¿Cómo solicitar su expediente personal de su antiguo empleador?

Puede solicitar su expediente personal a un antiguo empleador contactándolo, a menudo por escrito, y exigiendo acceso al expediente. Los empleadores están legalmente obligados a mantener registros sobre su tiempo en el trabajo. Generalmente tiene el derecho a revisar estos registros.

Sus expedientes personales pueden ser evidencia valiosa si ha sufrido un

• despido injustificado o
• otro contratiempo laboral.

¿Cuál es la mejor manera de solicitar un expediente personal?

La mejor manera de acceder a su expediente personal de un antiguo empleador es solicitándolo por escrito. Sin embargo, diferentes estados otorgan diferentes derechos respecto a su expediente personal. Debe tener un entendimiento sólido de sus derechos antes de hacer una solicitud. Envíe su solicitud a la persona o departamento adecuado en su antiguo empleador.

Antes de hacer la solicitud, debe obtener el asesoramiento legal de un abogado laboral en un bufete de abogados de buena reputación. No existe una ley federal que regule el acceso a sus registros personales. Es importante entender la ley estatal aplicable. Puede haber un proceso detallado para solicitar sus registros personales a un antiguo empleador. Si lo hay, debe seguirlo.

Solicitudes escritas para su expediente personal

Generalmente, puede presentar una solicitud por escrito para su expediente personal. Enviar la solicitud por correo electrónico también funciona.

Al hacer la solicitud por escrito, crea un rastro documental. Querrá poder probar que la solicitud

• fue realizada y
• fue recibida.

En muchos estados, la solicitud debe ser por escrito.¹

A quién hacer la solicitud

Debe presentar la solicitud a la persona o departamento adecuado. Si su antiguo empleador tenía un departamento de recursos humanos (RRHH), envíela allí. Si no había departamento de RRHH, envíe la solicitud a:

• su antiguo supervisor, o
• la persona que usted cree que está a cargo de los expedientes personales de los empleados.

Los empleadores tienen el deber legal de responder y cumplir con estas solicitudes. Sin embargo, generalmente se les concede un tiempo razonable para responder.

¿Qué información debe conservar mi empleador?

Los empleadores deben conservar información sobre su empleo en sus expedientes personales. Los requisitos pueden variar según el estado. Sin embargo, su expediente personal generalmente incluirá:

• su solicitud de empleo,
• información salarial,
• horas trabajadas, usualmente en forma de hojas de tiempo,
• registros de nómina,
• tiempo de vacaciones,
• licencia médica o tiempo por enfermedad,
• información sobre cualquier permiso de ausencia que haya tomado durante su empleo,
• su información de contacto, incluyendo su dirección,
• cualquier acción disciplinaria tomada en su contra,
• memorias internas sobre reuniones o discusiones disciplinarias,
• evaluaciones de desempeño,
• cartas de referencia,
• registros médicos relacionados con cualquier lesión en el lugar de trabajo, y
• quejas o recomendaciones sobre usted de compañeros, supervisores o clientes.

¿Cuáles son mis derechos sobre mi expediente?

Generalmente, usted tiene derecho a revisar su expediente personal. Sin embargo, las leyes estatales a menudo imponen pequeñas limitaciones a ese derecho. Esas limitaciones, sin embargo, pueden tener un impacto significativo en su capacidad para revisar su expediente después de haber dejado la empresa.

Las violaciones de estas reglas por parte del empleador generalmente pueden ser reportadas al Departamento de Trabajo de su estado.

Colorado

En Colorado, por ejemplo, los empleadores deben permitirle inspeccionar y obtener una copia de su expediente personal. Sin embargo, hay limitaciones:

• los exempleados solo tienen derecho a 1 inspección de sus archivos,
• los empleadores pueden requerir que la inspección sea en presencia de alguien de la empresa,
• se le pueden cobrar costos razonables de copiado, y
• la inspección debe ser en la oficina del empleador y en un horario conveniente para usted y el empleador.²

Illinois

En Illinois, solo los empleadores con 5 o más empleados están cubiertos por la ley. Los exempleados solo tienen acceso a sus expedientes personales durante 1 año después de la terminación. Los empleadores cubiertos deben conceder al menos 2 solicitudes de inspección en un año calendario. Sin embargo, esas solicitudes deben hacerse en intervalos razonables.³

Minnesota

Los exempleados solo tienen una oportunidad para revisar sus registros en Minnesota, también. Sin embargo, solo los empleadores con 20 o más empleados están cubiertos por la ley allí.⁴

Massachusetts

La ley estatal de Massachusetts establece el plazo para cumplir con la solicitud. Allí, tiene derecho a revisar su expediente personal dentro de los 5 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud. Puede hacerlo hasta 2 veces en un año calendario. Su empleador también debe notificarle dentro de los 10 días si se añade información negativa a su expediente.⁵

¿Por qué es importante acceder a él?

Si ha sufrido una acción laboral adversa, su expediente personal puede contener información valiosa. Esa información puede usarse como evidencia para una variedad de reclamos legales, incluyendo:

• despido injustificado,
• acoso laboral,
• discriminación,
• represalias, y
• violaciones de salario y horas.

Cuándo solicitar sus expedientes personales

Los empleados actuales y anteriores deberían considerar seriamente revisar su expediente personal después de una acción laboral adversa. Esto incluye cuando han sido:

• despedidos,
• cesados temporalmente,
• degradados,
• transferidos, o
• negados en una promoción o compensación adicional.

Puede haber evidencia en el expediente personal de que este contratiempo laboral fue inapropiado.

Por ejemplo: Barry es cesado temporalmente. Solicita su expediente personal. En él, encuentra un memo sobre la decisión de despedirlo. Un factor determinante en su despido fueron las lesiones laborales que sufrió. Su despido puede ser represalia por solicitar compensación laboral.

Los empleadores de California deben conservar los registros personales durante 3 años después de la terminación del trabajador.

¿Cuál es la ley en California?

La ley estatal de California es más favorable para los trabajadores y exempleados que la mayoría de los otros estados. Los empleadores deben dar acceso a los empleados a sus registros en muchas circunstancias.

Los empleadores deben conservar todos los registros personales de los empleados por al menos 3 años después de la terminación del trabajador.⁶ Estos registros deben incluir aquellos relacionados con:

• su desempeño, y
• cualquier queja laboral sobre usted.⁷

Los exempleados tienen derecho a una copia de sus registros personales. Los empleadores deben cumplir con al menos 1 solicitud por año.⁸ La copia de su expediente puede estar disponible para usted o para su representante autorizado:

• en el lugar donde se guardan los registros,
• en otro lugar, si usted y su empleador acuerdan por escrito ese lugar, o
• por correo, si usted paga los gastos postales reales.⁹

Si fue despedido por acoso o violación de la ley, su antiguo empleador puede proporcionar los registros en un lugar diferente al lugar de trabajo.¹⁰

Los empleados actuales pueden revisar el expediente donde reportan a trabajar.¹¹

Cómo solicitar sus expedientes personales

Puede hacer una solicitud para inspeccionar estos registros o para pedir una copia de ellos. La solicitud debe ser por escrito.¹²

Su antiguo empleador debe poner los registros a disposición en un plazo de 30 días naturales desde que recibe la solicitud, a menos que se acuerden otros arreglos mutuamente.¹³ La inspección debe realizarse en un horario razonable.¹⁴

Si solicita una copia de los archivos, puede que se le cobren los costos reales de copiado.¹⁵ La copia puede ser editada por el empleador, eliminando todos los nombres de empleados no supervisores.¹⁶

Algunos registros laborales no tienen que ser proporcionados. Esa información incluye:

• registros relacionados con una investigación criminal en curso,
• cartas de referencia,
• registros obtenidos antes de su empleo,
• informes preparados por miembros de comités de examen que serían identificables en el registro, y
• calificaciones obtenidas en relación con un examen de promoción.¹⁷

Los empleados públicos y aquellos sujetos a un convenio colectivo pueden tener reglas diferentes.

Cuando su empleador no proporciona sus expedientes personales

Si su antiguo empleador no cumple con sus obligaciones legales bajo la ley estatal, usted o el Comisionado de Trabajo de California del Departamento de Relaciones Industriales pueden recuperar una multa de $750.¹⁸ También puede presentar una demanda y obtener:

• medidas cautelares en forma de una orden judicial para cumplir con sus derechos laborales,
• costos de presentar la demanda, y
• honorarios de abogados.¹⁹

Sin embargo, sus derechos para revisar u obtener su expediente personal quedan suspendidos si presenta una demanda contra su antiguo empleador donde los registros pueden ser relevantes.²⁰ Deben ser producidos a través del proceso de descubrimiento, en su lugar.

Recursos adicionales

Para más información, consulte lo siguiente:

• Expedientes y Registros Personales – Resumen de la ley estatal por el Departamento de Relaciones Industriales de California.
• Derechos en el Lugar de Trabajo: Acceso a Expedientes Personales – Artículo en Public Affairs Quarterly.
• La Confidencialidad de los Registros Personales: Una Perspectiva Legal y Ética – Artículo en Lab. Law Journal.
• Acceso de empleados y gobierno a expedientes personales: derechos y requisitos – Artículo en Employee Relations Law Journal.
• Confidencialidad de Expedientes Personales en el Sector Privado – Artículo en U.C. Davis Law Review.