Usted puede ser disciplinado por entregar una hoja de horas tarde o con errores. Sin embargo, esa disciplina no puede afectar su pago. Los empleadores no tienen permitido retrasar o reducir su pago por un error en la hoja de horas. La disciplina se limita a advertencias, suspensiones o terminaciones, y no puede ser realizada de manera discriminatoria.
¿Qué puede suceder si entrego una hoja de horas tarde?
Puede enfrentar medidas disciplinarias si entrega su hoja de horas tarde.
Estas medidas disciplinarias suelen estar establecidas en el manual del empleado. A menudo aumentan en severidad según la naturaleza de la conducta y con qué frecuencia ha sucedido. Por lo general, siguen una escala progresiva e incluyen:
- advertencias verbales,
- advertencias por escrito,
- suspensiones, y
- terminación.
Las hojas de horas tardías son una molestia para los empleadores. Sin embargo, están lejos de ser la peor ofensa en la oficina. Por lo tanto, los empleadores tienden a recurrir a una política de disciplina progresiva que proporciona varias advertencias antes de recurrir a acciones disciplinarias más severas, como la suspensión.
¿Puede mi empleador negarse a pagarme o retrasar deliberadamente mi cheque de pago?
No. La ley federal requiere que los empleadores le paguen por el tiempo que ha trabajado.
Según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), por lo general, los empleadores no tienen permitido reducir su cheque de pago como medida disciplinaria.[1] Este mandato de la FLSA cubre situaciones en las que le faltan hojas de horas o no ha registrado su entrada o salida correctamente en su hoja de horas entregada.
La FLSA también requiere que los empleadores le paguen por las horas trabajadas durante el período de pago en el día de pago regular establecido por el empleador.[2] Esto les impide retrasar el pago debido a problemas de flujo de efectivo o porque no entregó su tarjeta de tiempo antes de la fecha de vencimiento.
La FLSA también responsabiliza al empleador de llevar un registro de sus horas de trabajo. Si bien tiene que usar el reloj de tiempo para registrar sus horas de trabajo, el empleador tiene responsabilidades de mantenimiento de registros.
¿Qué puedo hacer si mi empleador reduce o retrasa mi salario?
Si ha visto que su cheque de pago se redujo o se retrasó porque no entregó su hoja de horas a tiempo, puede presentar una demanda por salario y horas. También puede presentar una queja federal ante el Departamento de Trabajo (DOL).
La demanda puede recuperar:
- salarios impagos,
- daños liquidados,
- honorarios de abogados, y
- costos judiciales.[3]
Esos daños liquidados son iguales a la cantidad que se retuvo o retrasó. Esto significa que esencialmente puede recuperar el doble de la cantidad que su empleador había deducido por el problema de la hoja de horas.
¿Puede mi empleador utilizar un sistema automatizado de seguimiento del tiempo?
Sí, muchos empleadores están dejando de lado las hojas de horas en papel y recurriendo a la automatización para una mejor gestión del tiempo en el lugar de trabajo. Las leyes laborales no les impiden hacerlo.
Si bien muchos de estos sistemas de gestión del tiempo facilitan el registro de su tiempo y asistencia en el lugar de trabajo, aún pueden cometerse errores durante el proceso de entrada de tiempo.
¿Cuáles son algunos errores comunes en las hojas de horas?
Hay numerosas formas en que una hoja de horas puede ser inválida. Algunos de los más comunes incluyen:
- se entrega tarde,
- se pierde,
- no incluye horas adicionales que pasó en el trabajo,
- no refleja el tiempo libre remunerado,
- no registró su entrada o salida durante uno de los días del período de pago,
- se entregó al aprobador de hojas de horas equivocado, y
- la hoja de horas no fue firmada por usted.
Cada uno de estos problemas puede impedir que la hoja de horas sea procesada.
Muchos empleadores ahora confían en la automatización en lugar de las hojas de horas en papel.
¿Cómo pueden los empleadores solucionar un problema con la hoja de horas?
Los empleadores que reciben una hoja de horas inválida que no se puede corregir antes de la nómina, o que reciben una hoja de horas después de que se haya procesado la nómina, aún tienen que pagarle. Si no lo hacen, pueden arriesgarse a violar la FLSA.
A menudo, los empleadores le pagarán según su horario de trabajo durante el período de pago. Esto permite que se le paguen los salarios a tiempo. Cualquier discrepancia entre las horas de trabajo programadas y las horas reales se puede aclarar más adelante.
El empleador puede disciplinar al empleado por no entregar su hoja de horas. Sin embargo, esa disciplina no puede afectar el salario del trabajador. Tampoco puede ser discriminatoria.
Recursos adicionales
Los siguientes son programas de software de seguimiento de tiempo comúnmente utilizados:
- Clockify – Un programa gratuito que le permite ingresar horas en una aplicación de hoja de horas en línea.
- Timesheet – Aplicación móvil de seguimiento de tiempo.
- Myhours – Seguimiento de tiempo para equipos.
- Timesheet Tracker – Registro de hoja de horas de empleados con calendario histórico.
- TimeCamp – Seguimiento de tiempo y facturación.
Citas legales:
[1] 29 CFR 541.602(a).
[2] 29 USC 206. Ver también Biggs v. Wilson, 1 F.3d 1537 (9th Cir. 1993).
[3] 29 USC 216(b).
