¿Qué gastos debería pagar mi empleador si trabajo desde casa?

Publicado July 7, 2023

Aunque la ley federal no exige que los empleadores paguen los gastos relacionados con el trabajo incurridos por los empleados mientras trabajan desde casa, muchas leyes estatales sí lo hacen. Estas leyes estatales a menudo requieren un reembolso por gastos laborales necesarios, como:

• acceso a Internet,
• uso de teléfonos celulares, y
• suministros y equipos de oficina, como impresoras e inyección de tinta.

Cubrir los gastos de trabajo desde casa se ha convertido en una gran preocupación desde que la pandemia de Covid-19 ha empujado a muchos empleados al trabajo remoto.

¿Mi empleador está obligado a cubrir mis gastos si trabajo desde casa?

La Ley Federal de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) generalmente no exige que un empleado sea reembolsado por los gastos incurridos mientras trabaja desde casa. Sin embargo, algunos estados, como California e Illinois, sí lo exigen.

La única vez que la FLSA afecta los reembolsos por trabajo desde casa es si el costo reduciría los ingresos del empleado por debajo del salario mínimo aplicable. Debido a que esto solo protege a los trabajadores cuyos ingresos están bastante cerca del salario mínimo, la FLSA rara vez se ve implicada en los reembolsos por gastos relacionados con el trabajo.

Sin embargo, varios estados tienen estatutos que detallan cuándo un empleador tiene que reembolsar a un empleado por gastos comerciales, incluidos los relacionados con el trabajo remoto o el teletrabajo. Estos estados son:

• California,[1]
• Distrito de Columbia,[2]
• Illinois,[3]
• Iowa,[4]
• Massachusetts,[5]
• Minnesota,[6]
• Montana,[7]
• Nuevo Hampshire,[8]
• Nueva York,[9] y
• Pensilvania [10]

Sin embargo, los requisitos en estos estados no son los mismos. En Minnesota, por ejemplo, los empleados solo tienen que ser compensados por ciertos gastos comerciales al final de su empleo. En Nueva York, por otro lado, los empleadores que no reembolsen a un empleado no exento por gastos reembolsables pueden ser acusados de un delito menor.

Muchos empleadores que no están obligados a cubrir los gastos de negocios, eligen hacerlo de todos modos. Si lo hacen, los términos de reembolso probablemente se incluirán en el contrato de empleo o en el manual del empleado. Violar los términos de este acuerdo puede equivaler a un incumplimiento de contrato.

¿Qué gastos de trabajo remoto están cubiertos?

Muchos de estos estados requieren que los empleadores reembolsen a los trabajadores remotos por cualquier gasto relacionado con los negocios que hayan incurrido.

La extensión de estos gastos dependerá de los deberes del empleado. Sin embargo, con frecuencia incluyen los siguientes gastos:

• uso de teléfono para actividades comerciales,
• uso de Internet en el hogar,
• correo,
• suscripciones en línea, como un plan pagado para Zoom,
• una impresora y suministros de impresión, como cartuchos de tinta y papel,
• artículos de oficina, posiblemente incluyendo un escritorio ergonómico y una silla, y
• una computadora de trabajo.

Las políticas de reembolso del empleador para los gastos relacionados con el trabajo también pueden determinar qué gastos están cubiertos.

Cuando un empleador paga por el equipo de oficina en el hogar, a menudo sigue siendo propiedad de la empresa. Si el empleado deja su trabajo, es posible que deba devolver lo que compró a su empleador.

¿Cuál es la ley en California?

En California, los empleados tienen derecho a reembolso por todas sus pérdidas financieras razonables que surjan de hacer su trabajo.[11]

Esto puede ir más allá de los gastos comerciales que generalmente están cubiertos en otros estados. También puede incluir, por ejemplo:

• servicios públicos en el hogar, como calefacción y aire acondicionado,
• el costo de un teléfono celular comercial para que no tenga que usar su teléfono celular personal,
• gastos de viaje, y
• honorarios de abogados incurridos por el empleado para recuperar el reembolso de otros gastos.

Las empresas

1. pueden reembolsar a sus empleados remotos después de que el empleado haya pagado el gasto relacionado con el trabajo, o
2. pueden crear una asignación para los costos anticipados de trabajo remoto.

Debido a que el empleador solo tiene que cubrir estos gastos cuando están relacionados con el trabajo, puede dar lugar a disputas sobre qué porcentaje de estos costos es para uso comercial y qué porción es para uso personal.

Si el empleador no paga estos reembolsos, el empleado puede presentar una demanda por salario y horas. Los trabajadores están protegidos de la retaliación si presentan una demanda.

La Oficina del Comisionado de Trabajo de California también puede citara al empleador por violar la ley. Cualquier multa o penalidad recuperada de la citación se pagará al empleado.[12]

¿Estos reembolsos son deducibles de impuestos?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) permite a los empleados reclamar una deducción de impuestos por sus reembolsos de gastos de negocios si el gasto:

• era uno ordinario y necesario para su trabajo,
• está sustentado o probado por el empleado, generalmente con recibos, dentro de un plazo razonable, y
• el empleado devolvió cualquier reembolso excesivo a su empleador dentro de un plazo razonable.[13]

Si alguna de estas condiciones no se cumple, entonces el reembolso se considera ingreso y debe ser informado como imponible.

¿Qué pasa con los gastos de oficina en casa?

Los empleados que han tenido que configurar su propio espacio de trabajo en casa no pueden reclamar la deducción de oficina en casa. Solo los trabajadores por cuenta propia y los contratistas independientes pueden reclamar la deducción.

Esta es una reciente modificación en la ley tributaria. La Ley de Reducción de Impuestos y Empleo eliminó esta deducción para los empleados W-2 desde 2018 hasta 2025.

[5] Ley General de Massachusetts Capítulo 149, § 148A y Fraelick v. PerkettPR, Inc., 83 Mass. App. Ct. 698 (2013).

[6] Estatuto de Minnesota 177.24(4)-(5).

[7] Código de Montana 39-2-701.

[8] Estadutos Revisados de New Hampshire 275:57.

[9] Ley Laboral de Nueva York 198-C.

[10] 43 Pa. Stat. Ann 260.3.

[11] Código Laboral de California 2802 LAB (“Un empleador debe indemnizar a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes”).

[12] Código Laboral de California 2802(d) LAB.

[13] Ver Publicación 5137 del IRS (Rev. 2-2020).