Are California employers required to reimburse workers for business expenses?

Yes, California Labor Code section 2802 mandates employer reimbursements for work-related expenses that are incurred by their employees. The purpose of this section is to prevent California employers from merely shifting the necessary expenditures of running a business onto their employees. Employers cannot get their employees to waive their right to these reimbursements. Even if there is a provision in the employment contract that tells employees they have no right to reimbursement, that provision is null and void and will not be enforced in court. Employers who fire workers because they have invoked their rights to be reimbursed can be liable for wrongful termination. These requirements do not extend to other states, though. Federal employment law does not require reimbursement for work-related expenses unless the costs would bring an employee’s earnings beneath the minimum wage.

What reimbursement does Labor Code 2802 require?

To be eligible for reimbursement under California Labor Code 2802, the expense has to be both reasonable and necessary for the employee to do his or her job. The employee has to incur the costs as a direct consequence of his or her job duties. The details and requirements of an employee’s job will determine whether an expense is work-related and eligible for reimbursement. Many employers have reimbursement policies that set out which expenses are eligible. Common work-related expenses that are eligible for reimbursement can include: travel expenses, cell phone expenses, fees for attending conferences, costs of a work uniform, expenses related to entertaining business associates, driving costs, including a mileage reimbursement for distance traveled and tolls paid in a personal vehicle, costs associated with using a personal cell phone for job duties, postage, and training or education costs. Some of these expenses are often only partially work-related, like the cell phone bills for an employee’s personal phone that is frequently used for business purposes. In these cases, a percentage of the employee’s actual expenses can be reimbursable. That percentage has to reasonably reflect how often the expense is work-related.

How does this affect California employees doing remote work?

An employee’s right to be reimbursed for business expenses has become more important since the coronavirus pandemic. Many workers continue to work remotely, which means having to buy home office and telecommuting equipment. Because that equipment is reasonably necessary for the employee’s work, it can be eligible for reimbursement. Because that equipment is reasonably necessary for the employee’s work, it can be eligible for reimbursement. Some common reimbursable expenses for remote work include: office equipment, like chairs and desks, printing equipment, including the printer, paper, and ink, the costs of online subscriptions, like a paid Zoom account, home utilities, like air conditioning and heating, and home internet bills. Because these are business expenses, they can be reimbursed by the employer. When the employer reimburses their employee, though, the company owns property that was purchased. If the employee is discharged, he or she may have to hand over what was bought, as it is company property.

Are Labor Code 2802 reimbursements taxable as income?

When an employee receives reimbursement for a work-related expense, it is tax-deductible as a work expense if: the expense was an ordinary and necessary expense for their job, any excess reimbursement was returned to the employer within a reasonable amount of time, and the actual cost of the expense was substantiated by the employee within a reasonable amount of time. If any of these conditions are not met, then the reimbursement is taxable income.

Can my employer increase my salary rather than reimburse expenses?

California employers can comply with state labor law by increasing the employee’s compensation, rather than directly reimbursing them for the reasonable costs of their business expenses. The California Supreme Court has said that this method of repayment is sufficient, so long as there is a reasonable method for determining what part of the wage increase is for reimbursing business expenses. Employees cannot avoid their reimbursement obligations by merely increasing the worker’s pay. Doing so without itemizing what portion was for reimbursement would make it impossible to tell whether the employee was being compensated enough for their work-related expenses. This would make it unreasonably difficult to enforce the law.

Are there special rules for hospital workers?

Starting in 2021, many hospital workers are entitled to reimbursements for costs associated with workplace training requirements Those workplace trainings can be either employer-provided, or employer-required. It includes programs like: residencies, orientations, and competency validations or tests. Any expenses incurred by the employee or job applicant for these programs has to be reimbursed by the hospital. However, some programs are not covered by the reimbursement requirement. These include: license, registration, or certification requirements to practice at a specific classification, and training or education programs taken solely at the employee’s discretion. Only general acute care hospitals are covered by this requirement, though. These are hospitals that have a duly constituted governing body and provide around-the-clock inpatient care. The law covers employees who work in roles that provide direct patient care in these hospitals. It also covers job applicants for those roles.

Código laboral § 2802 - Reembolsos de gastos requeridos

Employee compiling expense reports on her laptop, and her desk is holding a cup of coffee and a plant — California Labor Code 2802 requires employers to reimburse employees for reasonably necessary expenses they incur to do their job.

La sección 2802 del Código Laboral de California exige a los empleadores reembolsar a sus trabajadores los gastos de negocio. Esos gastos de negocio incluyen cualquier cosa que gastes en el cumplimiento de tus funciones laborales o para seguir las instrucciones de tu empleador. Si no te reembolsan estos gastos, puedes recuperarlos, así como los honorarios de abogados, en una demanda de salario y horas.

En este artículo discuto lo que necesitas saber sobre cómo obtener el reembolso de tus gastos de negocio en California.

Gastos de Negocio Según el Código Laboral 2802

El Código Laboral 2802 de California define “gastos de negocio” de manera muy amplia. Según el estatuto, los gastos de negocio son:

“Todos los gastos o pérdidas necesarios incurridos por el empleado como consecuencia directa del cumplimiento de sus funciones, o de su obediencia a las instrucciones del empleador.”¹

La única excepción es cuando esas funciones o instrucciones son ilegales, y tú crees que son ilegales.

Algunos ejemplos comunes de gastos de negocio reembolsables son:

gasolina y gastos de depreciación de tu automóvil, cuando se usa para el trabajo,
materiales de oficina relacionados con el trabajo,
alojamiento y comida durante un viaje de negocios, y
los costos de establecer una oficina para trabajo remoto.

El Tribunal de Apelaciones de California ha dictaminado que los gastos de oficina en casa deben ser reembolsados, incluso si el trabajo remoto fue solo por una orden gubernamental, como la orden de trabajar desde casa durante la pandemia.² Algunos ejemplos de esos gastos relacionados con una oficina en casa incluyen:

acceso a internet,
facturas personales de teléfono celular,
un auricular para teléfono, y
una computadora y sus accesorios.³

Bajo la ley laboral de California, tu empleador debe reembolsarte estos gastos de empleado cuando están relacionados con el trabajo.

Reembolso por Kilometraje

Un gasto común de negocio que tu empleador debe reembolsarte es tu viaje. Si viajas en viajes de negocios o conduces tu vehículo personal para fines laborales, tienes derecho a reembolso según la ley de California.

Esta política de reembolso es especialmente importante para empleados de ventas externas que no reciben un vehículo proporcionado por el empleador.

Cuando conduces tu vehículo personal para viajes relacionados con el trabajo, hay cuatro formas de calcular lo que se te debe:

pagos globales o un estipendio de viaje,
kilometraje real,
gastos reales, o
una mezcla de tarifas fijas y variables.

Sin embargo, los abogados laborales de nuestro bufete han encontrado que muchos empleadores en California usan la tarifa de reembolso proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Esta tarifa se basa en tu kilometraje real. Bajo esta tarifa, tienes derecho a las siguientes cantidades en 2026.⁴

Propósito del Viaje	Tarifa de Reembolso del IRS
Negocios	$0.72.5 (72.5 centavos) por milla
Miembros activos del ejército que viajan por motivos médicos o de mudanza	$0.20.5 (20.5 centavos) por milla
Al servicio de una organización benéfica	$0.14 (14 centavos) por milla

Esta tarifa se basa en un estudio anual de los costos de operar un vehículo.⁵

Calcular los gastos reales es relativamente raro debido a lo engorroso que es. Esto implica determinar exactamente cuáles fueron tus costos reales y qué porcentaje de tu viaje fue para uso laboral. Según la Corte Suprema de California, el reembolso resultante va más allá de solo los costos de gasolina. También cubre tu:

mantenimiento del vehículo,
seguro del automóvil, y
depreciación.⁶

El reembolso por kilometraje no es el único gasto relacionado con el trabajo que tienes derecho a recibir mientras viajas. También tienes derecho a reembolso por los costos razonables de los siguientes gastos necesarios:

tu tiempo de viaje,
alquiler de automóvil,
tarifas de transporte público,
tarifas de taxi o de un coche de transporte compartido,
peajes,
tarifas de estacionamiento,
comidas, incluyendo propinas, y
estancia en un hotel o motel.

Viajes Combinados de Negocios y Personales

Algunos viajes tienen elementos tanto personales como de negocios. Si combinas viajes personales y relacionados con el trabajo, solo tienes derecho a compensación por los gastos de viaje que están directamente relacionados con los aspectos comerciales del viaje.

En algunos casos, esto puede ser fácil de determinar.

Por ejemplo: Jess es enviada a Chicago para una conferencia de negocios de 2 días. Como tiene familia en la zona, toma un día de vacaciones para visitarlos. Si extiende el alquiler de su automóvil por un día para visitar a su familia, tendrá que pagar ese día extra.

En otros casos, puede ser difícil determinar qué es viaje de negocios y qué es viaje personal.

Por ejemplo: Josh, un representante de ventas itinerante, usa su vehículo personal para visitar clientes. En el camino a uno de ellos, toma un desvío de 20 minutos para ver a su hijo jugar un partido de béisbol.

Cómo Recuperar el Reembolso No Pagado

Si tu empleador no te está reembolsando los gastos de negocio, puedes presentar una reclamación de salario y horas. Esto puede recuperar:

los reembolsos no pagados,
intereses sobre esos reembolsos,
costos judiciales, y
honorarios de abogados.

Si tu empleador toma represalias contra ti por presentar esta demanda, puedes presentar una demanda por despido injustificado.

Nuestros abogados laborales han encontrado que, en muchos casos, los empleados en California que no reciben reembolso por gastos de negocio a menudo tienen compañeros de trabajo que tampoco reciben reembolso. Los empleadores rara vez violan sus obligaciones de reembolso de gastos a un solo trabajador. Si hay suficientes empleados afectados, puedes presentar una demanda colectiva.

Lectura Adicional

Para información más detallada, consulta estos artículos académicos:

IRS Emite Fallos Favorables en Planes de Reembolso y Reintegro para Empleados – Journal of Corporate Accounting & Finance.
Gastos Reembolsados a Empleados: Nuevas Historias de los Hermanos Grimm – Willamette Law Review.
Directrices para Manejar la Declaración de Gastos y Reembolsos de Negocio – Taxes.

Referencias Legales

Sección 2802 del Código Laboral de California LAB.
Thai v. International Business Machines Corp. (2023) 93 Cal. App. 5th 364.
Igual.
Servicio de Impuestos Internos, “El IRS aumenta la tarifa estándar de kilometraje para uso comercial en 2026,” (29 de diciembre de 2025).
Igual.
Gattuso v. Harte Hanks Shoppers, Inc. (2007) 42 Cal.4th 554,

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Gastos de Negocio Según el Código Laboral 2802

Reembolso por Kilometraje

Viajes Combinados de Negocios y Personales

Cómo Recuperar el Reembolso No Pagado

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Código Laboral de California § 2802 – ¿Qué gastos están obligados a reembolsar los empleadores?

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