California Código Laboral 2802 requiere que su empleador le reembolse todos los gastos razonables necesarios para realizar su trabajo. Esto incluye reembolsarle cualquier uso del teléfono celular personal requerido por el trabajo.
Tiene derecho a un reembolso que refleje un porcentaje razonable del costo real de su factura de teléfono celular. Tiene derecho a un pago parcial de sus gastos de teléfono celular, incluso si su trabajo no le exigió gastar más de lo que normalmente gastaría en el uso de su teléfono celular.
El propósito de esta amplia obligación de reembolso en el Código Laboral 2802 es evitar que las empresas trasladen sus gastos comerciales a usted, ahorrando dinero al empleador.1
¿Importa el plan de teléfono celular?
No. Según la ley de California, se requiere el reembolso independientemente de su plan de teléfono celular. Incluso si tenía minutos ilimitados o datos ilimitados, aún se le debe un porcentaje de sus facturas que refleje su uso relacionado con el trabajo.2
¿Pueden los empleadores pagarme un estipendio o un salario más alto en lugar de reembolsos?
Sí. Los empleadores en California pueden pagarle un estipendio o aumentar su salario regular, en lugar de pagar directamente un reembolso por el uso del teléfono celular relacionado con el trabajo.
Sin embargo, una política de gastos como esta debe distinguir entre lo que se paga como salario regular y lo que es reembolso por sus gastos.3
¿Puedo renunciar a mi derecho a los reembolsos por teléfono celular?
Los empleadores no pueden hacer que renuncie a sus derechos de reembolso por gastos laborales en California. Cualquier disposición en un contrato de trabajo que intente hacer esto es nula y sin efecto.4
¿Cuál es la ley federal para los reembolsos relacionados con el trabajo?
La ley federal de empleo generalmente no requiere que los empleadores reembolsen a los empleados por gastos relacionados con el trabajo.
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) no menciona el reembolso a empleados por gastos comerciales. La única vez que la ley federal requiere un reembolso es si esto haría que sus salarios caigan por debajo del salario mínimo aplicable.5
La ley federal no menciona los reembolsos por gastos de teléfono celular.
¿Pueden los empleadores crear su propia política de reembolso por teléfono celular?
Sí, los empleadores de California pueden crear sus propias políticas y reglas para reembolsar el uso del teléfono celular con fines comerciales. Sin embargo, las políticas no pueden contradecir la ley estatal o federal.
Muchos empleadores adoptan políticas de “trae tu propio dispositivo” (BYOD) para el uso del teléfono celular de los empleados. Estas políticas a menudo deben detallar cómo se calculará el reembolso. Muchas políticas simplemente proporcionan un pago fijo por el uso del teléfono relacionado con el trabajo.
Algunos empleadores evitan las obligaciones de reembolso proporcionándole dispositivos móviles. Estos teléfonos propiedad de la empresa pueden excluirse de sus salarios como un beneficio marginal por condiciones de trabajo si se proporcionaron por razones comerciales no compensatorias. Cualquier uso personal de estos teléfonos proporcionados por el empleador puede tratarse como un beneficio marginal de minimis y también excluirse de sus salarios.
¿Estos reembolsos se gravan como ingresos?
El tratamiento fiscal de los reembolsos realizados por el uso del teléfono celular relacionado con el trabajo depende de tres factores:
- Si el uso del teléfono fue necesario y ordinario para su trabajo,
- Si devolvió cualquier reembolso en exceso dentro de un plazo razonable, y
- Si justificó el gasto, a menudo con recibos, informes de gastos o la factura del teléfono, dentro de un plazo razonable.7
Si se cumplen estas tres condiciones, entonces el reembolso puede deducirse de sus impuestos. Si alguna no se cumple, entonces el reembolso es ingreso gravable.
Muchos empleadores evaden los requisitos de reembolso proporcionando teléfonos de trabajo.
Lectura adicional
Para más información, consulte estos artículos:
- Estipendio para teléfono celular: una solución beneficiosa para empleadores y empleados – por Benepass, una empresa que ayuda a distribuir beneficios para empleados.
- Leyes de reembolso por teléfono celular e internet por estado – por Mosey, una empresa que ayuda a resolver problemas de cumplimiento empresarial.
- Estipendios para teléfono celular: todo lo que necesita saber – por Compt, una empresa que ayuda a gestionar estipendios para empleados.
- Qué es una política de reembolso por teléfono celular y cómo establecer una – por IncentFit, una empresa que recompensa a los empleados por tomar decisiones saludables.
- Reembolso por teléfono celular para empleados: leyes y mejores prácticas – por Fyle, una empresa que proporciona gestión de gastos para empresas.
Referencias legales
- Código Laboral de California 2802. Véase también Herrera v. Zumiez (9th Cir. 2020) 953 F.3d 1063. Cochran v. Schwan’s Home Service, Inc. (2014) 228 Cal.App.4th 1137.
- Cochran v. Schwan’s Home Service, supra.
- Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007) 169 P.3d 889.
- Código Laboral de California 2804.
- Además de California, los pocos estados que aprobaron leyes laborales que requieren que los empleadores reembolsen a los trabajadores por gastos relacionados con el trabajo son California, Illinois, Iowa, Massachusetts, Minnesota, Montana, New Hampshire, Nueva York, Pensilvania y el Distrito de Columbia. La protección que brindan estas leyes, sin embargo, depende del estado. Código Laboral de California 2802. Estatuto compilado de Illinois 820 115/9.5. Código de Iowa 91A.3(6). Ley General de Massachusetts Capítulo 149, § 148A y Fraelick v. PerkettPR, Inc. (2013) 83 Mass. App. Ct. 698. Estatuto de Minnesota 177.24(4)-(5). Código de Montana 39-2-701. Estatutos revisados de New Hampshire 275:57. Ley Laboral de Nueva York 198-C. 43 Pa. Stat. Ann 260.3. Reglamento municipal de D.C. Título 7, Sección 910.1.
- Aviso del IRS 2011-72.
- Véase Publicación 5137 del IRS (Rev. 2-2020).
