ordinario y necesario para su trabajo,
- usted sustenta o prueba el gasto, usualmente con recibos, dentro de un plazo razonable, y
- devolvió cualquier reembolso en exceso a su empleador dentro de un período razonable.[14]
Si alguna de estas condiciones no se cumple, entonces el reembolso se considera ingreso y debe ser reportado como gravable.
¿Qué pasa con los gastos de oficina en casa?
Si ha tenido que montar su propio espacio de trabajo en casa, no puede reclamar la deducción por oficina en casa. Solo puede reclamar la deducción si es trabajador por cuenta propia o contratista independiente.
Este es un cambio reciente en la ley fiscal. La Ley de Recortes de Impuestos y Empleos eliminó esta deducción para empleados W-2 desde 2018 hasta 2025.
¿Qué son los nómadas digitales?
Usted es un nómada digital si utiliza tecnologías digitales para realizar sus funciones laborales – y su estilo de vida en general – de manera nómada. Puede trabajar de forma remota desde países extranjeros, cafeterías, bibliotecas públicas, espacios de coworking o vehículos recreativos.
El estilo de vida nómada digital se está volviendo más común gracias a internet de alta velocidad barato y ampliamente disponible, teléfonos inteligentes y laptops livianos, y herramientas de colaboración basadas en la nube. Esto le permite viajar y trabajar en cualquier parte del mundo, sin estar atado a una oficina física o ubicación única.
Tradicionalmente, los nómadas digitales suelen ser freelancers, contratistas o empleados remotos en campos como diseño, programación, marketing, tutoría, consultoría o creación de contenido. Sin embargo, muchas empresas ahora ofrecen trabajo remoto a todos los empleados de cuello blanco en un esfuerzo por atraer y retener talento.
Las motivaciones típicas para ser un nómada digital incluyen:
- El deseo de mayor libertad, independencia y flexibilidad,
- El afán de viajar y la pasión por experiencias culturales,
- Insatisfacción con la vida tradicional de oficina de 9 a 5, y
- Buscar un costo de vida más bajo mientras se gana ingreso de empleadores/clientes en países con salarios más altos.
Lecturas adicionales
Para información más detallada, consulte estos artículos académicos:
- ¿Un lado positivo del COVID? Cómo el teletrabajo puede ser una acomodación razonable después de todo – University of Cincinnati Law Review.
- El futuro de las acomodaciones para teletrabajo bajo la ADA post-COVID-19 – University of Kansas Law Review.
- Protegiendo a los teletrabajadores: conflictos unilaterales e interpretación estatutaria – George Washington Law Review.
- Teletrabajo: una acomodación razonable bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades a medida que avanza la tecnología – Regent University Law Review.
- No hay lugar como el trabajo: cómo la tecnología moderna está cambiando el enfoque del poder judicial sobre los arreglos de trabajo en casa como una acomodación ADA – University of Richmond Law Review.
Referencias legales:
[1] Sección 2802 del Código Laboral de California LAB.
Reglamento Municipal de D.C. Título 7, Sección 910.1.
Estatuto Compilado de Illinois 820 115/9.5.
[5] Ley General de Massachusetts Capítulo 149, § 148A y Fraelick v. PerkettPR, Inc., 83 Mass. App. Ct. 698 (2013).
[6] Estatuto de Minnesota 177.24(4)-(5).
Código de Montana 39-2-701.
Estatutos Revisados de New Hampshire 275:57.
[9] Ley Laboral de Nueva York 198-C.
43 Pa. Stat. Ann 260.3.
[11] Código Laboral de California 2802 LAB (“Un empleador debe indemnizar a su empleado por todos los gastos o pérdidas necesarias que el empleado incurra como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes”).
[12] Véase también Implicaciones de “Trabajar desde cualquier lugar” – Cuando los trabajadores remotos cruzan líneas estatales, ADP.
[13] Código Laboral de California 2802(d) LAB.
