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En California, el Código de Trabajo 2802 requiere que los empleadores reembolsen a los trabajadores por todos los gastos razonables necesarios para hacer su trabajo. Esto incluye reembolsar a los empleados por cualquier uso de sus teléfonos celulares personales requerido por el negocio.
Los empleados tienen derecho a un reembolso que refleje un porcentaje razonable del costo real de su factura de teléfono celular. Tienen derecho a un pago parcial de sus gastos de teléfono celular, incluso si su trabajo no los obligaba a gastar más de lo que normalmente habrían gastado para su uso de teléfono celular.
El propósito de esta amplia obligación de reembolso en el Código de Trabajo 2802 es evitar que las empresas transfieran sus gastos de negocios a sus trabajadores y ahorren algunos dinero a la empresa.1
¿Importa el plan de teléfono celular?
No. Bajo la ley de California, se requiere un reembolso independientemente del plan de teléfono celular de los empleados. Incluso si tenían minutos ilimitados o datos ilimitados, aún se les debe un porcentaje de sus facturas que refleje su uso relacionado con el trabajo.2
¿Los empleadores pueden pagar a los trabajadores una asignación o salarios más altos en lugar de reembolsos?
Sí. Los empleadores en California están libres de pagar a los empleados una asignación o aumentar sus salarios regulares, en lugar de pagar directamente un reembolso de gastos por su uso de teléfono celular relacionado con el trabajo.
Sin embargo, una política de gastos como esta tiene que distinguir entre lo que se paga como salario regular y lo que es reembolso por los gastos del empleado.3
¿Los trabajadores pueden renunciar a su derecho a reembolsos de teléfono celular?
Los empleadores no pueden lograr que sus trabajadores renuncien a sus derechos a reembolsos por gastos relacionados con el trabajo en California. Cualquier disposición en un contrato de trabajo que intente hacer esto es nula y sin efecto.4
¿Cuál es la ley federal para los reembolsos relacionados con el trabajo?
La ley laboral federal generalmente no requiere que los empleadores reembolsen a los empleados por gastos relacionados con el trabajo.
La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) está en silencio sobre el reembolso a los empleados por gastos comerciales. La única vez que la ley federal requiere un reembolso es si esto haría que el salario del trabajador esté por debajo del salario mínimo aplicable.5
La ley federal no se pronuncia sobre los reembolsos de gastos de teléfonos celulares.
¿Los empleadores pueden hacer su propia política de reembolso de teléfonos celulares?
Sí, los empleadores de California pueden crear sus propias políticas y reglas para reembolsar el uso de teléfonos celulares de los empleados con fines comerciales. Sin embargo, las políticas no pueden contradecir la ley estatal o federal.
Muchos empleadores adoptan políticas de “trae tu propio dispositivo” o BYOD para el uso de teléfonos celulares de los empleados. Estas políticas a menudo tienen que describir cómo se calculará el reembolso. Muchas políticas simplemente proporcionan un pago fijo por el uso del teléfono relacionado con el trabajo.
Algunos empleadores evitan las obligaciones de reembolso proporcionando dispositivos móviles a sus trabajadores. Estos teléfonos de propiedad corporativa pueden excluirse de los salarios del trabajador como un beneficio de condición de trabajo si el teléfono se proporcionó por razones comerciales no compensatorias. Cualquier uso personal de estos teléfonos proporcionados por el empleador se puede tratar como un beneficio fringe de de minimis y también excluirse de los salarios del trabajador.
¿Estos reembolsos se gravan como ingresos?
La tratamiento fiscal para los reembolsos realizados por el uso de teléfonos celulares con fines relacionados con el trabajo depende de 3 factores:
- Si el uso del teléfono era necesario y ordinario para el trabajo,
- Si el empleado devolvió cualquier exceso de reembolso dentro de un plazo razonable, y
- Si el empleado sustentó el gasto, a menudo con recibos, informes de gastos o la factura del teléfono, dentro de un plazo razonable.7
Si se cumplen estas 3 condiciones, entonces el reembolso se puede deducir de los impuestos del empleado. Si alguna de ellas no se cumple, entonces el reembolso es ingreso gravable.
Referencias Legales
- Código de Trabajo de California 2802. Véase también Herrera v. Zumiez (9th Cir. 2020) 953 F.3d 1063. Cochran v. Schwan’s Home Service, Inc. (2014) 228 Cal.App.4th 1137.
- Cochran v. Schwan’s Home Service, supra.
- Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007) 169 P.3d 889.
- Código de Trabajo de California 2804.
Acerca del autor
Neil Shouse
Un antiguo fiscal de Los Ángeles, el abogado Neil Shouse se graduó con honores en UC Berkeley y Harvard Law School (y completó estudios de posgrado adicionales en el MIT). Ha aparecido en CNN, Good Morning America, Dr Phil, The Today Show y Court TV. El Sr. Shouse ha sido reconocido por los Abogados Litigantes Nacionales como uno de los 100 mejores abogados penales y 100 mejores abogados civiles.